Пункт меню Формат
Ячейки Изменение параметров формата чисел, шрифта, выравнивания элементов ячеек, создание границ, фона и защиты ячеек.
Строка Задание высоты строк. Их скрытие и отображение
Столбец Задание ширины столбцов. Их скрытие и отображение
Лист Переименование листов. Их скрытие и отображение. Создание подложки листа.
Автоформат Автоматическое форматирование таблицы, включая рамки и штриховку. Размер таблицы также автоматически изменяется для равномерного заполнения всех ячеек
Стиль Задание или применение к выделенному тексту сочетания параметров форматирования, называемого стилем.
Условное форматирование Установка позиций форматирования при выполнении заданных условий.
При выборе пункта Условное форматирование в появившемся после нажатия данного пункта диалоговом окне нужно выбрать условие форматирования, при выполнении которого будет отформатирован текст.
38. Обрамление таблиц, автоформат. Транспонирование таблиц. Транспонирование таблицы осуществляется в случае, если нужно поменять местами строки и столбцы. Нужно выделить таблицу и скопировать ее в буфер обмена, затем выделить пустую ячейку, которая будет соответствовать верхнему левому углу новой таблицы и выполнить команду: Правка \ Специальная вставка \ Транспонировать \ ОК.
Для того чтобы произвести Автоформат нужно пройти по маршруту: Формат/Автоформат. Автоматическое форматирование таблицы, включая рамки и штриховку. Размер таблицы также автоматически изменяется для равномерного заполнения всех ячеек. Фнкция автоформат позволяет форматировать данные в таблице по профессионально подобранному шаблону. С помощью автоформата можно выделить заголовки строк и столбцов, суммы и другие элементы листа. Затем добавляется выделение разным цветом, заливка и текстовые эффекты, что делает рабочий лист привлекательным и наглядным. Автоформат не рекомендуется применять для более сложных таблиц с многоуровневыми заголовками и тогами.
39. Применение различных способов вычисления в таблицах процессора Excel. Для вычисления функций при наличии аргументов необходимо в ячейке, предназначенной для записи результата нажать знак равенства и записать математическую формулу традиционным способом, используя скобки и знаки математических операций. В качестве аргумента, например, значения Х, необходимо записать адрес ячейки, соответствующей значению Х в данной строке. Если в формуле имеются стандартные арифметические, статистические или иные функции, можно воспользоваться мастером функций, если щелкнуть кнопку fx на стандартной панели инструментов или пойти по маршруту Вставка \ Функция. Также можно найти нужную функцию в левой части строки формул, если ячейка находится в режиме редактирования формулы. Появляющееся окно мастера функций позволяет по категории воспользоваться списком соответствующих функций и выбрать нужную, подставив в нее необходимые аргументы. Среди категорий функций имеются следующие: Финансовые, Дата и Время, Математические, Статистические, Ссылки и Массивы, Работа с базой данных, Текстовые, Логические, Проверка свойств и значений. Каждая категория содержит от нескольких до нескольких десятков функций. Так, в составе статистических функций имеется 76 наименований.
40. Меню «Окно» его функции. Пункт меню «Окно» содержит в себе множество полезных функций: Новое Создание нового окна с тем же содержимым, что и активное окно, что дает возможность просмотра разных листов одного файла. Расположить Вывод всех открытых файлов в отдельных окнах на экране. Применение команды Расположить упрощает копирование данных между файлами. Скрыть Позволяет скрыть книги. Отобразить Отображает книги на экране. Разделить Разделение активного окна на четыре области или отмена разделения. Закрепить области Закрепляет области выше и левее активной ячейки от прокручивания.
41Команда «Заполнить» в Excel. Эту команду можно выбрать в меню Правка. Заполнение требуемых диапазонов информацией, в т.ч. создание различных прогрессий. Excel упрощает задачу ввода данных в лист, позволяя заполнить диапазон ячеек повторяющимся значением или последовательностями значений, называемых рядами. Эта возможность экономит время при вводе в отчет текста, чисел или дат. Например, одну и ту же цену можно продублировать в отчете для нескольких продуктов, или создать последовательность номеров деталей, возрастающих с определенным приращением. Для ввода ряда значений в диапазон ячеек, можно пользоваться командой Правка|Заполнить (Fill). При выполнении команды Правка|Заполнить открывается подменю с несколькими командами заполнения, среди которых: Вверх (Up), Вниз (Down), Вправо (Right) и Влево (Left). Эти команды позволяют копировать информацию из одной ячейки в группу выделенных смежных ячеек. Вместо команды Заполнить можно пользоваться маркером заполнения.
42. Использование мастера функций в вычислениях. Форматы данных и логические функции в Excel. Для вычисления функций при наличии аргументов необходимо в ячейке, предназначенной для записи результата нажать знак равенства и записать математическую формулу традиционным способом, используя скобки и знаки математических операций. В качестве аргумента, например, значения Х, необходимо записать адрес ячейки, соответствующей значению Х в данной строке. Если в формуле имеются стандартные арифметические, статистические или иные функции, можно воспользоваться мастером функций, если щелкнуть кнопку fx на стандартной панели инструментов или пойти по маршруту Вставка \ Функция. Также можно найти нужную функцию в левой части строки формул, если ячейка находится в режиме редактирования формулы. Появляющееся окно мастера функций позволяет по категории воспользоваться списком соответствующих функций и выбрать нужную, подставив в нее необходимые аргументы. Среди категорий функций имеются следующие:
Финансовые,
Дата и Время,
Математические,
Статистические,
Ссылки и Массивы,
Работа с базой данных,
Текстовые,
Логические,
Проверка свойств и значений.
Каждая категория содержит от нескольких до нескольких десятков функций. Так, в составе статистических функций имеется 76 наименований.
43. Сортировка и фильтрация данных. Расширенный фильтр. Чтобы отфильтровать или отсортировать данные нужно пройти по маршруту Данные/ Сортировка-Фильтр. Сортировка- Упорядочение данных в выделенных строках по алфавиту, величине или дате. Фильтр - Позволяет создавать фильтры и расширенные фильтры для временного скрытия строк, не удовлетворяющих выбранным критериям. При сортировке в таблице не может быть выделено несмежных диапазонов. Сортировка в таблицах может выполнятся по трем столбцам (колонкам) последовательно. При этом переставляется вся строка целиком, а по имеющимся одинаковым элементам сортировки первого заданного столбца идет сортировка по следующему столбцу и т.д. Сортировка может быть осуществлена по возрастанию или убыванию.
Фильтрация данных – конструкция, предназначенная для отбора тех строк таблицы, которые удовлетворяют заданному условию и временного скрытия остальных. Основой фильтра является список, который содержит условия отбора строк. Находясь в требуемой таблице и идя по маршруту Данные \ Фильтр \ Автофильтр, пользователь видит стрелочки у каждого заголовка столбцов таблицы. Далее, открыв требуемую стрелку (например, возраст), он видит меню с возможностью выбора логического условия фильтрации. Далее можно точно также отфильтровать другой столбец, и т.д. Просмотрев полученную уменьшенную таблицу, можно убрать фильтр, идя по маршруту Данные \ Фильтр \ Отобразить все.
Существует инструмент Расширенный фильтр, который позволяет по выбранным критериям уменьшить количество строк в таблице. Открыть его можно, идя по маршруту Данные \ Фильтр \ Расширенный фильтр.
44. Способы скрытия и отображения данных в таблице. Инструмент Группа и структура - способ управлять скрытием или выводом на экран части рабочего листа. Инструмент Группа и структура находится в подменю Данные. Для управления структурой программа создает выше и/или левее таблицы символы структуры. Сгруппировать можно только смежные строки или столбцы. Область группировки показана жирной линией, связанной кнопкой «-», позволяющей скрыть группу данных«+». Скрытие данных не влияет на итоговые величины таблицы. Существуют уровни структуры (до восьми). Пользователь может вручную создавать элементы структуры, выделив нужный интервал.
45. Работа с группами и структурой. Промежуточные и окончательные итоги. Инструмент Группа и структура - способ управлять скрытием или выводом на экран части рабочего листа. Инструмент Группа и структура находится в подменю Данные. Для управления структурой программа создает выше и/или левее таблицы символы структуры. Сгруппировать можно только смежные строки или столбцы. Область группировки показана жирной линией, связанной кнопкой «-», позволяющей скрыть группу данных«+». Скрытие данных не влияет на итоговые величины таблицы. Существуют уровни структуры (до восьми). Пользователь может вручную создавать элементы структуры, выделив нужный интервал. Для создания промежуточных и общих итогов служит инструмент Данные \ Итоги. Кроме промежуточных итогов по заданным категориям он создает структуру таблицы. Итоги могут подводится по 10-15 функциям (сумма, среднее арифметическое, минимальное значение, произведение и т.д.)
46. Команда «Подбор параметров» в Excel. Подбор параметра - Позволяет подобрать исходные данные для получения требуемого результата. Команду подбор параметра можно выбрать в подменю Сервис. Подбор параметра является частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа "что-если". Когда желаемый результат одиночной формулы известен, но неизвестны значения, которые требуется ввести для получения этого результата, можно воспользоваться средством «Подбор параметра» выбрав команду Подбор параметра в меню Сервис. При подборе параметра(подбор параметра - способ поиска определенного значения ячейки путем изменения значения в другой ячейке . При подборе параметра значение в ячейке изменяется до тех пор, пока формула, зависящая от этой ячейки , не вернет требуемый результат). Microsoft Excel изменяет значение в одной конкретной ячейке до тех пор, пока формула, зависимая от этой ячейки, не возвращает нужный результат.
47. Команда «Имя» в Excel. Команда «Имя» находится в подменю ВСТАВКА. Имя - Позволяет Присвоить, Вставить, Создать или Применить требуемое имя, а также создать Заголовки диапазонов.
48. Команда «Консолидация в Excel. Другой способ обобщения данных – Консолидация. Это создание сводок деятельности по одной или нескольким категориям. При выполнении консолидации надо знать и задать тип функции, по которой будут вычисляться итоговые значения. Исходные области консолидации должны быть одинаково организованы. Для проведения данной операции нужно, имея данные, выделить пустую ячейку, которая будет соответствовать верхнему левому углу новой таблицы и выполнить команду: Данные \ Консолидация. Заполнив в появившемся окне требуемые данные, получим новую итоговую таблицу. . При консолидации значения, приведенные в итоговой таблице, могут рассчитываться на основе исходных данных с использованием различных функций Excel.
Исходные данные (области) могут располагаться на одном или разных листах, в других открытых книгах. При консолидации можно создать связи, обеспечивающие автоматическое обновление данных в итоговой таблице (области назначения) при изменении данных в исходных областях.
Консолидацию данных можно произвести по расположению ячеек, содержащих исходные данные, по категориям, с помощью трехмерных ссылок, сводной таблицы и т.д; При этом во всех исходных диапазонах данные должны быть расположены в одинаковом порядке. Так, если мы рассматриваем количество товаров одного наименования на разных складах, то во всех отчетах, представленных разными складами, строки и столбцы таблиц отчетов должны быть расположены в одинаковом порядке.
49. Формы в Excel. Форма — это способ представления данных из таблицы, когда на экране представлено содержимое только одна строка.
С помощью формы можно:
1.заносить данные в таблицу;
2.просматривать или корректировать данные;
3.удалять данные;
4.отбирать записи по критерию.
Microsoft Excel работает с несколькими типами форм. Формы, поставляемые с Microsoft Excel, можно использовать для ввода данных в диапазоны Microsoft Excel и другие базы данных. Можно разрабатывать формы, предназначенные для печати или использования в интерактивном режиме, включая формы, открываемые в Microsoft Excel, и формы, размещаемые в Интернете. Для сбора и систематизации данных в интерактивных формах можно использовать книгу Microsoft Excel или другую программу или базу данных.
Встроенные формы для данных Microsoft Excel . В диапазонах или списках на листах Microsoft Excel можно отображать форму, позволяющую вводить новые данные, искать строки на основе содержимого ячеек, обновлять данные и удалять строки из списка.
Стандартные формы для типичных задач . Microsoft Excel предоставляет «Решения»: готовые шаблоны, помогающие создавать отчеты о расходах, счеты и бланки заказов. Кроме того, эти шаблоны позволяют сохранять в базе данных информацию, введенную в формы.
Разработка форм в Microsoft Excel . Можно создавать формы, предназначенные для печати или использования в интерактивном режиме. Интерактивные формы могут содержать элементы управления, например переключатели и раскрывающиеся списки. Можно настроить защиту интерактивной формы, установив параметры, позволяющие вводить данные только в определенные ячейки, при этом введенные данные можно будет проверять, что позволит предотвратить ввод неверных данных. Можно сделать интерактивные формы на веб-страницах доступными из Microsoft Excel или из программ Microsoft Visual Basic для приложений (VBA).
50. Графическое построение и редактирование данных в Excel. Остановимся подробнее на построении диаграмм в Excel. Диаграммы и графики позволяют наглядно представить изменение числовых данных. Excel позволяет построить диаграмму в виде гистограммы, столбиков, пирамид, конусов, цилиндров и т.д. Можно построить круговую, точечную, кольцевую, пузырьковую, лепестковую или поверхностную диаграмму. К ней можно добавить пояснительный текст, заголовки и т.д. Для их создания необходимо сначала выделить диапазон данных для диаграммы. Это может быть как прямоугольный диапазон, так и несмежные области. Далее, идя по маршруту Вставка \ Диаграмма или щелкнув по значку «Мастер диаграмм» на стандартной панели инструментов, выбрать в открывшемся окне тип и вид будущей диаграммы. Затем, проходя шаги построения, детализировать будущую диаграмму. В Мастере диаграмм построение диаграммы состоит из 4 шагов. Первый шаг- Выбор типа и вица диаграммы. Каждый тип диаграммы имеет несколько разновидностей. Например, стандартная гистограмма представлена в 7 вариантах, линейчатая диаграмма — в 6 вариантах (рис. 17.2). Можно оставить тип и вид, выделенный по умолчанию. Excel предлагает 14 типов диаграмм, каждый из которых рекомендуется для эффективного представления данных определенного класса. Второй шаг - На втором шаге построения диаграммы Мастер диаграмм позволяет откорректировать размеры выделенного диапазона с данными. На вкладке Диапазон данных (Data Range) кнопка свертывания диалогового окна справа от поля Диапазон (Data range) позволяет временно свернуть окно и выбрать мышью новый диапазон ячеек (рис. 17.4). На листе с данными вокруг выделенного диапазона ячеек будет видна бегущая рамка. Закончив выделение диапазона, нажмите эту кнопку снова для восстановления диалогового окна. На вкладке демонстрируется вид диаграммы с учетом заданных параметров, Положением переключателя: Ряды в строках (Rows) или в столбцах (Columns) можно изменить расположение данных на листе. На вкладке Ряд (Series) в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (Chart Wizard — Step 2 of 4 — Chart Source Data) отображен список названий существующих рядов данных. Третий шаг - На третьем шаге построения диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4) параметры диаграммы (Chart Wizard — Step 3 of 4 — Chart Options ) пользователю предлагается заполнить поля шести вкладок, определяющих оформление диаграммы: подписи данных, таблица данных, заголовки, оси, линии сетки, легенда. Легендой называется прямоугольник на диаграмме, содержащий условные обозначения и названия рядов данных или категорий. Условное обозначение состоит из знака и цвета, назначенных ряду данных или категорий. Когда нажимается клавиша «Готово» - диаграмма появляется на экране и может быть еще отформатирована пользователем.
Если лист диаграммы активен, то в него можно добавлять данные и форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него объектов. При перемещении указателя мыши по диаграмме отображаются всплывающие подсказки, с названием элемента диаграммы. Для форматирования объектов диаграммы используется диалоговое окно команды, выбранной в меню Формат (Format). Название команды меняется в зависимости от объекта, выбранного для форматирования. Можно отформатировать данные по следующим пунктам: Форматирование оси, Форматирование области диаграммы, Форматирование легенды, Подписи данных, Вставка рядов или элементов во внедренную диаграмму, и др.
51. Построение сводных таблиц. Обобщение данных с помощью Сводной таблицы предполагает работу только с однородными данными. Таблица обязательно должна иметь заголовки столбцов. выполнить команду: Данные \ Сводная таблица, открываем мастер построения этой таблицы. Пройдя по шагам все окна, ответив на требуемые вопросы, на экране получаем Сводную таблицу по требуемым элементам с возможностью перелистывать страницы таблицы. Новые данные вносятся в исходные таблицы, а сводные таблицы предназначены только для чтения. После создания отчета сводной таблицы ее структуру можно изменить, перетаскивая поля и элементы с помощью мыши. Сводная таблица позволяет обобщить и проанализировать данные, которые находятся во внешних источниках данных, созданных без использования Excel. Для более наглядного отображения данных, содержащихся в сводной таблице, можно на их основе создать диаграмму. При создании сводной таблицы можно использовать базу данных, например, таблицу, созданную в Access.
52. Команда «Проверка» в Excel. Проверка - Служит для проверки соответствия результатов вычислений выбранным критериям с последующими сообщениями об ошибках. Чтобы осуществить Проверку нужно пройти по маршруту: Данные/ Проверка.