3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций администратор по работе с гостями отдела бронирования, приема и размещения осуществляет следующие обязанности:

3.1.осуществляет работу по эффективному и соответствующему стандартам обслуживанию гостей отеля при приеме, размещении и проживании и обеспечивает предоставление гостям всех видов платных и бесплатных услуг (по их желанию);

3.1.1. осуществляет правильное и своевременное оформление документов, дающих право гостю на проживание и обслуживание, контроль баланса счетов гостя в соответствии с политикой гостиницы, применении допустимых цен, специальных тарифов, правильности расчетов и своевременной оплаты за проживание;

3.1.2. осуществляет процедуры регистрации и учета иностранных граждан в книге регистрации ОГиМа Центрального района г. Минска;

3.1.3. отвечает за правильность и полноту операций по получению от клиента платы за проживание в гостинице и пользование сервисными услугами, а также сохранность денежных средств, имеющихся в обращении во время смены;

3.1.4. осуществляет выписку счетов и проводит расчеты с клиентами;

3.1.5 встречает, провожает, приветствует гостей, обеспечивая им искренний и радушный прием;

3.7. информирует смежные службы о специальных заказах, просьбах, пожеланиях гостей и определяет совместно с ними предполагаемое время их выполнения;

3.8. сопровождает путь решения (выполнения) любой просьбы и поручения гостя с момента принятия просьбы до того, как потребности его будут удовлетворены полностью;

3.9. рассматривает жалобы, претензии гостей, связанные с обслуживанием в отеле, и совместно с другими службами проводит соответствующие организационно-технические мероприятия; принимает меры к предотвращению конфликтных ситуаций;

3.10.работает с информационными материалами:

3.10.1.постоянно обновляет и пополняет необходимые для работы информационные материалы (прейскуранты, справочники, карты города расписание движения транспорта всех видов и т.д.);

3.10.2.ежедневно обновляет информацию (материалы, листы) о текущих и наиболее значимых и актуальных событиях внутри отеля и за его пределами (на своем рабочем месте в лобби, в лифте и т.д.)

3.10.3.оформляет атрибутами (флажки, визитки, прайсы, буклеты и т.д.) стойку (рабочее место администраторов);

3.10.4.проверяет и обновляет списки гостей - дни рождения и другие события, лично связанные с конкретными гостями или компаниями, организациями учреждениями, представляемыми ими;

3.10.5.следит за состоянием гостевой книги и записей в ней;

3.10.6.ведет журнал информации (просьб, пожеланий, заказов гостей и т.д.) и передает его по окончании смены (дежурства);

3.11.исполняет обязанности телефонного оператора:

- принимает и распределяет входящие и исходящие звонки в отдел бронирования, приема и размещения;

-переводит при необходимости звонки гостей на другие службы и отделы, на других сотрудников;

- осуществляет утренние звонки в номера гостей (по их просьбе);

- осуществляет вечерние «звонки вежливости» (согласно разработанному) плану) с индивидуальным подходом к каждому гостю;

- оказывает помощь гостям в осуществлении междугородних и международных телефонных звонков (переговоров);

3.12. работает в тесном взаимодействии с сотрудниками из других служб предприятия по вопросам выполняемой работы с целью обеспечение качественного обслуживания гостей, а также с другими организациями учреждениями, является координатором действий различных сотрудников в разрешении вопросов гостей;

3.13. в случае возникновения проблемных ситуаций в вечернее время праздничные и выходные дни совместно с дежурным администратором (старшим) принимает меры к устранению возникшей проблемы, в случае необходимости привлекает сотрудников других служб, либо ставит в известность находящегося на дежурстве представителя администрации предприятия;

3.14. информирует руководство предприятия об имеющихся недостатках в работе, принимает меры к ликвидации этих недостатков;

3.15. следит за исправной работой компьютерной сети, средств связи

множительной техники и т.д. Своевременно подает заявки и ведет контроль ремонта и закупок необходимых расходных материалов;

3.16. составляет краткий отчет о проделанной за смену работе с анализом и комментариями для себя и сменяющего его сотрудника, осуществляет также передачу (через журнал информации) незавершенных (невыполненных) в течение смены просьб и пожеланий;

3.17. принимает и сдает смену (дежурство) (согласно установленному порядку), ведет журнал передачи дел при окончании смены (дежурства);

3.18. участвует в анализе рынка гостиничных услуг, а также непосредственно в выполнении плана продаж номерного фонда и сопутствующих услуг;

3.19. предлагает, разрабатывает современные методы, приемы обслуживания гостей, способы дополнительного поощрения постоянных гостей (система скидок и т.д.), используя опыт передовых отечественных и зарубежных предприятий гостиничного бизнеса;

3.20. в соответствии с наиболее частыми запросами и пожеланиями гостей разрабатывает и обсуждает с руководством возможные дополнения, изменения в работе с организациями-партнерами, предоставляющими отелю различный сервис (такси, медицина, доставка цветов и т.д.);

3.21. грамотно и своевременно ведет и оформляет финансовую, статистическую и иную документацию, необходимую в процессе производственной деятельности, составляет отчетность. Подписывает и визирует отчеты, информации, справки, разъяснения другие документы и материалы по вопросам выполняемой работы в пределах своей компетенции;

3.21 выполняет все приказы, распоряжения, директора КУП «Бизнес- центр «Столица», директора гостиницы, начальника отдела бронирования, приема и размещения, специалиста, старшего администратора в рамках действующего законодательства;

3.22 постоянно повышает свои профессиональные знания; интеллектуальный уровень; совершенствует знание иностранных языков;

3.24. соблюдает 'правила внутреннего трудового распорядка, правила производственной санитарии и гигиены, техники безопасности и пожарной безопасности;

3.25. соблюдает Стандарт поведения сотрудников гостиницы.

3.26. Администратор по работе с гостями отдела бронирования, приема и размещения является материально-ответственным лицом.

3.27. В случае производственной необходимости и в соответствии с законодательством о труде администратор по работе с гостями отдела бронирования, приема и размещения может быть переведен на другую должность внутри отдела, обязан знать и уметь выполнять должностные обязанности замещаемого сотрудника (администратора).