Тема 2.2 Управление записями

Перемещение между записями. Редактирование

Когда таблица открыта для ввода и редактирования данных (в режиме таблицы), для перемещения между записями можно использовать мышь, клавиатуру, вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, поле номера записи внизу окна и кнопки переходов по записям. (Рис. 2.13).

Чтобы выбрать поле, надо щелкнуть его мышью. Для перемещения по полям используются клавиши управления курсором и приведенные ниже клавиши:

 Tab — перемещение к следующему полю справа;

 Shift+Tab — перемещение к следующему полю слева;

Ноmе — переход к первому полю;  

End — переход к последнему полю.

Выделение всех записей

Выделение поля

Выделение строки

Предыдущая запись

(выполняется возврат к предыдущей записи).

Следующая запись

(выполняется переход к следующей записи).

Первая запись

(выполняется переход к началу таблицы).

Последняя запись

(выполняется переход в конец таблицы).

Новая запись

(создается новая пустая запись).

Поле номера записи

Отображается номер текущей записи. При вводе номера с клавиатуры происходит переход к записи с указанным номером.

Рис. 2.13 Возможности выделения записей и перемещения между ними

Горизонтальная и вертикальная полоса прокрутки позволяет просматривать таблицы с большим количеством полей и строк. Однако в ряде случаев нам надо постоянно видеть определенные столбцы, например при просмотре данных о студентах необходимо постоянно видеть их фамилии, имена и отчества. Для этого в режиме таблицы надо выделить нужные столбцы и выбрать пункт МЕНЮ:

ФОРМАТ – Закрепить столбцы

Если потребность в постоянном отображении столбца на экране, отпадет, то надо выбрать в МЕНЮ:

Формат – Освободить все столбцы

Чтобы не загромождать отображение таблицы, часть столбцов можно скрыть, (например, столбцы, содержащие объекты OLE). Для этого нужно поставить курсор в выбранный столбец и выбрать пункт МЕНЮ:

ФОРМАТ – скрыть столбцы

Тот же результат можно получить, если перетащить правую границу столбца в области выделения так, чтобы она совпала с левой границей, и нажать кнопку Сохранить на панели инструментов.

Для отображения на экране скрытых столбцов выберите в МЕНЮ:

ФОРМАТ – отобразить столбцы

Выбор условий сортировки

Современные СУБД позволяют различным образом отобразить содержащуюся в них информацию без изменения действительного размещения данных. Одним из наиболее эффективных методов упорядочивания данных по заданным полям (в режиме таблицы) является сортировка.

В процессе сортировки текстовые записи можно сортировать в алфавитном порядке. Числовые, денежные, временные данные можно сортировать по возрастанию или убыванию, например, работнику коммерческой фирмы могут потребоваться сведения, кто из клиентов сделал наиболее дорогие заказы.

Для сортировки данных надо поставить курсор в то поле, по которому будет производиться сортировка, и выполнить команду МЕНЮ:

З АПИСИ – Сортировка – тип сортировки

или воспользоваться кнопками на панели инструментов: .

Аналогично можно проводить сортировку по нескольким соседним полям, предварительно выделив их. В MS Access сначала сортируются записи, расположенные в самом левом столбце, затем в следующем столбце справа и т.д.

Если попытаться закрыть таблицу после сортировки, то появится запрос: «Сохранить изменения макета или структуры таблицы?» Если выбрать «Да», то после закрытия таблицы измененный порядок сохраняется автоматически.

Для повышения скорости сортировки и поиска записей можно проиндексировать отдельное поле или комбинацию полей. Индекс — это средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных. Первичный ключ запрещает ввод в поле повторяющихся значений, однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других полей.

Для одной таблицы MS Access позволяет создать до 32 индексов, из которых пять могут быть составными. Составной индекс может включать до 10 полей. С увеличением количества индексов уменьшается скорость добавления новых записей, так как каждая новая запись требует добавления к ней индексов.

Для создания индекса для одного поля надо открыть таблицу в режиме конструктора. В верхней части окна нужно выделить поле, для которого необходимо создать индекс. В нижней части окна на вкладке «Общие» выделите ячейку «Индексированное поле» и установить значение «Да» (Допускаются совпадения), если допускает дублирование данных для выбранного поля. Значение «Да» (Совпадения не допускаются) не допускает совпадения ни для каких двух записей значения этого поля (Рис. 2.14).

Рис. 2.14 Выбор свойства индексированного поля

Д ля создания составного индекса надо открыть таблицу в режиме конструктора и на панели инструментов Конструктора таблиц нажать кнопку «Индексы» . При этом откроется окно, содержащее информацию обо всех индексах таблицы (Рис. 2.15).

Рис. 2.15 Окно «Индексы»

В столбце «Имя поля» надо нажать кнопку раскрытия списка и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс. В следующей строке столбца «Имя поля» указать второе индексируемое поле. Поле «Индекс» для этой строки надо оставить пустым. Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в составной индекс. В верхней части окна индексов выбрать новое имя индекса. В нижней части окна индексов в ячейке «Уникальный индекс» выбрать значение «Да».

Рис. 2.16 Создание составного индекса

Применение фильтра

Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора или сортировки данных. Фильтры применяются в режиме таблицы. Применение фильтра позволяет ограничить количество просматриваемых записей и отобрать только те, которые удовлетворяют заданным условиям. В Access поддерживаются различные способы отбора записей с помощью фильтров.

Фильтр по выделенному фрагменту. В некоторых случаях нам надо найти в базе данных только те записи, которые содержат выделенное значение, служащее образцом для отбора. Например, существует большая таблица с данными о студентах. Если выделить в поле «Год рождения» значение 1990, то при фильтрации по выделенному в таблице фрагменту останутся только записи тех студентах, которые родились в указанном году. Для установления фильтра по выделенному надо выбрать в пункте МЕНЮ:

З АПИСИ – Фильтр – Фильтр по выделенному

или воспользоваться кнопкой на панели инструментов.

С помощью фильтра можно также отобрать те записи, которые в данном поле не содержат выделенное значение. (Все студенты, кроме тех, которые родились в 1990 году). Для создания фильтра надо выделить значение (1990) и выбрать команду:

ЗАПИСИ – Фильтр – Исключить выделенное

Рассмотренные фильтры не сохраняются после закрытия таблицы, поэтому их приходится создавать заново после повторного ее открытия.

Команда «Фильтр для» позволяет ввести значение или выражение, которое будет служить критерием фильтрации при поиске.

Для создания подобного фильтра надо выбрать в МЕНЮ:

З АПИСИ – Фильтр – Изменить фильтр

или воспользоваться кнопкой на панели элементов.

При этом в каждом из полей таблицы (или в некоторых из них) можно будет выбрать необходимые данные из раскрывающегося списка, или ввести условия, по которым будет производиться фильтрация данных.

Для выполнения процесса фильтрации выберите в МЕНЮ:

З АПИСИ – Применить фильтр

или воспользоваться кнопкой на панели инструментов.

Расширенный фильтр. На экране отобразится окно, где в ячейку Условия отбора надо ввести критерии, по которым будет производиться фильтрация. В качестве критерия можно использовать различные текстовые значения, например: And, Or, Not; операторы равно, больше, меньше, не равно; даты. Для поиска записей, имеющих в конкретном поле пустые (непустые) значения, надо ввести в это поле выражение Is Null (Is Not Null). (Рис. 2.17)

Рис. 2.17 Создание расширенного фильтра

Для установления фильтра по выделенному надо выбрать в пункте МЕНЮ:

ЗАПИСИ – Фильтр – Расширенный фильтр

Для выполнения фильтрации выберите команду

ЗАПИСИ – Применить фильтр

Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

После окончания работы с фильтрами для отображения всей таблицы нудно выбрать в МЕНЮ:

З АПИСИ – Удалить фильтр

или выключить на панели инструментов кнопку .

Поиск и замена данных

Поиск информации в базе данных путем просмотра большой таблицы, содержащей тысячи записей, займет много времени. Access предлагает несколько способов поиска или замены нужных данных:

- воспользоваться горизонтальной и вертикальной полосами прокрутки;

- провести автоматизированный поиск конкретных записей или определенных значений в полях с помощью диалогового окна «Поиск и замена».

Для поиска или замены данных надо открыть таблицу (в режиме таблицы), поставить курсор в поле, по которому будет производиться поиск (замена) данных и выполнить команду МЕНЮ:

ПРАВКА – Найти

и ли выбрать кнопку на панели элементов.

П оявится окно «Поиск и замена» (Рис. 2.18), содержащее две вкладки:

Рис. 2.18 Окно поиска и замены данных

Для каждой их вкладок надо выполнить следующие действия:

- Слово или фразу надо ввести в поле «Образец». Нажать кнопку «Найти далее». (Быстрее всего операция поиска выполняется по полному значению поля или по первым символам в одном индексированном поле.)

- В поле «Поиск в» выбрать название таблицы, в которой происходит поиск (замена) данных.

- Раскрывающийся список «Совпадение» содержит три позиции, определяющих тип совпадений. Поиск информации в базе данных «С любой частью поля» — производит поиск информации, часть которой совпадает с представленной в таблице, например, по образцу "ань" в поле «Город» могут быть найдены города Казань, Рязань и т.п.  Поля целиком — искомая информация должна полностью совпадать с той, которая приведена в поле.  С начала поля — искомая информация должна быть представлена в начале поля, например, по образцу «нев» будет найдена Нева, а не Кишинев.

- Раскрывающийся список «Просмотр» — позволяет выбрать направление поиска: Вверх (к первой записи), Вниз (к последней записи) или Все (во всей таблице).  

- Флажок «С учетом регистра» — задает поиск с учетом регистра символов при сравнении с образцом, заданным в поле «Образец».

- Флажок «С учетом формата полей» — надо использовать при поиске данных в указанном формате отображения (например, дата, сохраненная в формате 05.01.92, может выводиться как 05-янв-92). Такой поиск является обычно самым медленным.

Если надо заменить значения, обнаруженные при поиске, надо открыть вкладку «Замена».