2 Направления:

1. Управление электронным документооборотом

• Электронное делопроизводство

• Документооборот

• Корпоративные системы управления документами

2. Управление электронным содержимым (ESM).

Системы ЭУД

• Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях

• Обеспечивают контроль над потоками документов в организации

Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Преимущества российской системы делопроизводства:

• Контроль за документом начинается с момента его поступления

• Централизация контрольных функций

• Единые нормы документооборота

Требования распределенной архитектуры управления документами:

• Масштабируемость

• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалам на протяжении всего их жизненного цикла

• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов

• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через web-браузеры

• Открытая, расширяемая архитектура

• Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций

Основные функции систем ЭУД:

• обработка и хранение документов

• управление потоками работ (передача документов между исполнителями)

• контроль исполнительской дисциплины

• поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

• работа с взаимосвязанными документами

• регламентация прав доступа

• списание документов в дело

• интеграция с внешними системами электронной почты и т.д.

В качестве технологической основы электронного документооборота используется Oracle, MS SQL, MS Exchange, хранилище.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе ИКТ.

Основное отличие и преимущество корпоративной системы ЭУД – обеспечение универсальности повсеместного доступа к среде для работы со всеми типами документов в масштабе всей организации.

Тактические преимущества:

• физическое освобождение места

• уменьшение затрат на копирование

• уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

• уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

• уменьшение затрат на бумагу

• повышение продуктивности работы

Стратегические преимущества:

• рост оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах

• улучшения в работе

• улучшения в принятии решений

• улучшения в обслуживании, если речь идет, например, об органах гос. Власти.

Классификация ЭДО.

1. Классификация

2. Базовые технологии эдо

3. Общий обзор состояния и основные тенденции развития мирового рынка сэд

Концепция ЕСМ. Бизнес - преимущества:

• Интегрирует все контентно- и процессно – ориентированные технологии внутри предприятия , организации;

• Обеспечивают общую инфраструктуру для управления его документооборотом;

• В ЕСМ-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных : хранилища электронных документов, файловые системы, электронную почту, СУБД

• В ЕСМ-инфраструктуре реализуются сервисы управления корпоративным содержимым: персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и т.д.

Возможности ЕСМ-систем:

• общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов

• функции управления процессами: способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ

• интеграция с другими ЕСМ – системами: способность интеграции ЕСМ – системы с внешними ERP – системами , офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД.

СЭД совместно с ERP обеспечивают:

• ускорение и облегчение внедрения ERP-систем

• использование СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами

• использование СЭД как средства построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

Классификация СЭД по технологиям управления документами:

1. СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (EDMS). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документам, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Обеспечивают хранение и поиск документов в оригинальных форматах с возможностью их группировки в папки.

Документоориентированный подход может обеспечить в ряде ЕДМС – систем до 80 % функциональности системы при меньшей стоимости внедрения (мнение аналитиков). Компании: Documentum, Hummingbird, FileNet. Обеспечивают хоз. уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержанием.

2. Корпоративные СЭД (EDM). Обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Компании: Lotus(Domino.Doc), Nowell(Novell Groupwise), Open Text (Live Link)…

3. Системы управления содержимым. Обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Компании: Adobe, Excalibur, Documentum, Microsoft.

4. Системы управления информацией – порталы. Обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/Intranet/Extranet. С их помощью реализуется возможность накопления и применения опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Компании: Excalibur,Verity, Lotus…

5. Системы управления изображениями.

6. Системы управления потоками работ. Предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Компании: Lotus, FileNet…

7. Системы управления корпоративными электронными записями. К числу корпоративных решений, требующих решения вопросов управления электронными записями, входят решения, требующие сохранения содержимого ERP – систем, бухгалтерских систем, почтовых систем, систем управления отчетами, выводом, программными средствами корпоративной работы.

8. Системы управления выводом (OMS). Основное предназначение генерация выходных документов. В некоторых OMS – системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. OMS – системы – интегрированные системы архивации и поиска документов.

Универсальные системы – системы, которые включают в себя как базовый пакет, так и ориентированы на разработку в соответствии с конкретным заказчиком.

Сервисно-ориентированная пользовательская среда на базе ESM-инфраструктуры:

• Создание и публикация информации

• Создание документов

• Обсуждения

• Совместная работа

• Версии и преобразовательные копии

• Структурирование и поиск информации:

• Удобная навигация

• Персонификация

• Поиск

• Корпоративное управление информацией:

• Журнал аудита

• Контроль доступа

• Доступность

• Регламенты хранения

Технология толстого клиента.

Плюсы:

• Возможность автономной подготовки документов и небольшой трафик обмена

• Не столь требовательный к среде передачи данных

• Независимые архивы документов, развитые аналитические функции

• Наличие на пользовательской стороне локальных справочников

• Гибкая интеграция с внешними системами и самодостаточность программного обеспечения

• Легкость установки и обучения

• Возможность использования стандартных коммуникационных решений

• Распределенная обработка документов

Минусы:

• Сложность удаленного сопровождения обновления

• Неподконтрольность организатору сети пользовательского программного обеспечения

• Возможность перезагрузки сервера.

Технология тонкого клиента.

Плюсы:

• Простота массового внедрения и низкая стоимость сопровождения

• Централизованные базы данных

• Интернет, доступность из любой точки мира

• Он-лайн обработка на уровне единой базы данных

Минусы:

• Возможность работы только в сеансы связи

• Отсутствие доказательного материала на стороне пользователя

• Наличие на сервере, подчиненного организатору сети, всей информации, с которой работает пользователь узких мест при массовом обслуживании – серверы, каналы доступа и т. д.