Тема 8. Организация документооборота

Функции и структура службы делопроизводства. Организация документооборота. Документопотоки, их виды, состав документов, порядок движения.

Технология обработки поступающих документов. Прием первичная обработка документов, рассмотрение, распределение.

Технология обработки документов внутреннего документопотока.

Технология обработки исходящей документации.

Тема 9. Структура баз данных документального фонда организации, контроль за исполнением документов и принятых решений

Регистрация, формы регистрации, автоматизированные системы. Направление на исполнение документов. Сроки исполнения. Контроль исполнения. Снятие документа с контроля.

Тема 10. Оперативное и архивное хранение документов

Систематизация документов. Общие принципы формирования дел.

Номенклатура дел. Оформление и ведение, порядок завершения.

Экспертиза ценности документов. Критерии оценки информационного материала. Экспертная комиссия. Перечни документов порядок использования.

Оформление дел для оперативного хранения. Внутренняя опись. Нумерация листов, заверительная надпись, оформление обложки дела.

Хранение документов. Подготовка документов для сдачи в архив.

ТЕМЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ И МЕТОДИЧЕСКИЕ

Указания по их выполнению для студентов очного отделения

Практическое занятие № 1 (1 час).

Тема: Оформление документов

Цель занятия: проанализировать основные законодательные и нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства организаций СКСиТ, научиться составлять и оформлять бланки организации.

Вопросы для обсуждения:

1. Законодательство РФ о туристическом бизнесе и сфере социально-культурного сервиса.

2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

3. Локальные нормативные документы организации.

Методические рекомендации к занятию:

В процессе изучения темы необходимо определить порядок регулирования делопроизводства организаций. Определить особенности нормативно-методического регулирования делопроизводственной деятельности.

Студенты должны рассмотреть содержание законодательных и нормативных актов, регламентирующих делопроизводство туристических организаций и сферы социально-культурного сервиса в настоящее время, как на федеральном, так и на региональном уровнях (Тюменская область, ЯНАО, ХМАО).

Практические задания для самостоятельной работы:

Изучить законодательные акты в области регулирования делопроизводства организаций:

Федеральный закон от 24 июля 1998 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и доп. от 24 июля 1998 г. 3 135-ФЗ) – М.: ИНФРА-М, 2000. – 12 с.

Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ. /см.Гарант/

Федеральный закон от 24.11.1996 N 132-ФЗ (ред. от 22.08.2004) "Об основах туристической деятельности в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 04.10.1996)// "Собрание законодательства РФ", 19.08.1996, N 34, ст. 4029, "Российская газета", N 159, 22.08.1996.

Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». // Собрание законодательства РФ – 2006- № 31.

Практическое задание на занятии:

1. Проанализировать тексты законодательных и нормативно-методических документов, инструкции по делопроизводству туристической организации, требований ГОСТ Р 6.30-2003.

2. Оформить бланки: общий, письма с угловым и продольным расположением реквизитов.

Раздаточный материал к занятию:

1. Законодательные и нормативные документы (текст, электр.ресурс «Консультант-плюс», «Гарант»)

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры от 08 ноября 2005 г. № 53611) (текст, электр.ресурс «Консультант-плюс», «Гарант») не действует.

3. Инструкции по делопроизводству туристической компании (по выбору студента).

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»

Список источников:

1. Федеральный закон от 24 июля 1998 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и доп. от 24 июля 1998 г. 3 135-ФЗ) – М.: ИНФРА-М, 2000. – 12 с.

2. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

3. Федеральный закон от 24.11.1996 N 132-ФЗ (ред. от 22.08.2004) "Об основах туристической деятельности в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 04.10.1996)// "Собрание законодательства РФ", 19.08.1996, N 34, ст. 4029, "Российская газета", N 159, 22.08.1996.

4. Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». // Собрание законодательства РФ – 2006- № 31.

5. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, и организациях от 30 ноября 1981 г., утв. Постановлением Государственного Комитета СССР по науке и технике № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 268. / Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. – № 2.

6. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М., 2003.

9. ГОСТ Р 1.52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения». - М., 2004.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М., 1991.

Практическое занятие № 2 (4 часа).

Тема: Организационно-распорядительная документация

Цель занятия: Познакомиться с классификацией организационно-распорядительных документов принятой в делопроизводстве. Рассмотреть типы и виды документов. Изучить структуру документов, в том числе унифицированных форм. Изучить требования нормативных документов к оформлению документации. Научиться заполнять унифицированные формы, составлять документы, согласно рекомендациям нормативных документов.

Задания:

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:

- оформить Устав фирмы;

- положение об организации и положение о структурном подразделении;

- должностную инструкцию;

- инструкцию по обеспечению безопасности туристов на экскурсии;

- приказ по основной деятельности;

- распоряжение.

Литература:

1. Бельдова, М.В. Положение о структурном подразделении и должностная инструкция: ошибки в содержании// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 4. С. 8-16.

2. Быкова, Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений// Секретарское дело. 2000. № 2. С. 13-16.

3. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2006.

4. Кузнецова, Т.В. Организационные документы// Секретарское дело. 2003. № 11. С. 6-11.

5. Ларин, М.В., Сокова, А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. 2-е изд.М., 2006.

6. Сливко, А.П., Котиева, Л.И., Борова И.Л. Устав акционерного общества: Практические рекомендации по разработке учредительного документа общества. М., 2002

Практическое занятие № 3 (4 часа).

Тема: Информационно-справочная и договорная документация

Цель занятия: Приобрести навыки оформления организационной, распорядительной и информационно-справочной документации.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:

- справку;

- докладную и объяснительную записки;

- акт;

- телеграмму;

- факсограмму;

-телефонограмму;

-письма: информационное, гарантийное, сопроводительное;

- письма зарубежному партнеру.

Оформление договорной документации (документирование международных пассажирских перевозок, посреднический договор, о туристическом обслуживании и т.д.)

Методические рекомендации к занятию:

В процессе изучения темы необходимо рассмотреть содержание законодательных и нормативных актов, регламентирующих деятельность и делопроизводство организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Форма контроля: оформленный на формате А4 пакет документов, согласно установленным формам и составу реквизитов.

Список источников:

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

Правила оказания услуг почтовой связи, утв.постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221// СЗ РФ. № 17. ст. 1556/ см. Гарант/

Литература:

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов на Дону, 2000.

2. Израилевич Е.Е. Деловая корреспонденция и документация на английском языке. М., 2001

3. Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.

Интернет ресурсы:

http// www.tia.ru

http// www.russiatourism.ru

http// www.natali-tours.ru

http// www.tourbus.ru

Практическое занятие № 4 (4 часа).

Тема: Документация по личному составу. Организация работы с кадровой документацией.

Цель занятия: приобрести навыки оформления документации по личному составу, познакомиться с унифицированными формами утвержденными Госкомстатом Росси.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны оформить самостоятельно:

- заявление о приеме, увольнении, предоставлении отпуска ;

- приказ о приеме на работу, о переводе на другую работу, о поощрении, о наложении административного взыскания, о премировании;

- характеристику;

- автобиографию;

-резюме;

- контракт;

- запись в трудовой книжке;

- заполнить личный листок по учету кадров.

Форма контроля: пакет документов оформленный на формате А4, согласно требований ГОСТ Р 6.30-2003 и унифицированных форм документов по личному составу.

Список источников:

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» /см Гарант/.

Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»/см Гарант/.

Литература:

1. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2006

2. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., пераб.,и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005.

3. Красавин А.С. Документирование и организация работы с кадровыми документами: практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2004.

5.Он же. Унифицированные кадровые документы// Справочник кадровика. 2001. № 1.

6. Документооборот предприятия. – М.: ПРИОР, 2002.

7. Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу.// Справочник кадровика. 2001. №2.

Практическое занятие № 5 (2 часа).

Тема: Оформление общегражданского загранпаспорта. Визовая поддержка туристов. Таможенные формальности.

Цель занятия: Приобрести навыки оформления пакета документов для туриста выезжающего за границы РФ.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны оформить:

- пакет документов, необходимый для оформления ОЗП лицам старше 14 лет и детям до 14 лет;

- стандартный набор документов для получения шенгенской визы.

Методические рекомендации к занятию:

В процессе изучения темы необходимо

Форма контроля: оформленный на формате А4 пакет документов, согласно установленным формам и составу реквизитов.

Список источников:

Федеральный закон от 15.08.1996 № 114-ФЗ 9в ред. От 04.12.2007) «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ№»/см. Гарант, Консультат/

Постановление Правительства РФ от 09.06.2003 № 335 (в ред. от 04.12.2007) «Об утверждении положения об установлении формы визы, порядка и условий ее оформления и выдачи, продления срока ее действия, восстановления ее в случае утраты, а та же порядка аннулирования» /см. Гарант, Консультант/

Литература:

Сухов, Р.И. Организация работы туристского агентства. Учебное пособие. М.; Р-Дону, 2006.

Интернет ресурсы:

http// www.tia.ru

http// www.russiatourism.ru

http// www.natali-tours.ru

http// www.tourbus.ru

Практическое занятие № 6 (4 часа).

Тема: Организация работы с документами. Конфиденциальное делопроизводство защита конфиденциальной информации

Цель занятия: Познакомиться с понятием «документооборот», его организацией. Функциями и структурой службы делопроизводства. Рассмотреть процедуры регистрации и обработки, направления документов на исполнение. Познакомиться с правилами отправки исходящих документов. Рассмотреть порядок контроля исполнения. Научиться систематизировать документы в дела. Познакомиться с требованиями к обеспечению их хранения и подготовки документов для сдачи в архив.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны оформить номенклатуру дел структурного подразделения, дело, личное дело сотрудника, контрольно-регистрационную карточку, обложку дела, акт о выделении документов, не подлежащих хранению к уничтожению, опись дел, лист-заверитель дела.

Методические рекомендации к занятию:

Студент должен знать общие принципы систематизации документов и правила группировки в дела отдельных категорий документов, изложенные в современных нормативно-методических документах. Уметь формировать документы в дела, согласно критериям ценности и оперативно-практической значимости. В процессе изучения темы необходимо рассмотреть содержание законодательных и нормативных актов, регламентирующих делопроизводство организаций, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Правила работы архивов организаций, Перечень документов, с указаниями сроков хранения.

Форма контроля: оформленный на формате А4 пакет документов, согласно установленным формам и составу реквизитов и дело.

Список источников:

Нормативные материалы:

Федеральный закон от 01.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации// СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; /см. Гарант, Консультант/

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. /см. гарант, Консультант/

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 /см. Гарант, Консультант/

Литература:

1. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2006

2. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., пераб.,и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005.