28 Методическая работа в архивных учреждениях.

На основании результатов научно-исследовательской ра¬боты, изучения и обобщения практического опыта государствен¬ные архивы ведут методическую работу, направленную на со¬здание и внедрение наиболее целесообразных приемов и мето¬дов конкретных работ.

Основными формами методической работы являются:

• составление инструкций, рекомендаций и других мето¬дических пособий;

• обсуждение и решение методических вопросов на мето¬дической комиссии, экспертно-методической, экспертно-проверочной комиссии, методических совещаниях;

• изучение и обобщение передового опыта архива;

• методическая помощь сотрудникам архива.

Методические пособия создаются государственными ар¬хивами на основе нормативных и методических документов Росархива с учетом имеющегося опыта работы. В них конкретизи¬руются общие методические положения и определяются осо¬бенности работы применительно к специфике профильных для архива документов.

Для рассмотрения и решения вопросов методического обес¬печения работ в госархиве создается методическая (экспертно- методическая) комиссия, в ее состав входят наиболее квали¬фицированные специалисты.

Изучение и обобщение передового опыта работы имеет ряд форм: проведение специальных совещаний для обмена опы¬том по конкретным видам работы или семинаров, изучение специальной архивоведческой литературы, журналов, непос-редственное знакомство с работой тех или иных сотрудников или других архивных учреждений.

Методическая помощь сотрудникам архива осуществляет¬ся путем консультаций и оказания помощи непосредственно на рабочих местах.

29 Научно – техническая информация в архивной отрасли.

Отраслевая система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела состоит из отрас¬левых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ):

• центрального отраслевого органа НТИ - отраслевого центра научно-технической информации в области докумен¬товедения и архивного дела (ОЦНТИ ВНИИДАД);

• служб НТИ государственных архивов.

Деятельность служб НТИ отрасли регламентируется ука¬заниями Росархива.

Для организации работы службы НТИ государственного архива назначается квалифицированный сотрудник, на кото¬рого возлагается:

• изучение информационных потребностей специалистов архива;

• комплектование, хранение, учет, обработка и система¬тизация СИФ;

• ведение справочно-поискового аппарата СИФ, обеспе¬чивающего организацию информации о составе и содержании материалов фонда;

• регулярное и целенаправленное информирование сотруд¬ников архива о составе и содержании материалов СИФ путем предоставления документов для использования, проведения дней информации, организации выставок новых поступлений, составления рекомендательных списков литературы по темати¬ке научных исследований и основным направлениям практи¬ческой работы архива; перечней литературы; действующих нормативных документов;

• изучение материалов научно-технической информации и обобщение данных о наиболее важных отечественных и зару¬бежных достижениях науки, техники и передового опыта и под¬готовка рекомендаций по их внедрению в практику работы архива;

•регулярное и своевременное направление в СИФ ОЦН¬ТИ ВНИИДАД завершенных разработок, имеющих общеотрас¬левое значениеоказание содействия специалистам архива в организа¬ции депонирования рукописных работ узкоспециального характера.

Состав СИФ архива. Справочно-информационный фонд архива состоит из фонда первичных материалов (печатных, неопубликованных и непубликуемых) и справочно-поискового аппарата.

Фонд первичных материалов включает:

• литературу по документоведению, архивоведению, ар¬хеографии и смежным научным дисциплинам, по вопросам управления и организации труда, планирования, нормирова¬ния, организации научно-информационной деятельности;

• официальные и ведомственные издания, нормативные и научно-методические документы, справочную литературу, до¬полняющую документы архива и необходимую для его научно- исследовательской и информационно-справочной работы;

• нормативные и научно-методические разработки по до¬кументоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;

• неопубликованные разработки архива, депонированные рукописи.Справочно-поисковый аппарат СИФ архива представляет собой системукаталогов и картотек, которая обеспечивает на¬копление и выдачу информации о составе и содержании мате¬риалов СИФ, а также материалов профильного для архива характера.

25 ЦЕЛИ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Использование документов архива - комплекс работ по обес¬печению информационных потребностей общества в ретроспек¬тивной документной информации.

Цели использования документов могут быть:

• управленческие;

• политические;

• экономические;

• научные;

Использование документов в управленческих целях предполага¬ет информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов воп¬росов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео¬логии и политики правительства; для укрепления государствен¬ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и измене¬нии административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов в экономических целях дос¬таточно разнообразно:

• при прогнозировании и планировании экономического разви¬тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи¬вным документам;при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра¬бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель¬но изучение архивных данных при проведении геологических изыс¬каний и горных работ. Использование документов в научных целях предполагает прове¬дение научных исследований по историческим источникам, хра¬нящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представите¬ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти¬тые ученые, но и студенты, и даже школьники.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо¬зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, Формы использования архивных документов - это определен¬ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж¬дому направлению использования. По каждой форме использо¬вания, как правило, составляются определенные информаци¬онные документы.

Основными формами использования в архи¬ве являются:

• информационное обеспечение организаций, структурных под¬разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

• исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

• инициативное информирование учреждений и организац. Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологи¬ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

• тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

• персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет¬ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

30 ПЛАНИРОВАНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ И АРХИВАХ УЧРЕЖДЕНИЙ.

Планирование - деятельность по составлению планов, опреде¬ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре¬вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ¬ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом¬ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч¬ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги¬альные совещательные органы, в работе которых принимают уча¬стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен¬тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея¬тельности архива;

– научный совет (для координации исследовательской и изда¬тельской работы);

– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк¬турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра¬вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо¬дя из объема документов архива, хронологических границ, ста¬туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще¬ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.

План государственного архива

1. План работы архива на год.

1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.

1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).

2. План структурного подразделения архива на год.

3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.

4. Отчет о выполнении работы архива за год.

5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).

6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.

7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.

8.Табель учета рабочего времени работников архива

План архива учреждения

1. План работы архива учреждения на год.

2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).

3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).

4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов.

5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).

6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).

7.Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным.

Перс¬пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от¬расли.

План работы архива состоит:

• из введения;

• текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

• расчетной части (основных показателей плана работы на год);

• предложений (плана научно-издательской и научно-исследо¬вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ¬ления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на-правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи¬ва могут прилагаться документы централизованного государствен-ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку¬ментов в организациях -источниках комплектования.