4.2 Проектирование базы данных
Перед созданием новой базы данных с помощью Access пользователь должен определить, из каких таблиц состоит БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных, и используется при этом, как правило, не компьютер, а обычные бумага и карандаш.
Разработка структуры БД начинается с составления списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется тип для каждого поля. Далее необходимо распределить поля по базовым таблицам, чаще всего, по функциональному признаку.
Структура таблицы определяется не только совокупностью столбцов (полей), типом и размером каждого столбца, но и ключевым полем, которое задаётся для каждой таблицы. Значение ключевого поля не может повторяться в строках (записях) таблицы. Записи однозначно должны быть идентифицированы значением ключевого поля. Если в таблицах нет полей, которые можно было бы использовать как ключевые, то в таком случае можно в качестве ключевого поля выбрать поле Код типа Счётчик.
Распределив поля по таблицам и определив в каждой таблице ключевое поле, пользователь создаёт чертёж, называемый схемой данных. Схема данных включает в себя таблицы, каждая из которых состоит из заголовка таблицы и перечня, содержащихся в ней полей. Связи между таблицами должны быть отображены в виде линий, соединяющих ключевые поля таблиц.
Закончив этап проектирования, пользователь приступает к созданию базы данных с помощью СУБД Access.
Создание, заполнение и редактирование таблиц базы данных.
Создание таблиц в режиме конструктора
Выбор режима осуществляется щелчком на значке «Создание таблицы в режиме конструктора», размещенном в окне базы данных, или режиме «Конструктор» выбирается в окне «Новая база данных», которое открывается после выполнения щелчка на кнопке «Создать» окна базы данных.
После выбора режима на экране выводится окно Конструктора таблицы. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трех колонок. В первую колонку вводится, имена создаваемых полей, во второй отображается типы данных. Третья колонка «Описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко.
Для создания в будущем запросов необходимо создать 2(две) таблицы, из которых будут запрашиваться данные.
Заполнение полей для Таблицы №1
Заполнение полей для Таблицы №2
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в нее данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке «Открыть» при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименование столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливает в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнять с помощью клавиши <Tab>, а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш <Shift+Tab>. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши <Tab> курсор переместится в первую ячейку следующей строки, и Access автоматически сохранит только что введенную запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными их сохранять не надо; Access все введенные данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицами происходит изменение ее структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме конструктора) нужно указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетаскиваем мышь вправо или влево.
Заполнение таблиц данными
В окне базы данных щелкаем дважды на значении «Таблица №1». На экран выводится таблица. При необходимости изменяем ширину столбцов. Затем вводим в столбцы данные.
Аналогичные действия выполняем с другой таблицей и получаем результат, представленный на рисунках.
Заполненная Таблица №1
Заполненная Таблица №2