3. Информационное обеспечение управленческой деятельности

Итак, мы определили информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информа­ции в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информа­ционной среды управления. В информационную среду управле­ния входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис. 1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятель­ности должна быть задокументирована, т.е. стать документиро­ванной информацией, превратиться в документы. Поэтому час­тью информационного обеспечения управленческой деятельнос­ти является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя доку­ментированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документирован­ная информация — это часть информационных ресурсов органи­зации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения — это процеду­ры информационного обеспечения.

Таким образом, информационное обеспечение управленчес­кой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных тех­нологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации.

Рис. 1.5. Информационная среда управленческой деятельности

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию:

• письма;

• инструкции;

• телеграммы, телефонограммы;

• заявления;

• приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, про­токолы;

• предписания;

• записки, акты, расписки;

• характеристики;

• справки;

• удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя:

• бумажные (письменные, графические и т.д.);

• фото-, кино- и видеодокументы;

• фотодокументы;

• электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обес­печения постепенно сложились определенные документные ком­плексы — системы документации).

Существуют следующие системы документации: система уп­равленческой документации, система обеспечивающей докумен­тации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.

Система управленческой документации:

• распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

• документация по планированию;

• информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

• документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включа­ющая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

• документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;

Система документации по основной (производственной) деятельности:

• документация по материально-техническому обеспечению;

• производственно-технологическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению докумен­тов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугу­бо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных ас­пектах.