- •9)Формы регистрации корреспонденции
- •10)Порядок движения документов в организации
- •Обработка поступающих документов
- •Обработка отправляемых документов
- •Регистрация и контроль исполнения документов
- •11) Учет объема документооборота
- •12) Технология контроля исполнения документов
- •Сроки исполнения документов
- •13) Эффективность документооборота
- •14) Классификация документов
- •Классификация документов
- •15) Организационные документы
- •16) Документирование работы коллегиальных органов
Обработка отправляемых документов
Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.
В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлялся проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами; на этапах исполнения и завершения работ порядок операций такой же, как и с входящими документами.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе, определение сроков хранения либо уничтожение документов.
Регистрация и контроль исполнения документов
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти ПК.
Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.
Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализованно: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская - в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности - в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- коммерческие контракты;
- документы, имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год, с 1 января по 31 декабря. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру могут указывать место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Например, номер документа №72/01-05 включает:
72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
01-05 - номер дела по номенклатуре.
Или: №72-ВН, где 72 - порядковый номер; ВН - Владимир Николаев, автор документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, А-143 и т.д., при регистрации приказов по кадровым вопросам порядковый номер дополняется буквой «К» или буквенным индексом «л/с» (личный состав).
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения документов в организации может осуществляться различными должностными лицами. Прежде всего, он входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Технологическое обеспечение контроля за исполнением во многих организациях (учреждениях) осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.
В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не обязателен.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, включают документы директивных и вышестоящих органов, распорядительные документы самого учреждения (предприятия), важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, определяются типовые сроки их исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, в государственных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, по подаче апелляций на решение финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления.