II. Подготовка и проведение переговоров (совещание)

Цель: Подготовить, провести и проанализировать качество переговоров.

Краткие теоретические сведения:

Переговоры имеют продуманную стратегию и структуру ведения.

Рекомендуемая структура переговоров:

Этап 1. Установка фактов, которые надо обговорить (Кто будет задействован в переговорах, и какова его роль? Каковы временные рамки? Какие основные факты необходимо согласовать?) - на этом этапе надо определить цены, доставку, условия платежей, упаковку, качество продукта. Уступки и соглашения не обговариваются на этом этапе.

Этап 2. Сбор информации - решить, какой информацией готовы поделиться. Это придаст атмосферу переговорам. Опытные люди по ведению переговоров не идут на уступки, пока не получат всю необходимую информацию.

Этап 3. Построение решения - собрав информацию, необходимо начинать строить решение. На этом этапе вы делаете свое начальное предложение. После этого, начинается процесс ведения переговоров, и обговариваются уступки. Это приводит к взаимному соглашению. Но помните, что уступки не делаются просто так, вы должны их продумать очень тщательно.

Совещание - это форма организованного, целенаправлен­ного взаимодействия руководителя с коллективом посредст­вом обмена мнениями. Деловое совещание - один из самых ответственных видов дея­тельности руководителя и важный фактор организации управления.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматривае­мых вопросов, назначения, психологических особенностей прове­дения и продолжительности совещания могут быть различного типа: 1) плановые и неплановые (в случае крайней необходимо­сти); 2) текущие (посвящаются обсуждению ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или группе взаимосвязанных во­просов).

По назначению различают информационные совещания, опера­тивные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по даль­нейшему управлению); дискуссионные (с целью коллективного об­суждения возникших проблем); учебные (с целью сообщения допол­нительных профессиональных знаний); разъяснительные (в ходе ко­торых руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринятых шагов); проблемные (для выработки метода решения существующих про­блем).

При подготовке любого совещания необходимо: 1) четко и одно­значно определить тему совещания и ее цель; 2) тщательно разра­ботать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последова­тельность вопросов; 3) заранее познакомить участников с теми фак­тами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии; 4) как можно раньше послать приглашения участникам; 5) выбрать помещение для заседаний с хорошей вентиляцией, звукоизоляцией и нормаль­ной температурой (около +19°С).

На практике эффективность совещаний значительно уменьшает­ся по разным причинам (нечеткость цели совещания, недооценка техники проведения совещания, нарушение педагогических принци­пов убеждения и др.).

Наиболее важные совещания, которые проводит руководитель, требуют тщательной подготовки.