30. Бухгалтерские информационные системы. Основные возможности, функции, черты и состав.

БУИС создаются в целях получения информации, необходимой для управления производственной и хоз. деятельности на предприятии.

БУИС осуществляется сбор, регистрация данных у хоз.деятельности предприятия, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений.

Главная цель БУИС- обеспечение руководства организации финансовой информацией, которая необходима для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

БУИС поддерживает следующие основные этапы управления организацией: планирование, контроль, анализ.

На этапе планирования БУИС предоставляет информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах.

На этапе контроля БУИС позволяет сравнивать планируемые и фактические показатели финансовой деятельности организации.

На этапе анализа БУИС позволяет определить близость достигаемой цели и причины отклонения от поставленной цели.

БУИС имеет как общие так и специфические черты.

К общим принципам построения БУИС относятся:

1. Принцип 1-го лица -позволяет определять право принятия окончательного решения и порядок ответственности на разных уровнях управления.

2. Системный подход- предполагает проведение анализа объекта управления, а также выработку общих целей и критериев функционирования объектов. Данный принцип предусматривает однократное введение информации в систему и многократное использование.

3. Непрерывность развития- требует возможности расширения системы без ее существующих изменений.

4. Надежность

5. Экономичность

6. Совместимость.

К специфическим чертам БУИС относятся:

1. Интеграция различных видов учета

2. Возможность автоматизации обработки учетной информации на всех этапах, начиная с процесса сбора.

3. БУИС предоставляет только количественные оценки деятельности организации.

Современная БУИС состоит из следующих элементов:

1. Модуль управляющего учета- позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных ср-в и НМА, учета товарно-материальных ценностей(ТМЦ), учета готовой продукции, расчетов по оплате труда работников. Основными документами при этом являются: журнал учета первичных документов; журнал учета ТМЦ, журнал учета хозяйственных операций и т.д.

2. Модуль финансового учета- позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными документами при этом являются: журнал учета первичных документов, журнал учета хозяйственных операций, главная книга, оборотная ведомость.

3. Журнал хозяйственных операций- он осуществляет связь между модулями управленческого учета и модулями финансового учета.

4. Справочники- обеспечивают настройку БУИС на конкретную сферу функционирования организации и ускоренный ввод данных в систему.

5. Модель восстановления информации- которая может быть разрушена или испорчена в результате различных сбоев.

6. Документация- которая содержит описание системы.

Любая современная БУИС должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Должна быть простой и удобной в эксплуатации.

2. Должна безошибочно производить арифметические расчеты

3. Должна обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов.

4. Производить накопление итогов и исчисление % в произвольной степени сложности.

5. Обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды и вести архив.

Компьютерная технология ведения бухгалтерского учета характеризуется рядом особенностей:

1. Единообразное выполнение операций- это исключает появление ошибок, которые присущи ручной обработки.

2. Внутренний контроль данных- компьютерная система осуществляет множество процедур внутреннего контроля, которые в не автоматизируемых системах, выполняют разные специалисты.

3. Возможность усиления контроля за деятельностью организации со стороны администрации.

4. Возможность улучшения защиты коммерческой информации.

5. Потенциальная возможность появления глобальных ошибок и неточностей- эта проблема связана с возможными ошибками в программе. Ошибки, допущенные при разработки и корректировки прикладных программ долгое время могут оставаться незамеченными, поэтому при покупке бухгалтерской системы необходимо отдавать предпочтение тем фирмам –производителям, которые достаточно долгое время работают в этом направлении.

6. Возможность выполнения операций в автоматическом режиме без участия пользователей.

Функции БУИС:

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления.

В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов. К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности. Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.