46 Что относится к типичным симптомам существования проблемы в коммерческой организации.

Цель управления – обеспечение комфортного состояния организации.

Трудность формулировки проблемы обусловлена взаимозависимостью элементов организации, многообразием влияющих на нее факторов. Осознание и установление проблемы включает выявление симптомов дискомфорта и имеющихся возможностей возвращения в зону комфорта (табл.6.2).

Симптомы дискомфорта и возможности его устранения

Симптомы дискомфорта	Имеющиеся возможности
Низкие: прибыль, сбыт, производительность, конкурентоспособность, ликвидность.	Свободные производственные мощности, запасы материалов, высокая квалификация кадров.
Высокие: издержки производства продукции, текучесть кадров, уровень конфликтности.	Большой научно-исследовательский и конструкторский задел, квалифицированный менеджмент.

Далее осуществляется сбор внутренней и внешней (по отношению к организации) информации. При этом используются формальные и неформальные методы сбора.

Эффективность сбора информации во многом определяется тем, насколько четко: а) определен круг информации, относящейся к диагностируемой проблеме и б) отобраны из собранной информации необходимые данные.

Особое внимание уделяется описанию взаимосвязей различных факторов, определяющих имеющиеся затруднения и возможности.

Сбор информации осуществляется на различных этапах разработки управленческих решений. Многообразие необходимой информации обусловили различные подходы к ее классификации.

В зависимости от времени получения различают первичную и вторичную информацию. Вторичная информация уже имелась у ЛПР до момента разработки данного решения. Возможно, эта информация уже использовалась для принятия других решений. Источниками вторичной информации являются данные оперативного, статистического учета, справочные издания, нормативные акты. Для принятия многих решений только указанных данных недостаточно.

Первичной называется информация, которая собрана специально для подготовки данного решения. Ранее эта информация в таком виде у ЛПР отсутствовала.

47 Перечислите основные этапы анализа Проблемной ситуации

Проблемная ситуация – это:

Предварительная постановка изобретательской задачи. Описание проблемной ситуации обычно содержит ответы на следующие вопросы; в чем состоит главная цель решения задачи; что мешает достижению цели; что нужно для устранения затруднения, мешающего фактора; что даст решение задачи для человека и общества; какова ее актуальность. Проблемная ситуация представляет собой начальную составную часть в постановке изобретательской задачи.

Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в из пяти повторяющихся этапов. Первый этап «диагностика» — общее знакомство с проблемой; составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например, общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.

Второй этап — установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на наличие проблемы. Например, не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.

Третий этап — сбор факторов, подтверждающих «симптомы» — выявление причин возникновения проблемы, например в отношении воровства сырья и полуфабрикатов, нерациональных запасов на складах, роста цен на материальные ресурсы, нерациональной деятельности отдела сбыта и т.п.

Четвертый этап — истолкование факторов (анализ всей релевантной информации). Например, рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.

Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его улучшать по мере выявления и накопления факторов.

При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:

• собрать и проанализировать данные, которые представляют недостатки системы;

• описать и проанализировать подсистему, которая прямо порождает данные проблемы, в частности оценить вход на полноту, на частоту, на согласованность, на надежность и на точность;

• найти обратную связь, которая дает возможность судить об отклонении, о величине ошибки или о недостатке системы;

• постараться связать объекты и свойства подсистемы в соответствии с их очевидной, логической или причинной связью;

• постараться представить полную систему, в которой данная проблема является только частью;

• постараться связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.

Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.

Пятый этап (формулирование проблемы) включает:

• составление исходной формулировки проблемы;

• осмысление этой формулировки в связи с различными частями проблемы;

• осмысление факторов, которые касаются проблемы;

• общее уточнение исходной формулировки проблемы, например отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности, приводит к нехватке оборотных средств.

Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой потому, что в ходе анализа и на его основании многие исходные положения могут быть пересмотрены или уточнены.

Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами.