Правая верхняя часть документа

Реквизит «15 – адресат»

В качестве адресата может быть:

1. Организации

2. Их структурные подразделения

3. Должностные или физические лица

При адресовании документа организации или их структурным подразделениям их наименование указывают в именительном падеже.

При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Допустимо тот же реквизит оформить следующим образом: первая составляющая часть – ЗАО «Термика», 2 межстрочных интервала, Генеральному директору А.Г.Козлову:

Документ не должен содержать более 4 адресов. В составе реквизита «адресат» может входить почтовый адрес:

1. При адресовании письма в организацию: сначала ее наименование, затем почтовый адрес

2. При адресовании документа физическому лицу: сначала фамилию и инициалы, затем почтовый адрес

Реквизит «16 – гриф утверждения документа»

Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, который придает документу нормативный и правовой характер.

Документ может утверждаться двумя способами:

1. Должностным лицом

2. Изданием распорядительного акта

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Если документ утверждается должностным лицом, то данный реквизит состоит из построчно расположенных следующих частей:

1. Слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек

2. Наименование должностного лица, утверждающего документ

3. Подписи должностного лица, утверждающего документ и расшифровки подписи в виде инициалов и фамилии

4. Дата утверждения

Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать его составные части относительно самой длинной строки.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов (прописными буквами): «утвержден», «утверждена», «утверждено», «утверждены» логически согласованных с утверждаемым документом, например, инструкция утверждена, расписание утверждено, затем наименование утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номер.

Перечень документов, подлежащих утверждению приведен в приложении № 4 ГСДОУ. Располагается в правом верхнем углу документа с пятой позиции табуляции, расшифровка подписи – с шестой позиции табуляции.

Реквизит «17 – резолюция»

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение или указание к действию. Она проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом; должна быть краткой по форме и конкретной по содержанию. Она включает в себя:

1. Фамилию (и), инициалы исполнителей

2. Содержание поручения

3. Срок исполнения

4. Личную подпись

5. Дату

При наличии нескольких исполнителей ответственным назначается лицо. Указанное первым в резолюции.

Если документ прислан в организацию для ознакомления или сообщения каких-либо сведений, то резолюция может выглядеть следующим образом: «дело», личная подпись и дата.

Фамилия исполнителей в дательном падеже указывается в начале текста.

Поручение формулируется в неопределенной форме глагола с дополнением. Как правило, пишется вручную на подлиннике документа на свободном от текста месте (между реквизитами «адресат» и «текст документа»).

Е

___ ___

___

сли в резолюции дается постоянное поручение, дата исполнителя поручения не указывается.

С хема реквизита 17

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Подготовить проект договора с ЗАО «Термика» к 05.10.2009

Личная подпись

Дата

Даты в резолюции оформляются только цифровым способом.

Реквизит «18 – заголовок к тексту»

Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа. Он должен быть логически согласован с наименованием вида документа.

Реквизит 18 должен отвечать на вопросы: о ком, о чем, кого, чего.

Располагается перед текстом документа с нулевой позиции табуляции с двух сторон (сверху и снизу) должен быть выделен 4 межстрочными интервалами, не должен превышать 28 символов, точка в конце заголовка не ставится, длинные заголовки оформляются на нескольких строчках, количество которых не должно превышать 5.

Реквизит «19 – отметка о контроле»

Данный реквизит документа свидетельствует о постановке документа на контроль исполнения.

Э ту отметку проставляют в верхнем углу документа, либо штампом «контроль», либо в виде красной буквы «к», обведенной красным квадратом -

Реквизит «20 – текст документа»

Текст может быть представлен в виде:

1. Таблица

2. Анкета

3. Содержательный текст

4. Структура (= таблица + анкета + содержательный текст)

Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Независимо от количества приложений к документу слово «приложение» всегда записывается в единственном числе с нулевой позиции табуляции после текста с заглавной буквы: «Приложение: через пробел оформляются приложения.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита:

1. Если название данного приложения упоминалось в тексте, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: «на 16 л. в 1 экз.»

2. Если название приложения не встречалось в тексте, то отметка о его наличии оформляется полностью. Например, Ведомость заработной платы на 2л. в 2 экз.

3. Если приложение сброшюрованы, то количество листов не указывается. Например, Приложение журнал мод в 3 экз.

4. Если к документу есть несколько приложений, тот они нумеруются, номера идут четко один над другим. Например, Приложение: 1 ________________

2 ________________

3 ________________

4 ________________

Реквизит «22 – подпись»

Подпись – обязательный реквизит любого вида документа, придающий ему юридическую силу.

Подпись документа – собственноручная подпись полномочного лица (должностного или физического).

Реквизит состоит из:

1. Наименование должностного лица, подписавшего документ:

• Полного наименования, если документ оформлен на чистоим листе бумаги

• Сокращенного наименования, если документ оформлен на бланке информации

2. Личная подпись

3. Расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии

БЕЗ СКОБОК И СЛЕШЕЙ!

Если наименование должности располагается на нескольких строчках, то расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности занимаемой ими должности.

Располагается после реквизита «текст документа» спустя 4 межстрочных интервала или реквизита «подпись» с нулевой позиции табуляции.

Реквизит «23 – гриф согласования документа оформ-ся внешние согласования документов

Реквизит «24 – визы согласования документа оформ-ся внутренние согласования документов

Реквизит «25 – оттиск печати»

Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусмотренных российским законодательством.

В приложении 5 ГСДОУ приведен перечень документов, на которых ставится печать (не на всех она должна стоять!).