7. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций

Денежные средства – аккумулированные в денежной форме на счетах в банках доходы и поступления, находящиеся в постоянном хозяйственном обороте организации и используемые ею для собственных целей.

Поступление денежных средств. В кассу организации наличные денеж­ные знаки поступают с расчетных сче­тов, а также в результате платежей на­личными за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т. п.

Для получения денег со своих счетов организации выдается че­ковая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и т. п.). Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной сум­мы — у организации.

Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ор­дерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного рабо­тника бухгалтерии и кассира. В приходном ордере кроме обязате­льных реквизитов (номера, даты и т. п.) указывают, за что или на какие цели получены денежные средства (получение в банке; оплата продукции или услуг; возврат остатка подотчетных сумм и т. п.).

В большинстве случаев при получении денежных платежей от физических лиц по коммерческим операциям кроме квитанции к приходному ордеру им выдается чек контрольно-кассовой маши­ны. За накопление в кассе наличных денег сверх установленных ли­митов и за превышение предельной суммы расчетов наличностью согласно действующему законодательству к самой организации и ее руководителям могут быть применены штрафные санкции.

Выдача денежных средств. Выдача наличных денег из кассы про­изводится по расходным кассовым орде­рам или надлежаще оформленным пла­тежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них спе­циального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым орде­рам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная над­пись руководителя организации, на расходных кассовых ордерах она необязательна. При выдаче денег отдельным лицам по кассовым ордерам тре­буется предъявление документов, удостоверяющих личность полу­чателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка в по­лучении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполне­ния погашаются штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

Заработная плата, пособия, пенсии, стипендии выдаются кассиром по платежной ведомости или платежному чеку без заполнения расходных ордеров на каждого получа­теля. На платежной или на расчетной ведомости (при выдаче по платежным чекам) должна быть разрешительная надпись руко­водителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы прописью.

По истечении срока выдачи денег по ведомости (обычно в тече­ние трех дней) против фамилий лиц, не получивших причитающу­юся им сумму, кассир ставит штамп "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. На общую сумму выданных по ведо­мости денежных средств составляют расходный кассовый ордер.

Отчет кассира. Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге, которая должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а стра­ницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно про­изводят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира.

В конце рабочего дня кассир подводит итоги операций по при­ходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной налично­сти на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной лист или копию записей в кассовой книге с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет кассовых операций. Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры по счету Кассы в виде журналов или ведомостей накопительного характера в ручном и машинном испол­нении. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассо­вой книги, данные которых группируют по каждому синтетическому счету, корреспондирующему со счетом Кассы.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета Кассы выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документа­ми, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты ко­торой оформляют актом.

Выдача денежных средств в подотчет должностным лицам организации. Деньги под отчет рекомендуется выдавать только из кассы. Выдача денежных чеков для получения подотчетных сумм непо­средственно с расчетного счета в банке, как правило, не допуска­ется. Это необходимо для того, чтобы весь расход наличных денег отражался через кассу.

В установленные организацией сроки подотчетные лица дол­жны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный в установленном порядке авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представля­ется в бухгалтерию. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, и произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Своевременно не возвращенные суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда,

Для учета расчетов с подотчетными лицами ведется специаль­ный накопительный регистр по счету Расчетов с подотчетными лицами.