15.4. Участие стендиста

в приемке выставочных грузов

и оформлении экспозиции

Работа с прибывающими на выставку грузами является непре­менной частью работы стендиста на выставке. Здесь выделяется несколько направлений и этапов его деятельности. Первоочеред­ными из них являются: ознакомление с помещениями и условиями размещения в них экспонатов и другого прибывшего оборудования, приемка и распаковка грузов, доставка экспонатов к месту монта­жа, расконсервация оборудования, его монтаж, наладка и опробо­вание. При ознакомлении с условиями и требованиями выставки стендист:

• знакомится с приказом дирекции «О монтаже выставки», в котором определяются: режим работы сотрудников в этот пе­риод; критерии готовности, контрольные сроки проведения монтажных работ; назначаются лица, ответственные за от­дельные виды и этапы;

• уточняет расположение своего стенда по проекту;

• изучает график выполнения монтажных работ;

• выясняет наличие необходимых источников энергопитания для экспонатов, уточняет их характеристики (напряжение, частоту, предельные нагрузки), фиксирует места забора или отвода;

• изучает местные правила технической и пожарной безопасности;

• знакомится с расположением средств пожарной безопасно­сти, пунктов медицинской помощи, мест складирования и хранения материалов, узлов, инструмента и запчастей;

• проверяет соответствие поступивших выставочных грузов транспортным спискам.

Приемка груза производится начальником раздела в присутст­вии стендиста. В случае отсутствия начальника раздела приемка производится специалистом, исполняющим его обязанности, на­значаемым из стендистов. Наиболее ответственной операцией при приемке выставочных грузов является таможенный досмотр. Через специалиста по транспорту начальником раздела вызывается пред­ставитель таможни. Вскрывать ящики с экспонатами самостоятель­но до прибытия представителя таможни категорически запрещается. В письменной заявке на таможенный досмотр указываются пред­ложенные для досмотра экспонаты, номера их заказ-нарядов, число мест и вес. Таможенный досмотр проводится представителем та­можни в присутствии специалиста по транспорту, представителя транспортно-экспедиторской фирмы, начальника раздела и стенди­ста. Представитель таможни проверяет цельность окантовочных лент и пломб, сверяет номера заказ-нарядов и номера мест. Содер­жание вскрываемых грузовых мест должно соответствовать упако­вочным листам. При расхождении каких-либо данных составляется акт, фиксирующий фактическое наличие предметов в грузовом мес­те. При повреждении тары, контрольных лент и пломб, а также при выявлении повреждений поступившего экспоната начальник разде­ла с заместителем директора и специалистом по транспорту состав­ляют соответствующий акт, в котором фиксируют характер повреж­дений и причины, состояние и наличие контрольных лент и пломб, объем требующегося ремонта. Акт составляется в четырех экземп­лярах на каждое поврежденное изделие или место груза, и в каждом из них расписывается стендист. Упаковочные листы, комплекто­вочные ведомости, списки приложенного поставщиком инструмен­та после таможенного досмотра передаются начальнику раздела, который по окончании выставки прикладывает их с другими доку­ментами к товаро-транспортному отчету. Стендист получает в свое распоряжение только экспонаты, принятые начальником раздела, и расписывается за каждый из них в приемо-сдаточных актах. Таким образом, он берет на себя ответственность за их сохранность до момента сдачи на возврат поставщику.

Освободившуюся тару стендист с начальником раздела готовит к вывозу на склад хранения и передает ее специалисту по транспорту, предусмотрев предварительно меры по сохранению крепежных и упаковочных материалов; Громоздкие щиты разобранной тары мар­кируются, увязываются в отдельные пакеты и укладываются с та­ким расчетом, чтобы были видны номера заказ-нарядов, нанесен­ные на них. Списки ящиков, нуждающихся в ремонте, стендист должен передать в дирекцию еще до открытия выставки. Расписав­шись в получении экспонатов, стендист готовит заявки на подъем­ные и транспортные средства (краны, автопогрузчики, электрокары и т.д.) для доставки экспонатов к месту их распаковки и монтажа. Приступая к распаковке грузов, стендист обязан:

• установить технологический порядок операций по распаков­ке. Обычно в наружный карман грузового места вложена ин­струкция о порядке упаковки и распаковки экспоната, и то­гда распаковка должна выполняться в строгом соответствии с этой инструкцией;

• установить причины дефектов (отступление от технологии упаковки, нарушение условий транспортировки, результат скрытых дефектов производства и т.п.), составить и утвердить у дирекции соответствующие акты;

• определить места стропления экспонатов для подъема и пере­возки, если это тяжелые машины и оборудование;

• выгрузить из ящиков запасные части, инструмент, краску и прочее, если они вложены в грузовое место, и доставить их к месту хранения; ,

• окончательно уточнить место установки экспоната. Только после этого можно начинать расконсервацию изделия, мон­таж в экспозиции и подключение к энергоисточнику. Одно­временно составляется заявка на горюче-смазочные материа­лы, растворители, ветошь и т.д., если это необходимо для ра­боты экспоната.

Простые и несложные изделия после распаковки стендист вме­сте с художником или декоратором раскладывает в витринах и на подиумах. При экспонировании машин, станков, агрегатов, устано­вок, приборов и другого сложного технического оборудования (осо­бенно, если планируется его демонстрация в действии) на стенди­ста возлагаются дополнительные обязанности как на специалиста по этому оборудованию.

Начиная монтаж тяжелого оборудования, стендист должен про­верить допустимую нагрузку на пол и решить, нужны ли дополни­тельные фундаменты или приспособления для установки экспоната, проверить наличие подводки электроэнергии, достаточно ли элек­тророзеток для подключения приборов, соответствуют ли розеткам aвилки на сетевых кабелях приборов, есть ли возможность заземле­ния агрегатов и аппаратуры. Монтаж приборов стендист ведет в соответствии с инструкцией, прилагаемой к комплекту документа­ции на экспонат. Их установка должна вестись так, чтобы не нару­шать согласованности в монтаже соседних экспонатов, несущего оборудования, элементов художественного оформления, соседних офисов, средств связи, информации и рекламы. По окончании сборки, монтажа или установки экспоната стендист делает пробную проверку его работоспособности и, если необходимо, обеспечивает его наладку.

Помимо непосредственной подготовки экспоната стендист уча­ствует в организации своего рабочего места. Для этого он получает у материально-ответственного лица необходимую мебель, каталоги, проспекты и материалы, необходимые для демонстрации экспона­тов. Об окончании монтажа и организации рабочего места стендист докладывает старшему сотруднику на стенде и переходит к уточне­нию аспектов своей рекламной и коммерческой деятельности.