Основы организации делопроизводства
Организационная структура службы делопроизводства.
Для документационного обеспечения работы любой организации предусматривается в рамках организационной структуры службы делопроизводства.
Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:
Управление делами (министерство, ведомство);
Общий отдел (исполнительные органы власти);
Канцелярия (предприятия организации, учебные заведения) – наиболее распространенная форма службы ДОУ;
Секретарь-референт (малые предприятия).
Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами:
Централизованная (используют в малых и средних предприятиях).
Все операции по обработке документов сосредоточивается в едином центре – канцелярии или у секретаря.
Децентрализованная (территориально разобщенные предприятия).
Предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации.
Смешанная (большие предприятия).
Часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное, хранение документов, формирование дел).
Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются рядом внутренних документов. К ним относятся:
положение о канцелярии
инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Она является обязательным для применения всеми сотрудниками. Это большой по объему документ. В сущности в ней кратко излагается курс делопроизводства. Может включать следующие разделы:
Общие положения
Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации
Контроль за исполнением документов
Порядок подготовки и оформления служебных документов.
Порядок работы с исходящими документами
Регистрация исходящих документов
Составление номенклатуры дел
Обеспечение сохранности документов
Экспертиза практической ценности документов
должностная инструкция работников службы ДОУ
табель форм документов, применяемых в организации (альбом форм документов, образцы документов). Это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо и периодически повторяется. Т.о., табель выполняет роль справочника, который позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Применение табеля позволяет:
а) исключить неоправданное создание новых форм
б) установить единую классификацию документов организации
в) учитывать количество видов и форм документов
т.о., он служит для унификации документов. Поддержание табеля (альбома) в рабочем состоянии осуществляет служба ДОУ. Документы в табеле для удобства могут быть систематизированы по:
1. по структурным подразделениям;
2. по функциям и задачам управления.