3. Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам

Наиболее распространенным источником поступления валютных средств в кассу предприятия является снятие наличной иностранной валюты с текущего счета в уполномоченном банке. Отметим, что наличную иностранную, ва­люту можно использовать только для оплаты командировочных расходов сотрудников (ст. 9 Закона от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ).

Прием валюты кассами предприятий и ее выдача из касс производится так же, как и по рублевым суммам. Таким образом, от­сутствие записей о принятой в кассу иностранной валюте в единой кассовой книге может быть расценено как неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности. В свою очередь, это может привести к наложению на предприятие штраф­ных санкций. Кассир обязан вести аналитический учет по каждому виду иностранной валюты, находящейся в кассе. Учет валютных операций и валютных ценностей ведется в той же системе счетов, что и учет рублевых операций и ценностей. При этом расчеты в иностранной валюте лучше учитывать обособленно, на специально открываемых субсчетах. Помимо обычных составляющих учет­ные записи на этих субсчетах должны также включать валютный курс, который используется для расчета рублевого эквивалента операций, отражаемых данными записями.

Отметим, что рубли — не единственная денежная единица, ис­пользуемая в системе бухгалтерского учета. Параллельно с запися­ми в рублях денежные средства на валютных счетах операции в иностранной валюте должны отражаться в валюте расчетов и пла­тежей по ее номиналу. Для этого можно использовать различные способы организации записей: вторые комплекты учетных регис­тров, запись данных дробью, включение в формы документов до­полнительных показателей и т.п.

За тот период, пока иностранная валюта находится в кассе пред­приятия, курс валют, установленный Банком России, может изме­ниться. В этом случае возникают курсовые разницы. Если записи в кассовой книге по приходу и расходу одной и той же суммы в иностранной валюте будут произведены по разным курсам, то оче­видно, что рублевый остаток по кассовой книге не будет соответ­ствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Именно по этой причине в кассовой книге желательно делать дополнительные записи, отражающие курсовые разницы.

Для того чтобы избежать лишних записей, которые возникают при переоценке валюты, можно порекомендовать предприятиям следующий прием: выдавать наличную валюту из кассы подотчет­ным лицам в день поступления денежных средств из банка, а также сдавать в банк наличную валюту в день ее возврата подотчетными лицами.

Следует обратить внимание, что согласно ст. 15.1. Кодекса Рос­сийской Федерации об административных правонарушениях штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций для ор­ганизации составляет от 40000 до 50000 руб., для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.

Учет загранкомандировок. Сегодня в мире идут процессы эко­номической интеграции, между странами развиваются глубокие и устойчивые взаимосвязи. Поэтому широко распространена прак­тика заключения хозяйственных договоров с иностранными парт­нерами, в рамках которых возникает необходимость выезда рос­сийских граждан в зарубежные командировки.

Поездка работника по распоряжению работодателя на опреде­ленный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ). В такую командировку может быть направлено только лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем. Таким образом, поездка за пределы территории России лица, которое свя­зано с организацией трудовыми отношениями в рамках фажданско-правового договора, не будет считаться служебной команди­ровкой, даже если эта поездка необходима для выполнения обяза­тельств по этому договору. На время служебной командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок.

Документальное оформление загранкомандировок. Унифициро­ванные формы документов, которыми оформляется командировка, утверждены приказом Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1. Ос­нованием для направления работника в командировку является

служебное задание (форма № Т-10а), подписанное руководителем структурного подразделения. В задании указываются профессия (должность) работника, место назначения, дата начала и оконча­ния командировки, ее цель. На основании служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работни­ка (работников) в служебную командировку по форме № Т-9 или № Т-9а. Работника следует ознакомить с этим приказом под рос­пись.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) для загран­командировки выписывать не нужно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, пре­дусматривающие, что в документах для въезда и выезда погранич­ными органами не проставляются отметки о пересечении государ­ственной границы (п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812). Формально данный порядок предусмотрен только для сотрудников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время специалисты Минфина России неоднократно высказывались в пользу того, что оформлять командировочное удостоверение не нужно. По их мне­нию, составлять параллельно два документа по одному факту хозяйственной деятельности (приказ и удостоверение) нецелесо­образно (см. письма Минфина России от 24.10. 2006 г. № 03-03-04/2/226; от 17.05.2006 г. № 03-03-04/1/469, от 06.12.2002 г. № 16-00-16/158).

В настоящее время порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет бюджетных средств, нормативными ак­тами не определен. Поэтому дата пересечения границы определяется по отметкам в загранпаспорте работника (см. письмо Минфи­на России от 17.05.2006 г. № 03-03-04/1/469). Если же сотрудник посещал страны с безвизовым режимом пересечения границы, то дата пересечения границы определяется на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов). В этом случае днем пересечения границы при выезде из России считается день отъезда работника из пункта отправления, а днем выезда — день отъезда из пункта командировки (письмо Минфина России от 14.12.2004 г. № 03-05-01-04/105). Такой способ определения даты пересечения границы можно использовать при перемещении из одной страны Евросоюза в другую.

Выдача денежных средств под отчет. Начиная с 2006 г. разре­шается выдавать сотрудникам авансы, а также компенсировать командировочные расходы в иностранной валюте. Соответству­ющие изменения были внесены в ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ) Федеральным законом от 18.07.2005 г. №90-ФЗ.

По возвращении из командировки работник должен в течение трех дней представить авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также отчет о выполнении cлужебного задания (форма № Т-10а). Приложенные к авансовому отчету подтверждающими документами должны иметь построчный перевод на русский язык в соответствии с п. 9 Положения по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Россий­ской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34н.

В соответствии со ст. 15 Закона № 173-ФЗ командированный работник имеет право единовременно вывезти из страны наличную иностранную валюту в сумме, равной в эквиваленте 10000 долл. или не превышающей данной суммы. При этом не требуется пред­ставление в таможенный орган документов, подтверждающих, что вывозимая наличная иностранная валюта была ранее ввезена, пе­реслана или переведена в Российскую Федерацию либо приобре­тена в Российской Федерации.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с коман­дируемым лицом, связанные с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и команди­руемым лицом. Организация может оплатить командировочные расходы не только путем выдачи наличной иностранной валюты, но и сделав ее перевод за пределы Российской Федерации. Перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу командированного лица для оплаты командировочных расходов осуществляется по поручению организации:

• на счет командируемого лица в банке-нерезиденте;

• на счет третьего лица в банке-нерезиденте в пользу коман­дируемого;

• путем перевода до востребования в банк-нерезидент на имя командируемого лица.

Согласно ст. 12 Закона № 173-ФЗ резиденты имеют право от­крывать без ограничений счета в иностранной валюте в банках, расположенных на территориях иностранных государств, явля­ющихся членами Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) или Группы разработки финансовых мер борьбы (отмыванием денег (ФАТФ). Согласно ч. 2 ст. 12 Закона № 173-ФЗ резиденты обязаны уведомлять налоговую инспекцию по месту учета об открытии (закрытии) счетов (вкладов) в указанных выше зарубежных банках. Сделать это нужно не позднее месяца со дня включения (расторжения) договора об открытии счета (вклада) с зарубежным банком по форме, утвержденной федеральным орга­ном исполнительной власти, уполномоченным осуществлять конт­роль и надзор в области налогов и сборов.

С 1 января 2007 г. ч. 2 ст. 12 действует в отношении всех счетов, открываемых резидентами в банках за пределами территории Рос­сийской Федерации (ч. 3 ст. 26 данного Закона). При этом россий­ские организации (резиденты) должны представлять налоговым органам по месту учета отчеты о движении средств по счетам (вкла­дам) в банках за пределами территории Российской Федерации с подтверждающими банковскими документами.

Выдача работнику аванса в иностранной валюте на командировку при помощи банковской карты. Организации могут осуществлять с использованием банковских карт следующие операции, связанные с выдачей аванса в иностранной валюте для загранкомандировок:

а) безналичную оплату расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

б) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами России для оплаты расходов, связанных с коман­дированием работников соответствующих юридических лиц в ино­странные государства.

При этом средства, списанные со счета организации в резуль­тате совершения вышеуказанных операций, считаются выданными организацией под отчет держателю банковской карты. При совер­шении валютных операций с использованием корпоративных карт организация обязана в течение одного месяца с даты совершения операции предоставить в уполномоченный банк обоснование со­вершения указанных операций, в том числе отчет о расходах с при­ложением расчетных и иных документов по каждой операции.

Выдача работнику аванса в иностранной валюте на командиров­ку дорожным чеком. Дорожный чек — платежный документ в ино­странной валюте, который представляет собой распоряжение од­ного банка другому выплатить обозначенную в чеке сумму денег его владельцу по образцу его подписи. В большинстве стран дорож­ные чеки принимаются в качестве средства платежа в гостиницах, магазинах, ресторанах. Сдача на них выдается наличными. Чек яв­ляется инструментом платежа, и этим объясняется относительно короткий срок его действия. Традиционно в банковской практике устанавливается 10-дневный срок для предъявления чека к оплате. Дорожные чеки выдаются обычно в виде чековой книжки с числом чеков от трех до десяти штук — в зависимости от номиналов чеков и эмитента.

На дорожные чеки не распространяются установленные Зако­ном № 173-ФЗ ограничения на вывоз наличной иностранной ва­люты. Командированный работник обязан продекларировать та­моженному органу вывозимые дорожные чеки путем подачи пись­менной таможенной декларации.

Компенсация расходов на командировку. Возмещению подле­жат:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются в ло­кальных нормативных актах.

В связи с тем, что с 1 января 2006 г. в отдельные нормативные акты, касающиеся загранкомандировок, были внесены изменения, при их оформлении может возникнуть ряд вопросов. В силу поло­жений ст. 167 НК РФ работодатель обязан компенсировать работ­нику связанные со служебной поездкой расходы на проезд до мес­та назначения и обратно, провоз багажа, наем жилого помещения, а также иные расходы, которые произведены работником с разре­шения работодателя или с его ведома, и выплатить суточные. По­рядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются по соглашению сторон трудового договора, коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).

Перед отъездом командированному работнику выдается денеж­ный аванс в рублях или в валюте согласно утвержденной смете расходов. Расходы на проезд к месту командировки и обратно оп­лачиваются согласно проездным документам по фактическим рас­ходам, даже если сотрудник организации, например, летит за границу бизнес-классом или едет в вагоне СВ. Если расходы на проезд не подтверждены документально, с суммы компенсации этих рас­ходов организация должна удержать налог на доходы физических лиц. Кроме того, их нельзя учесть при расчете налога на при­быль.

Иностранными авиакомпаниями авиабилет нередко оформля­ется в бездокументарной форме. В этом случае в качестве под­тверждающего документа можно использовать распечатку элект­ронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадоч­ный талон (письмо Минфина России от 8.09.2006 г. №03-03-04/1/660).

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются работнику и полном размере согласно подтверждающим документам и пол­ностью учитываются при расчете налога на прибыль. Если работник не смог по каким-либо причинам подтвердить документально свои расходы на жилье, то они возмещаются ему по нормативам, предусмотренным для работников бюджетной сферы, установленным приказом Минфина России от 2.08.2004 г. № 64н.

За каждый день командировки работнику выплачиваются су­точные в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном нормативном документе организации. В то же время размер суточных не может быть меньше предусмотренной суммы для работников организаций, финансируемых из бюджета. Компенсационные выплаты по командировочным рас­ходам на территории России осуществляются по нормам, установленным постановлением Правительства РФ от 2.10.2002 г. № 729 для работников организаций, финансируемых из бюджета:

• оплата найма жилого помещения — по фактическим затра­там, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов — 12 руб. в сутки;

• суточные — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

При этом Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую налогового кодекса Россий­ской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации» установлено, что не будут облагаться налогом на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые с 1 января 2008 г., в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Литература:

1. Учет, анализ и аудит внешнеэкономической деятельности: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.И.Бариленко – М.: ИНФРА-М, 2009. – 458 с.

2. Бархатов А. П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности. - М.: Дашков и К, 2006.

13