9.6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке

У самой дирекции выставки во время ее проведения проходит масса деловых встреч и переговоров. Основные мероприятия зара­нее согласовываются и включаются в официальный график встреч и переговоров. Этот график обычно тщательно соблюдается и кор­ректируется только в исключительных случаях. Но бывают и не предусмотренные графиком встречи, и тогда для них выкраивается резервное время. Здесь решается масса вопросов и проблем, актуальных для выставочной организации в настоящий момент или в перспективе. Разнообразие тем переговоров дирекции не поддается простому перечислению, но важнейшие из них — переговоры о со­трудничестве, партнерстве и взаимодействии.

У всех организаторов выставок есть проблемы расширения вы­ставочных программ, выбора тематики новых выставок и учрежде­ния новых ярмарок, реконструкции старых или строительства но­вых выставочных павильонов. Всегда существуют проблемы полу­чения инвестиций или кредитов под новые проекты. Часто прямо на выставке проводятся переговоры о техническом переоснащении выставочного центра, приобретении более качественного современ­ного выставочного оборудования. Нередко ведутся переговоры об обмене опытом организации выставочного дела.

Деловые встречи дирекции, чаще всего, посвящаются решению вопросов взаиморасчетов и взаимозачетов с участниками настоя­щей выставки; оказания помощи на стенде, в демонтаже стенда и вывозе выставочных грузов после закрытия выставки, обсуждению возможностей участия организаций в выставках последующих пе­риодов. Помимо этого, дирекцией проводятся совещания по орга­низации анкетированных опросов участников и посетителей вы­ставки или совещания, посвященные формированию портфеля заявок на последующие выставки. Часть встреч посвящается об­суждению вопросов организации и проведения специальных ис­следований рынка товаров и услуг, представленных на выставке, анализу информационной, товарной, торговой и ценовой полити­ки фирм-участниц.

Крупные выставки посещают члены UFI, Союза выставок и яр­марок, торгово-промышленных палат, международных выставочных ассоциаций и союзов. С ними обсуждаются важнейшие проблемы развития выставочной деятельности, вопросы членства и участия в работе этих организаций, намечаются проекты совместных дейст­вий. Нередко дирекция выставки принимает делегации выставоч­ных организаций из других регионов и обсуждает с ними вопросы сотрудничества и координации совместных действий.

9.7. Организация смотров-конкурсов,

награждение участников выставки

и экспонатов

В целях выявления наивысших научно-технических достиже­ний, лучших образцов оборудования, техники и товаров народного потребления, а также для поощрения экспонентов в соответствии с утвержденной программой выставки проводятся различные смотры-конкурсы с. обязательным награждением наиболее отличившихся участников или лучших образцов товаров и услуг, представленных в экспозициях. Проводимые в рамках выставки смотры-конкурсы лучших экспонатов, конкурсы на лучшую организацию экспозиций, рекламной работы регулируются специально разрабатываемыми положениями о конкурсах, награждениях и поощрениях участников выставки.

Идеологию смотра конкурса и положение о порядке его про­ведения определяет и утверждает оргкомитет выставки. Для орга­низации смотров-конкурсов создаются конкурсные комиссии и экспертные группы, в состав которых включаются специалисты-эксперты по определенным проблемам. Работа жюри, конкурсных комиссий и экспертных групп заключается в изучении выставлен­ных образцов, в отборе претендентов на награды и составлении их перечней по различным разделам конкурса или номинациям. Жю­ри и экспертные группы на своих заседаниях рассматривают по­ступившие предложения и обоснования в пользу выявленных высших научно-технических достижений, новых технологий и ноу-хау; обсуждают различные точки зрения и аргументацию, и голосованием устанавливают категорию лидерства и тип награды участнику конкурса. Номинации и виды наград устанавливаются условиями конкурса (см. прил. 5). По давней традиции в качестве наград выставки организациям вручаются дипломы и грамоты, а персонально участникам выставки и разработчикам экспонатов — медали, почетные грамоты, денежные премии, и поощрительные подарки. Все чаще на выставках устраиваются конкурсы лучших рекламных материалов, каталогов и проспектов. Все чаще устраи­ваются смотры-конкурсы оформления выставочных стендов и экспозиций.

Решение жюри конкурса по наградам передается в оргкоми­тет выставки на утверждение. После утверждения списков награ­жденных оргкомитет возвращает их в конкурсную комиссию для оформления наградной документации. По оформлении наград­ной документации конкурсная комиссия (жюри) организует вру­чение наград на выставке. Обычно это делается в торжественной обстановке в специально предусмотренный день. Сегодня, в силу краткости сроков работы выставок, вручение наград все чаще совмещается с церемонией официального закрытия выставки. Обычно вручает награды по поручению жюри конкурса председа­тель оргкомитета или директор выставки. Перед вручением он делает сообщение о проведенном конкурсе, условиях его прове­дения и категориях установленных наград. Обязательно благода­рит организации, принявшие участие в смотре-конкурсе, и толь­ко после этого переходит к персональному (поименному) вруче­нию медалей, дипломов, грамот и премий представителям фирм и организаций.