Делегирование, ответственность, полно­мочия

Организационный процесс в части взаимоотно­шения полномочий невозможно понято без предваритель­ного понимания "делегирования" и связанных с ним "полномочий" и "ответственности".

Определение: "делегирование" - это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Критическая роль делегирования обозначена в самом его определении. Это есть средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников огромное число задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Если какая-то суще­ственная задача не делегирована другому человеку, то руководитель вынужден выполнять ее сам,

Определение: "ответственность" представляет собой обя­зательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Важно понять, что ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному.

В крупных организациях, например, руководите­ли высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют боль­шинство конкретных задач, но они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных.

Определение: "полномочия" - это ограниченное право использовать ресурсы организации и на­правлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Если какое-то лицо принимает на себя ответственность за удовлетворительное решение некоторой задачи, то организация должна предоставить ему требуе­мые ресурсы.

Полномочия делегируются должности, а не инди­виду, который занимает ее в данный момент.

Следует отличать полномочия от власти. Эти по­нятия часто путают.

Полномочия - это есть делегированное, прису­щее данной должности право использовать ресурсы орга­низации. Полномочия, другими словами, определяют что лицо, занимающее какую-то должность, "имеет право де­лать".

Власть - это реальная способность действовать или влиять на ситуацию. Власть определяет, что лицо, обладающее властью, "действительно может делать". Можно иметь власть, не имея полномочий.

45. Линейные и аппаратные (штабные) пол­номочия

Отметим, что полномочия всегда ограничены. В некоторых случаях пределы полномочий значительно из­меняют характер полномочий. В результате имеются два основных типа полномочий: линейные и аппаратные (штабные).

Линейные полномочия

Определение: Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к дру­гим подчиненным.

Руководитель, обладающий линейными полномо­чиями имеет следующие возможности:

• обладает узаконенной властью для направления своих подчиненных на достижение поставленных целей;

• имеет право принимать определенные решения и дей­ствовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые ус­тановлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

Штабные полномочия

Предварительно рассмотрим типы администра­тивных аппаратов. В течении многих лет использование штабного (административного) аппарата в существовав­ших организациях было относительно ограниченным. Но по мере того, как развивалась технология и внешняя среда бизнеса, для успешного функционирования органи­зации потребовалось большое число разнообразных и квалифицированных кадров. В результате сегодня суще­ствует множество типов штабов и вариантов штабных полномочий.

Выделим следующие типы штабов и администра­тивных аппаратов:

1.Консультативный аппарат. Если линейное ру­ководство сталкивается с проблемой, требующей специ­альной квалификации, оно может пригласить соответст­вующих специалистов на временной или постоянной ос­нове, сформировав таким образом консультативный аппарат.

2.Обслуживающий аппарат. Везде, где исполь­зуется консультативный аппарат, функции аппарата часто распространены на выполнение определенных услуг. На­пример, отдел кадров выполняет как консультативные так и обслуживающие функции. В силу сказанного формиру­ется обслуживающий аппарат.

Маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение - это области, где используется обслуживающий персонал. Данные функциональные подразделения предоставляют руководству информацию, необходимую для принятия эффективных решений.

3.Личный аппарат. Личный аппарат - это раз­новидность обслуживающего аппарата. Он формируется, если руководитель нанимает секретарей или помощников.

Теперь рассмотрим разновидности аппаратных (штабных) полномочий.

1.Рекомендательные полномочия. Руководитель может обратиться к штабу за консультацией по решению какой-то проблемы. Но он может решить проблему и сам, не ставя штаб в известность.

2.Обязательные согласования. При наличии та­ких полномочий у штабов линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппара­том. Однако линейный руководитель не обязан на самом деле следовать рекомендациям штаба.

3.Параллельные полномочия. Это случай, когда высшее руководство расширяет объем полномочий аппа­рата, давая ему право отклонять решения руководства.

4.Функциональные полномочия. Аппарат, обла­дающий такими полномочиями, может как предложить, так и запретить какие-то действия з области своей ком­петенции. Функциональные полномочия устраняют разли­чия между линейными и штабными обязанностями для всех практических целей.

Чтобы организация достигла своих целей и раз­вивалась, необходима эффективная организация распре­деления полномочий.