9 Бизнес - коммуникации в тоо «sd Company»

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты. Коммуникации на предприятии (внутренние) делятся на два вида: вертикальные и горизонтальные, вертикальные же делятся в свою очередь на восходящие и нисходящие.

Восходящие коммуникации -это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложений. Нисходящие коммуникации - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным (передача сотрудникам указаний). Горизонтальные коммуникации - это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией. Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой, позволяет ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии). От эффективности организации данного процесса зависит успех фирмы. Чем выше скорость передачи информации.

Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот) , так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства. Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики, жестов, взглядов (недаром встречается выражение "говорящий взгляд"). В процессе общения вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек редко может контролировать свои поступки.

ТОО «SD Company» использует горизонтальные, вербальные коммуникации.

10 Стратегия управления временем в тоо «sd Сompany»(Time- management)

10 главных «поглотителей» рабочего времени :

1. Плохое планирование и плохая организация рабочего времени либо полное

отсутствие системы планирования и организации (системы тайм-менеджмента).

2. Неспособность к обоснованному выбору целей в работе, ясному формулированию задач и расстановке приоритетов.

3. Личная недисциплинированность, непрофессионализм.

4. Слабая организация рабочего места.

5. Непродуманная система информационной поддержки повседневной деятельности.

6. Незапланированное общение — преимущественно по телефону, электронной почте либо с внезапными посетителями.

7. Превышение заранее спланированных временных затрат на выполнение отдельных мероприятий (задач), например на проведение совещаний, работу с документами, переезды и т. п.

8. Недостатки в организации делегирования полномочий другим сотрудникам,

неоправданное стремление «все сделать самому».

9. Потери времени, обусловленные недисциплинированностью и безответственностью деловых партнеров и коллег, как то: несвоевременное, неполное или (и) некачественное выполнение поручений, документов и т.п.

10. Непредвиденные потери времени, являющиеся следствием стечения обстоятельств (например, уличная «пробка» по дороге в офис) или сбоев в работе технических средств организации работы (скажем, «зависание»

компьютера с последующей перезагрузкой и др.)

10 принципов планирования и организации рабочего времени:

1. Своевременный и полный учет задач, вытекающих из содержания профессиональной деятельности (например, по управлению компанией).

2. Регулярное распределение рабочего времени в соответствии с приоритетностью и сложностью задач, выделение части рабочего времени в резерв.

3. Документирование результатов планирования и организации рабочего времени (составление текущих и перспективных планов работы).

4. Делегирование полномочий, связанных с выполнением менее срочных и менее важных задач, своим коллегам.

5. Учет работоспособности в течение периода, отведенного для работы (в течение дня, недели, месяца, года).

6. Концентрация усилий на первоочередном решении задач, от которых, в свою очередь, зависит решение задач второго уровня значимости (срочности, важности).

7. Умелое использование информации в процессе планирования и организации рабочего времени.

8. Способность к самоограничению (умение говорить «нет», когда значимость

той или иной задачи и, следовательно, необходимость ее выполнения не являются очевидными).

9. Самоконтроль расходования времени в ходе выполнения задач профессиональной деятельности.

10. Стремление к постоянному совершенствованию системы планирования и

организации рабочего времени.

Наиболее эффективное управление временем обычно сводится к постановке конкретных целей. Все действия в итоге становятся целями внутри других, более крупных целей. Прежде всего, определите главные цели. После этого раздробите их на ряд более мелких целей и распределите их по времени. Не бойтесь оперировать годами, месяцами, днями и часами. Подобное планирование и управление временем поможет вам навести порядок в работе, а также измерить свои ежедневные результаты.

Рисунок 2 - Структура распределения рабочего времени директора

ТОО «SD Company»

Директор компании «SD Company» тратит 25% времени тратит на телефонные переговоры, на работу с бумагой 13% времени ,на обход участков 13 % времени ,на запланированные встречи 48% времени. Рабочий день директора состоит из 8 часов.

Выводы и предложения

Проанализировав деятельность компании можно сделать следующие выводы: возникли проблемы в результате несвоевременной поставки товара в торговые точки. Для устранения данной проблемы можно предложить следующие рекомендации: отслеживать доставку товара в нужные торговые точки, в нужное время.

Возникли проблемы в результате привезенного некачественного товара в торговые точки. В результате можно предложить следующие рекомендации для более эффективной работы: отслеживать работу грузчиков на складе.

В отделе по принятию товарно-материальных ценностей возникли проблемы с разницей между количеством заявленной продукции и фактическим объемом завезенной продукции. В результате недоучета привезенной продукции в торговую точку. Для устранения проблем связанной с доставкой товара на склад можно предложить следующие рекомендации по организации перевозки грузов, поставить контролера учетчика на месте пребывания товара, составить дополнительный договор с компанией по доставке товаров, где были бы прописаны условия поставки товара на склад, ответственность сторон по порче и сохранности товаров.

В результате анализа по планированию объема продаж товаров, было обнаружено следующее: не выполнение плана. Например, было запланировано в июне месяце продать следующие виды товаров: оливковое масло в количестве 150 банок, но торговыми представителями объем запланированной продукции был не выполнен в среднем на 15% торговыми представителями, которые работают в данной компании более 3-х лет, а новыми торговыми представителями данная продукция была не реализована. В результате было предложено следующее:

- проводить еженедельные тренинги между новыми торговыми представителями по продвижению товаров на рынке,

- повышение квалификации всех сотрудников компании

По стилю руководства ТОО «SD Company», в данной компании руководитель применяет демократический стиль руководства. По нашему мнению необходимо комбинировать стили руководства для более эффективного руководства персоналом предприятия.