5.3 Облік іншої поточної дебіторської заборгованості

У ряді випадків підприємства під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (послуг), а також при оплаті продукції і робіт, прийнятих від замовників за частковою готовністю, можуть видавати аванси.

Аванс є грошовою сумою або іншою майновою цінністю, яка передається в рахунок виконання договірного зобов’язання. Це повний або частковий платіж. Здійснюючи авансовий платіж, покупець фінансує продаж за деякий час до надходження товару.

Для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей (виконання робіт, надання послуг), а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, передбачено рахунок 371 «Розрахунки за авансами виданими».

Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформлюють платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформлюється розрахунком (довідкою) бухгалтерії

Аналітичний облік за рахунком 371 «Розрахунки за авансами виданими» ведеться в розрізі окремих одержувачів грошових коштів у вигляді авансових платежів (за кожним дебітором).

У процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку. При цьому аванс на закордонне відрядження повинен видаватися у валюті тієї країни, до якої працівник відряджається, або у вільноконвертованій валюті в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування з дотриманням вимог НБУ щодо вивезення іноземної валюти за кордон.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи (Додаток №28).

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, прибувають з відрядження.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючи документи.

Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання (Додаток №29).

Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

· суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника;

· суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного від звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в наступні строки:

- за відрядженнями – протягом трьох днів після повернення з відрядження (при закордонних відрядженнях у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) – 20 робочих днів);

- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, – протягом 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

- на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо підзвітна особа не надала звіт та необхідні виправдовуючи документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. До того ж, без подачі та підтвердження авансового звіту за попереднє відрядження, працівник не може отримати гроші з каси підприємства за наступне.

Видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.

Надходження ж товарно-матеріальних цінностей від підзвітної особи, тобто їх оприбуткування, підтверджує прибуткова накладна. В прибутковій накладній зазначається синтетичний рахунок на якому обліковується даний вид ТМЦ їх найменування, одиниця виміру, кількість отриманих цінностей ,їх ціна та загальна сума; а також зазначається, куди були вони оприбутковані.

Дебіторська заборгованість підзвітних осіб нараховується за фактом отримання даними особами авансових підзвітних сум і погашається при повному розрахунку за даними сумами.

Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з виробничою діяльністю, списуються на собівартість продукції, на придбання ТМЦ включаються в суму фактичних витрат на придбання даних цінностей.

Підприємством видано гроші підзвітній особі на придбання марок та конвертів підтвердженням цього є Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та чеки.

Отже, у процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження, виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу. На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, прибувають з відрядження. Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.

Субрахунок 373 «Розрахунки за нарахованими доходами» призначений для відображення нарахованих дивідендів, відсотків, роялті, які належить отримати підприємству від спільної діяльності, володіння корпоративними правами в порядку участі в капіталі, в асоційованих і неасоційованих підприємствах.

Субрахунок 374 «Розрахунки за претензіями» слугує для контролю за договірною дисципліною та відшкодуванням витрат при доставці вантажів й порушенні умов договорів поставок. На субрахунку 374 обліковуються претензії, які висуває підприємство постачальникам, підрядникам, транспортним органі-заціям, що визнані винними юридичними особами чи господарським судом.

На субрахунку 374 ведеться облік претензій за: завищення цін на виробничі запаси й інші цінності; арифметичні помилки при підрахунках сум у документах; невідповідність якості поставле-них цінностей умовам договору; нестачу вантажів при прийманні на залізниці, на складі; браковану продукцію; у оплату простоїв з вини постачальника; помилково списані чи зараховані на поточні рахунки суми з вини працівників банку; нестачі вантажів при їх перевезенні; пені, штрафи, неустойки за порушення умов догово-ру; інші причини.

Суми претензій розраховуються на основі актів приймання матеріальних цінностей, письмової згоди постачальників відшкодувати збитки, рішень господарських судів, розрахунків бухгалтерії щодо нестач, крадіжок у дорозі тощо.

Претензія розглядається в місячний термін із дня її отримання. Про результати розгляду заявникові повідомляється письмово.

Вексель - це цінний напір, який засвідчує безумовне грошове зобов’язання векселедавця сплатити у визначений строк визначену суму грошей власнику векселя (векселедержателю). Привабливість векселя до використання зумовлене тим, що це не тільки зобов’язання, а й цінний папір, котрий можна продати, купити, заставити, обміняти тощо. Перевагою векселя над іншою дебіторською заборгованістю є те, що за векселем можна отримати дохід у вигляді відсотків або певної суми, а також те, що він відрізняється більшою ліквідністю, ніж поточна дебіторська заборгованість.

Видавати вексель можна лише за оформленням грошового боргу за фактично відвантажені товари, виконані роботи, надані послуги.

Векселі класифікуються на:

1)прості та переказні;

2) відсоткові та безвідсоткові.

Простий вексель виписується позичальником (векселедавцем) і містить нічим не зумовлене зобов’язання сплатити певну суму грошей кредиторові (векселедержателю).

Переказний вексель виписується кредитором (векселедавцем) і містить нічим не обумовлену пропозицію до позичальника сплатити певну суму грошей третій особі

Переказний вексель відрізняється від простого тим, що об'єднує принаймні трьох суб'єктів фінансово-господарської діяльності: векселедавця (трансанта) - особу, яка видала вексель; векселедержателя (ремітента) - особу, якій видали вексель; платника (трасата) - особу, котрій векселедавець пропонує оплатити вексель. Оскільки платник не бере участі у складанні векселя, то векселедержатель направляє після отримання вексель платнику для акцепту, тобто відмітки на бланку векселя про згоду оплатити його. У випадку повної або часткової відмови від акцепту векселя, векселедержатель має право вимагати оплатити вексель векселедавця. Фактично простий вексель є спрощеною формою переказного, у якому векселедавець та платник співпадають.

При передачі як простого, так і переказного векселя векселедержателем (індосантом) робиться передавальний напис (індосамент) на зворотному боці векселя. Якщо не обумовлено інше, індосант відповідає за акцепт та платіж.

Відсоткові векселі містять визначену ставку річного відсотка за векселем.

Нарахування доходу за відсотками починається з дня видачі векселя, якщо в ньому не обумовлено інший строк і закінчується у день пред'явлення векселя до погашення.

Облік отриманих векселів проводиться за номінальною вартістю на рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані", який має два субрахунки:

341 "Короткострокові векселі, одержані в національній валюті";

342 "Короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті".

Облік простого та переказного векселів подібний. Відмінності можна знайти в обліку відсоткового та безвідсоткового векселів. Тому усі господарські операції з векселями розглядатимуться для цих двох видів векселів окремо.

Обліку та аналізу розрахунків з дебіторами приділяється значна увага управління. Оскільки дебіторська заборгованість відволікає дефіцитні ресурси підприємства у активи, котрі не приносять доходів, то розмір боргів дебіторів, склад дебіторів та їх платоспроможність підлягають вивченню, аналізу, контролю та застосуванню фінансових інструментів, що допоможуть прискорити оборотність дебіторської заборгованості або отримати дохід від таких боргів. Зокрема, можна використати різні методи прискорення інкасації дебіторської заборгованості, отримати вексель, що передбачає одержання доходу, передати вексель, розраховуючись із кредитором або дисконтувати його у банку.

Наприкінці звітного періоду дебіторська заборгованість аналізується і групується за даними аналітичного обліку на звичайну, сумнівну і безнадійну.

Нормальна дебіторська заборгованість повинна бути сплачена в строк, передбачений договором.

Сумнівна — це прострочена дебіторська заборгованість, щодо якої існує ймовірність непогашення боржником. На фактичну суму цієї заборгованості пропонується в бухгалтерському обліку створювати резерв сумнівних боргів. Створення та використання цього резерву ведеться на рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів». Цей рахунок використовується для корегування оцінки дебіторської заборгованості покупців і замовників за товарних операціями та інших дебіторів за нетоварними операціями.

За кредитом рахунка 38 «Резерв сумнівних боргів» обліковується створення резерву:

Д-т 944 «Сумнівні та безнадійні борги»

К-т 38 «Резерв сумнівних боргів».

Сума резерву, що створюється визначається одним з двох методів: прямим або за коефіцієнтом сумнівності. Перший метод застосовується на невеликих підприємствах, де можна з даних аналітичного обліку визначити тих дебіторів, відносно яких існує ймовірність непогашення. На підприємствах з великою кількістю дебіторів резерв сумнівних боргів визначається на основі класифікації заборгованості за товари і послуги за строками її непогашення. Коефіцієнт сумнівності встановлюється за даними попереднього періоду.

Якщо резерв створено, прострочена сумнівна дебіторська заборгованість списується на дебет рахунка 38 «Резерв сумнівних боргів»:

Д-т 38 «Резерв сумнівних боргів»

К-т 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»

К-т 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

Безнадійна дебіторська заборгованість в кінці звітного періоду відноситься на дебет рахунка 944 «Сумнівні та безнадійні борги» і врешті-решт впливає на зменшення доходів.

Для оцінки сумнівної заборгованості у звітному періоді використовується метод процента від чистої реалізації в кредит

Інвентаризація дебіторської заборгованості полягає у виявленні за відповідними документами її залишків і ретельній перевірці обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках. Члени інвентаризаційної комісії встановлюють терміни виникнення дебіторської заборгованості, її реальність, осіб, винних у пропущенні термінів позовної давності, перевіряють вжиті заходи зі стягнення заборгованості.

На рахунках обліку розрахунків із дебіторами повинні залишатися виключно узгоджені суми, відображення в обліку неврегульованих сум не допускається. Реальність даних бухгалтерського обліку про стан розрахунків підтверджується актами звірки.

Перед початком інвентаризації підприємство-кредитор усім дебіторам повинно передати виписки про їх заборгованість, що пред’являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори зобов’язані протягом десяти днів від дня отримання виписок підтвердити заборгованість або надати свої заперечення.

При інвентаризації стану розрахунків із працівниками підприємства перевіряються звіти підзвітних осіб за виданими авансами із врахуванням їх цільового призначення; виявляються невиплачені суми заробітної плати, які підлягають депонуванню, а також суми та причини виникнення пере виплат працівникам; обґрунтованість відображеної в бухгалтерському обліку заборгованості за недостачами та крадіжками.

Особливу увагу інвентаризаційна комісія приділяє перевірці дат виникнення і строків погашення дебіторської заборгованості, простроченій заборгованості, а також оцінці дебіторської заборгованості.

Результати інвентаризації розрахунків оформлюються актом. У ньому перераховуються рахунки, за якими проводилась інвентаризація, зазначаються суми непогодженої заборгованості, безнадійних боргів, а також заборгованості, за якою закінчився термін позовної давності. За цими видами заборгованості до акту інвентаризації розрахунків додається довідка, в якій наводяться назви й адреси дебіторів, сума заборгованості, зазначаються причини її виникнення, з якого часу та на підставі яких документів. За сумою дебіторської заборгованості, за якою минув термін позовної давності, в довідці зазначаються особи, які винні в пропущенні цих термінів.

Кожний об’єкт інвентаризації має вартісну оцінку, правильне визначення якої є однією з вимог дотримання принципу об’єктивності.

Специфіка проведення інвентаризації дебіторської заборгованості полягає в тому, що перевірка здійснюється за допомогою прийомів документального контролю:

1) прийоми перевірки окремого документу: формальна перевірка; арифметична перевірка; нормативно-правова перевірка;

2) прийоми перевірки декількох документів, що відображають одну і ту ж або взаємопов’язані операції: зустрічна перевірка; взаємний контроль;

3) прийоми перевірки документів, що відображають рух однорідних цінностей: контрольне порівняння; відновлення кількісно-сумового обліку; хронологічна перевірка.

Специфікою процесу інвентаризації дебіторської заборгованості є необхідність перевірки поряд з суто бухгалтерською інформацією відповідності здійснених операцій законодавчо-правовим нормам.

Загальний строк позовної давності для правовідносин, що регулюються законодавством України, визначено Цивільним кодексом України і становить три роки, але в окремих випадках може встановлюватись спеціальна позовна давність, менша або триваліша порівняно із загальною (від 1 до 10 років).

Для міжнародних договорів можуть бути встановлені інші правила, які відповідають Конвенції про позовну давність у міжнародній купівлі-продажу товарів А\CONF\63\15, яка ратифікована Україною. Відповідно до неї строк позовної давності становить 4 роки.

Дата виникнення заборгованості та початок строку позовної давності можуть не збігатися, тому важливо перевірити обидві дати. Суми, за якими минув строк позовної давності, повинні бути списані з балансу з відображенням у складі доходів.

Перед початком проведення інвентаризації необхідно скласти акти звірки взаємної заборгованості.

За актами звірки розрахунків з дебіторами комісія встановлює строки виникнення, можливість погашення заборгованості й осіб, з вини яких пропущено строки позовної давності.

При інвентаризації заборгованостей складається акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими кредиторами та дебіторами.

До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську та кредиторську заборгованість, за якою строк позовної давності минув.

Безпосередньо відображення в фінансовій звітності результати проведених інвентаризацій не знаходять, однак опосередковано вони відображаються наступним чином:

· в Балансі (ф. №1) суми розбіжностей між даними обліку та даними, що були отримані за результатами інвентаризації, відображаються в ΙΙΙ та ΙV розділах пасиву Балансу – довгострокові та поточні зобов’язання відповідно (див. дод. 1,2,3,4,5);

· в Звіті про фінансові результати (ф. №2) наслідки проведених інвентаризацій знаходять відображення у складі інших операційних доходів, інших операційних витрат, інших доходів, інших витрат (див. дод 6,7,8,9,10);

· в Звіті про рух грошових коштів (ф. №3) – як збільшення (зменшення) поточних зобов’язань та інші надходження та платежі (див. дод. 11,12,13,14,15);

· в Звіті про власний капітал (ф. №4) – у складі виплат власникам (у разі неправильного нарахування дивідендів) (див.дод. 27,28,29,30,31);

· у Примітках до річної фінансовий звітності (ф. №5) – у розділі V “Доходи і витрати” у складі інших операційних доходів та витрат; інших доходів та витрат (див. дод. 16,17,18,19,20).