Учет документов. Проверка их наличия и состояния
порядок размещения и обеспечение сохранности документов в архиве.
проверка наличия и состояния дел в государственных архивах
порядок выдачи дел из хранилищ
В архивах существует определенный порядок размещения документов и эта процедура применима для всех архивов. Продуманное размещение документов в архиве позволяет:
обеспечить рациональное использование площадей стеллажных полок
существенно сократить время поиска дел
обеспечить лучшее условия хранения для ОЦД
создать для ОЦД и ЦД условия в случае эвакуации при ЧП.
В архиве есть документы общего хранения, обособленного, есть ценные документы, особо ценные, документы на разных носителях, каждые из которых требуют специального хранения. Типовые проекты архивохранилищ сейчас предусматривают специальные помещения со специальным оборудованием для хранения научно-технической документации, картографической документации и другой документации на спец носителях.
Основной массив документов – рядовой. Следовательно, необходимо типизировать правила работы с этими документами. ОЦД должны храниться обособлено (иногда это специально построенные хранилища). Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях, то есть эти дела не выдаются пользователям (они работают со страховым фондом или фондом пользования). Фонд пользования хранится также отдельно от других документов.
Все документы архива располагаются в архивохранилище в соответствии со схемой размещения фондов архива. В схеме указывается распределение фондов или комплексов документов по хранилищам. Схема резервирует по возможности места для новых поступлений документов.
Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах различается. Все зависти от процедуры хранения документов.
Государственный архив |
Ведомственный архив |
1) документы хранятся постоянно 2) различен состав хранящихся документов: дела многоотраслевого профиля
|
1)документы хранятся разные сроки 2) дела одного или нескольких учреждений определенной отрасли |
3) хронологические рамки документов, хранящихся в архиве, различны |
|
Правила размещения документов в государственных архивах:
Если есть документы досоветского и советского периода – необходимо решить задачу раздельного хранения этих документов. Эти комплексы документов размещаются в соответствии с классификационной схемой. Часто в основу классификационной схемы берется отраслевой принцип.
При наличии свободных площадей в архиве резервируются площади для размещения новых поступлений документов от этих фондообразователей. Но зачастую резерва для комплектования нет и новые дела размещаются на свободных местах, а места хранения этих документов отражаются в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.
Факторы размещения документов в ведомственном архиве:
в основе размещения документов лежит принцип создания преимущественно лучших условий хранения документов постоянного срока хранения.
в ведомственном архиве учитывается фактора ежегодного движения дел, их прием и передача в гос архив. Следовательно, статики в организации хранения документов в ведомственном архиве нет.
удобство для оперативного размещения документов. Документы общие, закрытые, технические должны храниться в разных помещениях.
По срокам хранения документы делятся на три группы:
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет)
В соответствии с этими сроками хранения решается проблема как и где их хранить. В самостоятельную группу выделяются документы по личному составу – этот вид документов наиболее часто используется при наведении справок.
По усмотрению руководителя учреждения документы временного сроков хранения могут храниться в структурных подразделениях. Очень важно в период хранения документов обеспечить раздельное хранение документов постоянного и временного сроков хранения.
В пределах групп документов постоянного хранения документы по личному составу размещаются по фондам. В пределах фондов дела получают шифры, заносятся в описи.
Документы постоянного срока хранения должны обязательно размещаться в лучших помещениях, т.к. они идут на гос хранение. При этом возникает непоследовательность в размещении документов, т.е. документы различных структур перемешиваются и здесь их важно затопографировать.
Дела по личному составу хранятся 75 лет, перемещаются редко, поэтому для размещения этого вида документов надо предусмотреть дальнюю комнату с тем, чтобы обеспечить удобство пользования документами.
Самая подвижная и многочисленная группа документов – это документы кратких сроков хранения. В организации ежегодно истекают сроки хранения каких-то дел. В ведомственном архиве дела хранятся не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. Это позволяет иметь упорядоченное хранение и четкое освобождение места.
Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели. Топографические указатели служат для учета места хранения каждой группы материалов. Чтобы указатель работал надо обеспечить маркировку всех помещений архива. Поэтому в архиве нумеруются все помещения, стеллажи, шкафы и полки. Если архив располагает помещениями в разных заданиях, то каждому зданию присваивается номер, а нумерация комнат по каждому зданию осуществляется самостоятельно. Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация идет последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат можно применять буквенные индексы.
Нумерация стеллажей ведется в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние и односторонние. Нумеруются стеллажи подряд. Стеллажи состоят из шкафов, которые также нумеруются в пределах каждого шкафа слева направо от входа. Стеллажи, полки нумеруются арабскими цифрами, подписывается все краской, которая выделяется на фоне окраски стеллажей.
Основные правила требуют, чтобы дела постоянного хранения хранились в картонных коробках. Процесс, связанный с перемещением дел в картонные коробки, называется картонированием. Дела временного хранения в архивах хранятся в связках.
Существует два способа укладки документов на стеллажах:
горизонтальное размещение документов – реализуется, когда дела находятся в коробках и связках с мягким переплетом.
вертикальное размещение – переплетенные дела, которые не дает деформироваться документам в деле.
На связки и коробки прикрепляются ярлыки с названием фонда, структурного подразделения, номер описи, номер 1-го и последнего дела, номер связки. Коробки и связки устанавливаются на стеллажах так, чтобы между полкой и их верхней частью было расстояние не менее 5 см (это необходимо для циркуляции воздуха).
Топографические указатели бывают двух видов:
постелажный – фиксирует сведения о том, какие полки, стеллажи заняты теми или иными делами. В основе постелажного указателя лежит место хранения.
пофондовый – предназначен, чтобы давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда. В основе лежит фиксация объекта хранения.
Указатели ни заменяют друг друга и не дополняют, но они взаимосвязаны.
Перемещение любой связки дел ,коробки должно обязательно отмечаться в обоих указателях.
На фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение. В архивах, имеющих несколько помещений необходимо иметь схему хранения, которая быстро помогает ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.
Пофондовый указатель необходим в каждом архиве, а постелажный нет.
Система учета документов в архиве предполагает механизм проверки наличия и состояния дел в гос архиве. Цель проверок:
установление фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях
решается задача выявления поврежденных дел, документов с затухающим текстом, дел, требующих реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и т.д.
Это плановое мероприятие. Составляются планы, в которых предусматривается проверка всех материалов данного архива. Проверка проводится строго по фондам. Очередность определяется по спискам и листам фондов, картотекам и по анализу состояния научно-справочного аппарата.
Периодичность проверки фондов зависит от значимости хранимых материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, хранятся 1 раз в 5 лет. Фонды, отнесенные к 1-ой категории, проверяются раз в 10 лет. Фонды 2-ой и 3-ей категории раз в 15 лет.
В случае стихийного бедствия и других обстоятельств, когда фонд перемещался, возможно проведение внеочередной проверки. Периодически должны проверятся дела, которые в течение предшествующего периода выдавались из хранения.
Проверка идет по описям. Перед проверкой описи проверяются правильно ли отражены в итоговой записи литерные или пропущенные номера, соответствует ли итоговая запись фактически числимся по описи номера дел. Проверка идет путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется содержание описательной статьи описи с описанием дела на его обложки. В ходе этой процедуры проверяется и физическое состояние дела путем осмотра дела.
В ходе проверки ведется лист проверки, в котором фиксируются выявленные недостатки, недочеты. Лист проверки заполняется на каждую опись отдельно. Когда фонда небольшой составляется один лист на все описи. Листы проверки нумеруются и хранятся в деле фонда.
Если документы не могут быть подшиты в виду художественной ценности и др. особенности, то они хранятся в папках и учитываются по внутренним описям. В этом случае проводится проверка по внутренней описи.
В ходе проверки не разрешается вносить какие-либо записи в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп «проверено в 2___ г.» и ставиться подпись исполнителя. На основе итоговых записей в листах проверки составляется общий акт проверки наличия и состояния дел (№ фонда, название, категория, дата проверки и фиксируются все особенности, выявленные в ходе проверки).
В ходе проверки могут быть выявлены факты утраты документов. составляется акт об утрате дел.