Тест для самоконтроля к уэ № 8

1. Перечислите виды архивного фонда.

а) … ; в) … ;

б) … ; г) … . Р=4

2. Перечислите принципы классификации документов в архиве:

а) … ;

б) … ;

в) … . Р=2

Ответьте на вопрос.

3. В чем отличие архивного фонда учреждения от архивного фонда личного происхождения? Р=1

Закончите предложение.

4. Фондообразователем называется … .

Р=1

5. Совокупность отдельных документов, объединенных по одному или нескольким признакам – это … .

Р=1

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В.Алексеева и др. – М.: ПрофОбрИздание, 2002. – С. 66-69.

2. Крайская З.В. Архивоведение / З.В.Крайская, Э.В.Челлини– М.: НОРМА, 1996. – С. 49-55.

УЭ № 9. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.

α	β	γ	Kτ	V
2	2	2	0,6	4

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

• организацию документов и дел в пределах архивного фонда;

• способы определения границ архивного фонда;

• способы определения фондовой принадлежности документов;

уметь:

• определять фондовую принадлежность документов.

Входной тест к УЭ № 9

Ответьте на вопрос.

1. Перечислите уровни организации документов и дел АФ РФ.

Р=3

2. Почему необходимо классифицировать документы АФ РФ ?

Р=1

Закончите предложение.

3. Архивный фонд организации – это … . Р=1

Ответьте на вопрос.

4. На какие документопотоки делятся документы организации?

Р=3

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1. Определение границ архивного фонда.

2. Определение фондовой принадлежности документов.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, определить масштаб его деятельности, функции, связи с другими учреждениями, основные виды документов (постановлениями, приказами, планами, отчетами, штатными расписаниями), организацию делопроизводства.

По этим данным составляются историческая справка.

Необходимо также выяснить:

• время поступления фонда на хранение;

• степень сохранности;

• объем фонда;

• крайние даты документов.

Таблица 1

Определение границ архивного фонда

Вид фонда	Границы фонда
1. Архивный фонд учреждения	1. Официальные даты образования и ликвидации учреждения
2. Архивный фонд личного происхождения	2. Даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода. Примечание: крайние даты могут быть расширены за счёт документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, посмертным изданием его произведений, проведением памятных мероприятий
3. Объединенный архивный фонд	3. Даты образования и ликвидации наиболее раннего/позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

Определение фондовой принадлежности

Определить фондовую принадлежность документов – это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

В делопроизводстве учреждения фондообразователь указывается на обложке дела.

Если этих сведений нет или они вызывают сомнения (обложка дела утрачена), то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Фондовая принадлежность входящих документов устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, отписку штампа регистрации входящих документов, тексту, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть в наименовании должности, регистрационном штампе, тексте документа.

Фондовая принадлежность внутренних документов определяется по названию учреждения, которое указано в документе: заголовке, тексте, подписи.

Задания для самостоятельной работы

1. Дайте характеристику фондирования в архиве. Из каких работ оно состоит?

2. Как определить границы фонда? Как установить фондовую принадлежность для всех видов документов?

3. Определите фондовую принадлежность для документов, используемых на занятии (Раздаточный материал у преподавателя).

Тест для самоконтроля к УЭ № 9

Закончите предложение.

1. Фондирование – это … .

Р=1

2. Перечислите виды работ, из которых складывается фондирование.

Р=2

3. Заполните таблицу.

Вид фонда	Хронологические границы фонда
1. Архивный фонд учреждения
2. Архивный фонд личного происхождения
3. Объединенный архивный фонд

Р=3

Ответьте на вопрос.

4. Могут ли крайние даты документов не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя?

Р=4

Закончите предложения.

5. Фондовая принадлежность устанавливается: … .

а) для входящих документов по … ;

б) для исходящих документов по … ;

в) для внутренних документов по … . Р=3

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В.Алексеева и др.– М.: ПрофОбрИздание, 2002. – С. 70-75.

2. Крайская З.В. Архивоведение / З.В.Крайская, З.В.Челлини– М.: НОРМА, 1996. – С. 72-77.

Список использованной литературы

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В.Алексеева и др.– М.: ПрофОбрИздание, 2002.

2. Архивная реформа: проблемы, пути развития. // Отечественные архивы. – 1992. – № 3.

3. Крайская З.В. Архивоведение / З.В.Крайская, З.В.Челлини– М.: НОРМА, 1996.

4. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986.

5. Основы законодательства РФ и архивах // Отечественные архивы – 1993. – №5 .

6. Положение о государственной архивной службе России // Отечественные архивы. – 1999. – №1.

7. Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» // Отечественные архивы. – 1994. – №3.

8. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Отечественные архивы. – 1999. – № 1.

Эталоны ответов к тестам для самоконтроля

УЭ № 1. 1 – в; 2 – а; 3 – б - судебные протоколы, в - приговоры, г - дипломатические соглашения; 4 – б; 5 – а, б, в; 6 – г.

УЭ № 2. 1 – в; 2 – б; 3 – а, б, г; 4 – б; 5 – а, г; 6 – Положение о Федеральном архивном агентстве; 7 – б.

УЭ № 3. 1 – а, б, д; 2 – а, б, г; 3 – г; 4 – в; 5 – а, в.

УЭ № 4. 1 – Совокупность архивных документов, представляющих ценность являющихся неотъемлемой часть историко-культурного наследия народов РФ. 2 – Быстрого поиска документов. 3 – 1) Архивного фонда; 2) архива; 3) архивного фонда. 4 – 1) по формам собственности; 2) видам носителей; 3) срокам хранения. 5 – В состав АФ РФ входят все ценные архивные документы любой формы собственности. 6 – Ценные архивные документы независимо от вида носителя, формы собственности, местонахождения (хранения), времени создания.

УЭ № 5. 1 – б. 2 – б. 3 – а, б. 4 – б) архивные учреждения; в) научно-исследовательские учреждения.

УЭ № 6. 1 – ..., подчиненный органу управления архивным делом или местной администрации. 2 – С постоянным составом документов; с переменным составом документов. 3 – Постоянный срок хранения. 4 – 1) обеспечить сохранность документов для будущих поколений; 2) использовать архивные документы в интересах общества. 5 – Государственные архивы хранят документы, подтверждающие исторические факты, являющиеся источником знаний об историческом развитии общества. 6 – Федеральные и государственные архивы России (РГА) – 17.

УЭ № 7. 1 – Архивы, находящиеся в подчинении соответствующей организации, не входящей в систему Росархива или являющейся структурным подразделением организации. 2 – 1) отраслевой государственный фонд; 2) центральный отраслевой архив министерства, ведомства; 3 – Центральный архив министерства, ведомства; 4 – Объединенный ведомственный архив. 5 – Объединенный межведомственный архив. 6 – Архив учреждения, организации, предприятия. 1. Комплектование; 2. Обеспечения сохранности; 3. Подготовки документов к передаче на госхранение; 4. Использования архивных документов; 5. Контроля и помощи СДОУ. 6. Контроля и помощи архивам подведомственных организаций. 4. Объединенный ведомственный архив. 5. 1. Прием документов из структурных подразделений; 2. Проведения экспертизы ценности.

УЭ № 8. 1 – 1) по происхождению документов; 2) логический (тематический). 2 – 1. Архивный фонд учреждения; 2. Архивный фонд личного происхождения; 3. Объединенный архивный фонд; 4 Архивная коллекция. 3 – Архивный фонд учреждения образовался в процессе деятельности учреждения, архивный фонд личного происхождения – в процессе жизни и деятельности лица, рода, семьи. 4 – учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. 5 – Архивная коллекция.

УЭ № 9. 1 – Фондирование – это организация документов в пределах архивного фонда. 2 – 1) Определение границ архивного фонда; 2) Определение фондовой принадлежности документов. 3 – 1) официальные даты образования и ликвидации учреждения; 2) даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода. 3) даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений фонда. 4 – Да. Крайние даты могут быть расширены за счет публикации каких-либо документов, или сужены в связи с отсутствием документов. 5 – а) по названию учреждения-получателя, б) по названию учреждения-автора. в) по названию учреждения.

Приложение 1

Основные термины по делопроизводству и архивному делу

1. Архив – отдельная организация, структурное подразделение или отдельный участок работы юридического лица, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью их использования.

2. Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда юридического лица, предназначенный для их учет и раскрытия содержания.

3. Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о документах, хранящихся в данном архиве.

4. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит дальнейшему хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

5. Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанная между собой, подлежащая дальнейшему хранению после окончания оборота документов в текущем делопроизводстве.

6. Архивный фонд Российской Федерации – совокупность архивных документов, имеющих историческое, социальное, научное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

7. Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Документ Архивного фонд Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

9. Документальный фонд – совокупность документов, образовавшаяся у юридического лица в процессе его деятельности.

10. Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения между работником и работодателем.

11. Инструкция по делопроизводству – нормативный документ, определяющий порядок ведения делопроизводства в организации.

12. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

13. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в юридическом лице, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

14. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

15. Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания или методические рекомендации по срокам хранения документов.

16. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе, подтверждают достоверность его происхождения.

17. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности юридического лица.

18. Служба ДОУ – служба документационного обеспечения управления.

19. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Приложение 2

Перечень основных нормативных правовых актов и методических документов, необходимых для организации работы архива юридического лица

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” – Закон № 125-ФЗ.

2. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 “О государственной тайне” (в ред. От 22.08.2004).

3. Закон РФ от 09.07.1993 № 5351-1 “Об авторском праве и смежных правах” (в ред. от 20.07.2004).

4. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (в ред. от 10.01.2003) – закон № 24-ФЗ.

5. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”.

6. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (в ред. от 30.06.2003) – Закон № 129-ФЗ.

7. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ “Об акционерных обществах” (в ред. от 06.04.2004) – Закон № 208-ФЗ.

8. Федеральный закон от 09.06.2003 № 68-ФЗ “О государственной регистрации прав на недвижимое имущество”.

9. Федеральный закон от 08.08.2001 №129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” (в ред. от 02.11.2004).

10. Федеральный закон от 26.10.2002 №127-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве)” (в ред. от 22.08.2004) – Закон № 127-ФЗ.

11. Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ “О рынке ценных бумаг” (в ред. от 28.07.2004).

12. Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 “О банках и банковской деятельности” (в ред. от 02.11.2004_ - закон № 395-1.

13. Федеральный закон от 25.02.1999 № 40-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций” (в ред. от 20.08.2004).

14. Распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р “Об улучшении хранения и использования документов по личному составу”.

15. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р “Об обеспечении сохранности документов по личному составу”.

16. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс “Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ”.

17. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

18. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 24.03.2000).

19. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, уст. Приказов Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

21. Основные правила работы ведомственных архивов, утв. Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263.

22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

23. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, уст. Приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

24. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

25. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы и организацией, предприятием о взаимоотношениях в области архивного дела и делопроизводства, утв. Письмом Роскомархива РСФСР от 16.12.1991 № 4/1003.

Приложение 3

Утверждено

приказом Роскомархива

от 18.08.1992 № 176

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия