Методическое обоснование занятий

Тема: «Документирование трудовых правоотношений»

Документационное обеспечение управления играет на предприятии (организации, учреждении) исключительно важную роль, и его можно сравнить с работой нервной системы в теле человека. По сути, оно выполняет функцию нервных центров, которые помогают мозгу осуществлять макроуправление, и нервных клеток, которые расположены по всему телу и способны координировать его работу. А, как известно, неполадка в любой части нервной системы может парализовать часть или все тело целиком. Именно потому, что оформление документов по трудовым правоотношениям является основополагающим для каждого, кто начинает, меняет или продолжает карьеру, целью занятий по данной теме является точное и четкое использование знаний и умений на практике, т.е. при устройстве на работу, во время работы и при увольнении.

Составляющим компонентом уроков является лекционный и дидактический материал, изложение которого основано на действующем законодательстве в сфере работы с документами в доступной для студентов форме. Также доступность изложения материала может быть достигнута при помощи мультимедийных средств. Применение наглядных схем также дополняет и обогащает занятия, что способствует лучшему закреплению материала.

Содержание темы

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они одновременно с основной деятельностью занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют работников, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд – все эти действия совершаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К ним относятся: трудовые договоры (контракты), приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет.

I. Резюме - это краткая характеристика качеств человека, содержащая информацию о профессиональных достоинствах, квалификации и трудовой деятельности. При составлении резюме необходимо соблюдать следующие правила – это краткость, аккуратность, ориентация на достижение поставленных целей.

Различают несколько видов резюме:

1. эффективное – ориентировано на непременное достижение целей и обращено на работу, которую стремиться получить соискатель;

2. функциональное – обращено на умения, приобретенные во время трудовой деятельности, на общественной работе, входе академического или профессионального образования; оно полезно для тех, кто меняет карьеру и хочет перенести умения и навыки из настоящей профессии в совершенно иную сферу или рабочую среду, выпускников системы ВПО и СПО с минимальным опытом практической работы и тех, кто ищет работу после длительных периодов ее отсутствия.

3. хронологическое – посвящено последовательному изложению моментов трудовой деятельности.

Резюме составляется в произвольной форме, обязательно наличие фотографии.

Резюме содержит следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа;

2. Текст

В тексте резюме можно выделить логически связанные между собой составные части:

1. Ф.И.О., год рождения (возраст), контактные телефоны (домашний и/или рабочий).

2. Цель (зачем вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищете).

3. Образование (в обратном хронологическом порядке, то есть, начиная с последнего места учебы) по схеме:

   • Дата начала учебы - дата окончания учебы;

   • Название учебного заведения, факультет, специальность;

   • Присвоенная квалификация.

4. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, то есть, начиная с последнего места работы) по схеме:

• Дата начала работы - дата окончания работы;

• Название фирмы, ее сфера деятельности;

• Название вашей должности, количество подчиненных (если были);

• Описание ваших должностных функций, уровень ответственности и полномочий;

• Примеры конкретных достижений.

5. Дополнительное образование - курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме).

6. Дополнительные навыки (ПК, степень владения иностранными языками, наличие автомобиля, водительского удостоверения и т.д.).

7. Ваши преимущества (несколько личностных черт, которые помогают достигать нужных результатов в работе).

При составлении текста резюме следует использовать слова и выражения, ориентированные на действие: управлять, оценивать, помогать, руководить, обрабатывать, составлять, заведовать, вести счета, сообщать, анализировать, регистрировать, обучать, консультировать, распределять по категориям, планировать, классифицировать.

Желательно использовать позитивные речевые обороты, избегая употребления отрицательных частиц и слова «нет».

II. Заявление - это документ, направляемый гражданами в организации, учреждения или на предприятия по вопросам личного характера.

Заявления оформляются лично от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией).

Заявление содержит следующие реквизиты:

1. Должность, фамилия, инициалы лица, которому направляется данный документ, наименование организации;

2. Фамилия, имя, отчество, должность или адрес заявителя (в родительном падеже без предлога);

1. Наименование вида документа;

2. Текст;

3. Перечень приложений;

4. Подпись заявителя;

5. Дата подписания.

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов документов личного дела.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа.

Практика (особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.

III. Трудовой договор (контракт) регулирует правоотношения, связанные с его (договора) заключением, исполнением и прекращением, устанавливает гарантии при приеме на работу, в процессе работы и при увольнении. Это документ, который является основной формой реализации гражданином права на труд.

В соответствии с Российским законодательством, трудовой договор является соглашением работника с администрацией предприятия, организации, учреждения (работодателем). При этом работник принимает на себя обязанность выполнения работы по определенной должности, специальности и квалификации с подчинением внутреннему распорядку, а предприятие, организация, учреждение обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда и социальные гарантии в соответствии с действующим законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Законодательство Российской Федерации о труде состоит из ТК РФ и иных актов трудового законодательства Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

В соответствии с Конвенцией Международной организацией труда № 154 (1981 г.) «О содействии коллективным переговорам» под коллективными договорами понимаются любые переговоры, которые проводятся между работодателями и работниками в целях определения условий труда и занятости, регулирования отношений между работодателями и работниками. Коллективные переговоры проводятся как для заключения коллективных договоров и соглашений, так и для внесения изменений и дополнений в эти акты. Таким образом, коллективный договор заключается там, где это необходимо и представляет собой соглашение между трудовым коллективом и администрацией по социально-экономическим и профессиональным вопросам.

В коллективный договор, содержание и структура которого определяется сторонами, могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по вопросам:

1. формы, системы и размера оплаты труда, денежных вознаграждений, пособий, компенсаций и доплат;

2. механизма регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, производственных показателей;

3. занятости, обучения, условий высвобождения работников;

4. продолжительности рабочего времени, времени отдыха и отпусков;

5. улучшения условий охраны труда;

6. медицинского и социального страхования;

7. экологической безопасности и охраны здоровья работников.

В коллективном договоре с учетом экономических возможностей предприятия, организации, учреждения могут содержаться и другие, в том числе более льготные трудовые и социально-экономические условия по сравнению с установленными законодательством и соглашениями нормами и положениями.

Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).

Таким образом, трудовой договор тесно связан с коллективным. Более того, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях» является источником трудового права в целом и трудового договора в частности.

Стороны трудового договора. Одной из сторон трудового договора является работник, поступающий на работу. По общему правилу гражданин может заключить трудовой договор с 16-летнего возраста. В определенных случаях этот возраст может быть снижен до 15, 14 и менее лет (ст. 63 ТК РФ).

Другой стороной трудового договора выступает работодатель, то есть физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, установленных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры (ст. 20 ТК РФ).

Не может признаваться работодателем (стороной трудового договора) филиал или представительство, которое юридическим лицом не является. Филиалы и представительства являются обособленными подразделениями юридических лиц, расположенными вне места их нахождения, не обладающими всеми признаками, присущими работодателю как стороне договора. Они вправе действовать лишь от имени юридического лица, чьи интересы представляют.

В качестве работодателя может выступать не только юридические, но и физические лица. Ими признаются:

1. физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;

2. частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинет и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения в работниками в целях осуществления указанной деятельности (эти работодатели – физические лица также именуются индивидуальными предпринимателями);

3. физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.

Стороной трудового договора также могут быть объединения граждан, коллективные предприниматели, правоспособность которых устанавливается договором о совместной деятельности, и которые вправе в случае производственной необходимости использовать наемный труд в соответствии с законодательством.

Трудовое законодательство предусматривает признаки, классифицирующие трудовые договоры на отдельные виды. Такими признаками могут быть: срок договора, его специфическое содержание, форма договора, порядок заключения. В зависимости от срока их действия трудовые договоры делятся на два вида (ст. 58 ТК РФ):

1. трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;

2. срочный трудовой договор, заключенный на срок не более пяти лет (если иной не установлен законом).

Заключение трудового договора в обязательном порядке требует письменной формы.

Под содержанием любого договора понимаются его условия, которые определяют права и обязанности сторон. Содержание трудового договора составляет совокупность его условий. Условия трудового договора подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные условия – это такие условия, которые должны обязательно содержаться в любом трудовом договоре и отсутствие которых свидетельствует об отсутствии самого трудового договора. К ним относятся:

1. место работы (наименование предприятия, отдела, цеха и т.д.);

2. трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

3. дата начала работы;

4. условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

5. режим рабочего времени и времени отдыха;

6. компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

7. условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

8. условие об обязательном социальном страховании работника;

9. другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Дополнительные условия – это те условия, которые не являются обязательно присущими трудовому договору и наличие которых определяется по усмотрению сторон.

Дополнительные условия трудового договора не ухудшают положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, например:

1. об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

2. об испытании (не более трех месяцев, а для руководителей организаций, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений – шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом);

3. о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

4. об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя);

5. о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

6. об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

7. об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора и соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Таким образом, трудовой договор определяется как «соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя»

(ст. 56 ТК РФ).

IV. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием.

В деятельности организаций различаются две разновидности приказов:

1. Приказы по основной деятельности, регламентируют деятельность организации, учреждения или предприятия по вопросам планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, производственно-хозяйственной и внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.д.;

2. Приказы по личному составу, или кадровые приказы, регламентируют деятельность конкретного работника, то есть регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы по личному составу содержат следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Место составления;

6. Заголовок к тексту;

7. Текст;

8. Подпись;

9. Визы согласования.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.

В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова:

1. о приеме на работу;

2. о переводе на другую работу;

3. об увольнении;

4. о предоставлении отпуска;

5. о поощрении;

6. о нарушении;

7. о наложении административного взыскания.

В приказах по личному составу, в отличие от приказов по основной деятельности, констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть также делится на пункты.

Каждый пункт распорядительной части приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие, фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Например:

1. ПРИНЯТЬ на работу: указывается установленный размер оплаты труда, т. е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка, а также при необходимости условия труда: временно с ____________ по ______________, с испытательным сроком, его продолжительность;

2. НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу: указывается новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов — продолжительность, причина перевода — в полном соответствии с требованиями ТК РФ, при необходимости — изменение оплаты труда;

3. ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК: указывается его вид, продолжительность, дата и окончание;

4. КОМАНДИРОВАТЬ: указывается дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия;

5. УВОЛИТЬ: особо точно указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание», в качестве которого может быть указано личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д. Причем статья ТК РФ не входит в реквизит «Основание», а является частью формулировки текста самого приказа.

Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, руководителями структурных подразделений, а подписывает руководитель организации.

V. Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом и заполняется на весь персонал предприятия, включая постоянных работников, временных, совместителей и т. п..

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия.

Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.).

Процесс заполнения и ведения личных карточек работников полностью возлагается на кадровую службу организации.

Законодательство строго не оговаривает, в какой именно момент должна заводиться на сотрудника личная карточка. Оптимальный вариант – сразу после издания приказа о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке о приеме работника должна дублироваться одновременно и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения личной карточки необходимы следующие документы: трудовой договор; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником.

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При оформлении личной карточки необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Некоторые пункты личной карточки формы № Т-2 могут вызвать затруднения при заполнении, и именно:

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.