2. Проектная часть.

2.1.Описание «Постановки задачи».

Характеристика

1. Цель

2. Назначение

3. Экономическая сущность задачи

4. Организационная сущность

5. Формализация решения

6. Источник получения первичной информации

7. Периодичность получения информации

1.1 С точки зрения получения косвенного эффекта целью автоматизации комплекса задач для АРМ работника библиотеки может служить:

- Повышение эффективности библиотеки

- Повышение эффективности учебного процесса

-Повышение знаний и уровня интеллекта у населения

-Подготовка молодых специалистов

-Повышения качества контроля выполнения плана

С точки зрения прямого эффекта целью автоматизации комплекса задач для АРМ работника библиотеки может служить:

1. ускорение ввода первичной информации

2. увеличение точности расчетов

3. Повышение степени аналитичности получаемых результатных документов

4. Сокращение времени на выполнение рутинных операций;

5. Повышение точности расчетов результатных показателей;

6. Повышение достоверности информации;

7. Снижение стоимостных затрат на обработку информации в рублях за год.

1.2. Назначение автоматизации АРМ:

1.Автоматизация составления (ведения) карточки посетителя библиотеки, заявка на книгу, каталог имеющихся книг в библиотеки

2. Автоматизация ввода и загрузки первичной информации следующих первичных документов: карточка посетителя с его личными данными, заявка на книгу, каталог имеющихся книг.

3. Автоматизация обработки и получения результатных документов: ведомость учета посетителей.

4.Автоматизация расчета и получения следующих файлов с результатной информацией:

В едомость невозвращенных книг

В едомость на пополнение фонда библиотеки

В едомость списанных книг

Д ополнительная заявка на пополнение списанных книг

В едомость возвращенных книг

В едомость выданных книг

В едомость зарегистрированных читателей

В едомость движения книг

5) Выдача результатной информации на:

Э кран

П ечать

К анал связи

6) Автоматизация загрузки и ведения файлов с условно-постоянной информацией:

С правочник читателей

С правочник (каталог) книг

С правочник заявок

1.3. В комплекс задач АРМ работника библиотеки входят следующие задачи:

-Регистрация посетителей библиотеки

-Выдача книг

-Возврат книг

- Анализ работы библиотеки

-Учет движения книг

Экономическая сущность “Регистрации посетителей”сводится к следующему: каждый посетитель заполняет карточку посетителя , в которой указывается ФИО, адрес, телефон . Ведется ведомость зарегистрированных читателей. Производится расчет таких показателей, как количество читателей, зарегистрированных в библиотеке на определенную дату.

Экономическая сущность “Выдача книг” сводится к следующему: показателя количества выданных книг на определенную дату а так же количества заявок на книги. Если книги, интересующей читателя нет в библиотеке, то читатель заполняет заявку и передает ее работнику читального зала, если же книга в наличии, то в регистрационной карточке читателя делается соответствующая пометка о выдаче книги. Ведется ведомость выданных книг.

Экономическая сущность “Возврат книг” сводится к пометке о возврате книги в регистрационной карточке. Ведется ведомость возвращенных книг. Рассчитывается показатель количества возвращенных книг на дату.

Экономическая сущность задачи «Анализа работы библиотеки» заключается в том, что работник читального зала на основе таких документов, как регистрационные карточки читателей, каталог книг библиотеки, а так же заявки читателей на новые книги, составляет следующие документы:

• Ведомость невозвращенных книг

• Ведомость на пополнение фонда библиотеки

• А кт о списании книги

Рассчитываются показатели количества невозвращенных книг на дату, количества заявок на пополнение фонда, количества книг на списание.

Экономическая сущность задачи «Учет движения книг» заключается в том, что работник читального зала на основе «Ведомости возвращенных книг», «Ведомости выданных книг», «Акта о списании», «Ведомости зарегистрированных читателей» ведет «Ведомость о списании книг», «Дополнительную заявку на воспаление списанных книг» и «Ведомость движения книг». Рассчитываются показатели количества списанных книг, количества дополнительно требуемых книг.

1.4 Организационная сущность задачи

При поступлении служебной записки открывается электронная форма индивидуального плана. Если необходимые данные не содержатся в базе, то данные заносятся вручную: ФИО посетителя, место работы, должность, телефон, информация о полученной книге. При поступлении других первичных документов открывается соответствующая экранная форма. Вся справочная информация заносится автоматически из справочников на основании этих первичных документов. Загружаются файлы с первичной информацией. На основании этих файлов выполняется обработка и заполнение документов, которые потом можно выдать на экран, печать или сохранить.

1.5 Организационная сущность задачи

АРМ РАБОТНИКА БИБЛИОТЕКИ

АРМ НАЧАЛЬНИКА БИБЛИОТЕКИ

АРМ МЕНЕДЖЕРА ПО СНАБЖЕНИЮ

При поступлении нового посетителя открывается электронная форма индивидуального плана. Если необходимые данные не содержатся в “Анкете данных читателя”,которую посетитель заполняет при поступлении, то данные заносятся вручную: ФИО посетителя, должность, вид занятий, адрес, телефон. Если данные совпадают, то заносятся только ФИО, телефон.

Регистрационная карточка» имеет следующие поля: ФИО. Каждому читателю присваивается свой личный номер регистрационной карточки.

В основном поле регистрационной карточки указываются такие реквизиты, как автор книги, название книги, дата выдачи, дата возврата, состояние книги. Автор и книга заносятся из словарей (каталог книг – его предоставляет работнику читального зала начальник).

При выдаче\принятии книг в регистрационной карточке делаются соответствующие пометки. Изменения состояния книг в каталоге рассчитываются автоматически.

Вся справочная информация заносится автоматически из справочников на основании этих первичных документов. Загружаются файлы с первичной информацией. На основании этих файлов выполняется обработка и заполнение документов, которые потом можно выдать на экран, печать или сохранить. На основании этих документов рассчитывается « Ведомость зарегистрированных книг», «Ведомость выданных книг», «Ведомость возвращенных книг», «Ведомость невозвращенных книг», «Ведомость на пополнение фонда библиотеки», «Ведомость списанных книг», «Дополнительная заявка на пополнение списанных книг», «Ведомость движения книг». В конце месяца или по требованию начальства все файлы передаются начальнику библиотеки.

1.5 Формализация решения

Формализованное описание первичных показателей

№п/п	Наименование показателя	Идентификатор показателя
1	Фактическое количество i-го вида книг в каталоге на дату d.	Ki^фd,где i=1
2	Количество i-го вида книг, выданного r-му читателю на дату d.	Kir^Вd,где i=1до R
3	Количество l-го вида книг, возвращенного от r-го читателя на дату d.	Kir^Пd,где i=1до R
4	Количество l-го вида книг, списанного дату d.	Kl^Сd,где i=1до R
5	Количество j-го числа читателей, зарегистрированного в библиотеке на дату дату d.	Kj^Чd,где i=1
6	Количество i-го числа заявок на книги, поступившего от p-го читателя на дату d.	Kip^Зd ,где i=1до R
7	Количество g-го вида книг, невозвращенных от читателя на дату d.	Kg^Нd,где i=1
8	Количество w-го числа книг, требуемых фонду библиотеке на дату d по заявкам.	Kw^ПФd,где i=1
9	Количество q-го числа книг, требуемых фонду библиотеке на дату d по cписанию(дополнительной заявке).	Kq^ДЗ^d,где i=1

Формализованное представление результатных показателей

№п/п	Наименование показателя	Идентификатор показателя	Алгоритм расчета
1	Количество i-го вида книг в библиотеке на дату d.	Ki^d, где i=1до N	Ki^d= Ki^фd- Kir^Вd+ Kir^Пd - Kl^Сd
2	Количество зарегистрированных читателей на начало j-го семестра	Кj^З^d
3	Количество выданных книг на начало j-го семестра	Кj^в^d
4	Количество возвращенных книг на начало j-го семестра
5	Количество невозвращенных книг на начало j-го семестра