Р азделы формы

Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке.

В режиме конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторяться неоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких как надписи и поля.

На этом рисунке показана форма в режиме конструктора.

 1. В заголовке формы отображаются сведения, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как название формы. Заголовок формы выводится сверху на экране в режиме формы и сверху на первой странице при печати формы.

2.  В верхнем колонтитуле отображаются сведения, такие как название формы и заголовки столбцов, которые печатаются сверху на каждой печатной странице. Верхние колонтитулы выводятся только в печатных формах или отображаются в режиме предварительного просмотра

(Предварительный просмотр: Office – Печать – Предварительный просмотр)

3.  В области данных отображаются записи. Допускается вывод только одной записи на экране или странице или вывод стольких записей, сколько уместится на экране или странице.

4.  В нижнем колонтитуле отображаются сведения, такие как дата или номера страниц, которые печатаются снизу на каждой печатной странице. Нижние колонтитулы выводятся только в печатных формах.

5.  В примечании формы отображаются элементы, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как кнопки или инструкции по работе с формой. Примечание формы выводится снизу на экране в режиме формы и снизу на первой странице при печати формы или отображаются в режиме предварительного просмотра.

Подчиненные формы

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения — каждый тип может иметь несколько товаров.

В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».

ОТЧЕТЫ

Отчет – результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. С помощью отчетов данные можно представить в любом формате, с требуемым уровнем детализации. Хотя в Access распечатывать можно и таблицы, и запросы, и формы, все же отчеты лучше подходят для визуального представления данных, в них можно добавить линии, рамки, рисунки, диаграммы. В отличие от форм, предназначенных для интерактивного использования, т.е. в них можно осуществлять ввод и редактирование данных, отчеты применяются для отображения или печати отдельных записей, групп записей, итоговых значений групп.

Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос.

Д ля создания отчетов в Access обычно используется Мастер отчетов, а Конструктор отчетов – для доработки и придания окончательного вида. Приёмы изменения свойств объектов отчёта практически аналогичны тем, какие применяются при проектировании форм.

В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы.

Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Так, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги.

В программе Access макет отчета разбит на РАЗДЕЛЫ. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

• Заголовок отчета. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

• Верхний колонтитул.  Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.

• Заголовок группы.   Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

• Область данных.   Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

• Примечание группы.   Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

• Нижний колонтитул.   Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

• Примечание отчета.   Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

15