Тема 6.6. Конструирование отчетов.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, которые выводятся на экран, файл, на принтер. Отчет может создаваться на основании каких-либо таблиц и/или запросов и в свободной форме. Перед созданием отчета необходимо определить:

цель отчета;

информацию, которая будет включена в отчет и из какой таблицы-источника;

форму отчета (табличная, свободная, почтовые наклейки);

какие вычислительные поля присутствуют в отчете;

необходимо также спроектировать отчет на бумаге перед компьютерным проектированием.

Отчеты можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), отчет с группировкой данных и подведением итогов и почтовые наклейки. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

Варианты объекта «Отчеты»:

отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;

многоколонный отчет - создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок;

табличный отчет - данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

перекрестный отчет – создается на основе перекрестного запроса;

составной отчет – содержит главный отчет и один или несколько подчиненных отчетов;

отчет, полученный путем слияния с документом Word (составной документ);

почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов на почтовых конвертах.

Отчет может содержать следующие основные разделы:

заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

область данных – печатается каждая запись из источника данных;

примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

Тема 6.7. Автоматизация управления базой данных.

При работе с базой данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого MS Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:

пользовательские меню и инструментальные панели;

кнопочные формы управления базой данных;

средства настройки параметров запуска базы данных;

макросы и модули.

Пользовательское меню - это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню MS Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней.

Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой.

Параметры запуска определяют исходные установки MS Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий. Макросы позволяют решать следующие задачи: запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы; открывать окна различных объектов БД; контролировать правильность ввода данных; перемещать данные; выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MS Access используются макросы следующих типов:

Линейные – макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди. Макросы с условием - макросы, в которых отдельные макро-команды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия. Групповые – макросы, объединенные в группы с учетом некоторой логики использования.

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MS Access.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после за­г­рузки MS Access.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.