Технология работы Создание отчета при помощи Мастера
В открытой БД перейдите на вкладку Создание – Мастер отчетов и нажмите.
В диалоговом окне Создание отчетов выберите запрос «Заказ клиента».
В списке Доступные поля выберите поля «Название», «Город», «Наименование», «Количество», «Единица измерения».
Из таблицы Типы – поле «Код типа». Нажмите Далее.
Выберите вид представления данных Заказ клиента, нажмите Далее.
В следующем окне диалога сгруппируйте данные по полю «Город» и нажмите Далее.
Выберите порядок сортировки по возрастанию для поля «Наименование».
Выберите требуемый вид макета отчета Ступенчатый, нажмите Далее.
В следующем окне выберите требуемый стиль представления отчета.
В последнем окне диалога задайте имя отчета и нажмите Готово.
Отредактируйте ширину полей в режиме Конструктора так, чтобы отчет помещался на одну страницу в ширину.
Редактирование отчета при помощи Конструктора
Откройте созданный отчет в режиме Конструктора.
Удалите из отчета поле «Код типа» (маркируйте его и нажмите Del).
Выберите на панели элементов управления элемент Группа переключателей и щелкните мышью в той части отчета, где он должен размещаться (Область данных).
В открывшемся окне Создание группы переключателей введите подписи переключателей в соответствии с вашими типами. Нажмите Далее.
Во втором диалоговом окне определите, использовать ли какой-либо переключатель по умолчанию. Нажмите Далее.
Задайте значения переключателей. Нажмите Далее.
Сохраните значения в поле «Код типа». Нажмите Далее.
Выберите тип элементов управления и задайте оформление группы. Нажмите Далее.
Выберите подпись для группы переключателей – Тип товара. Нажмите Готово.
Просмотрите отчет в режиме Предварительного просмотра (рис. 1.9).
Рис. 1.9
Часть II. Базы данных и списки в microsoft excel 2007
Табличный редактор Excel дает возможность работать с базами данных с помощью некоторых своих инструментов. Например:
контролировать тип данных можно путем организации Проверки данных;
имитировать связи Access – путем использования функции ВПР, которая берет значение из связанной таблицы-справочника и возвращает его в оперативную таблицу;
отчеты можно создавать с помощью Сводных таблиц и Промежуточных итогов.
Лабораторная работа № 3 Тема 1. Проверка данных
Команда Проверка данных защищает ячейки от ввода неверных данных. Чтобы задать условия проверки данных, выделите диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия. Затем в меню Данные, группа Работа с данными, выберите команду Проверка данных, и Excel откроет окно диалога Проверка вводимых значений. На вкладке Параметры этого окна диалога укажите тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Вкладка Сообщение для ввода позволяет создать подсказку пользователю о том, какие данные можно вводить. На вкладке Сообщение об ошибке можно указать сообщение, которое будет появляться на экране при вводе некорректных данных.
Обратите внимание, что проверке подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки. Поэтому проверяемый диапазон ячеек может содержать некорректные данные, если они оказались там в результате операций копирования и вставки. Если же вы хотите проверить на корректность уже введенные значения, выберите команду Обвести неверные данные.
Задание типа допустимых значений
Чтобы задать тип разрешенных значений, раскройте список Тип данных на вкладке Параметры окна диалога Проверка вводимых значений. Вы можете выбрать один из следующих типов: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста и Другой. После выбора типа данных Excel изменит окно диалога так, чтобы вы могли ввести дополнительную информацию для выбранного типа. Например, для целых чисел Excel предложит ввести минимальное и максимальное значения.
Задание списка допустимых значений
Чтобы задать список допустимых значений, выберите пункт Список в раскрывающемся списке Тип данных и затем укажите диапазон рабочего листа, где находится ваш список. Например, чтобы пользователь мог ввести в ячейку А1 только слово Север, Запад, Юг или Восток, введите эти четыре значения в какой-нибудь части листа, скажем в диапазоне Z1:Z4. После этого выделите ячейку А1, выберите команду Проверка, в раскрывающемся списке Тип данных выберите пункт Список и затем в поле «Источник» укажите диапазон Z1:Z4.
Использование формулы для проверки данных
Чтобы данные проверялись с помощью формулы, в раскрывающемся списке Тип данных выберите пункт Другой и затем введите нужное выражение в поле «Формула». Например, чтобы значение в ячейке А1 было больше значения в ячейке В1, выделите ячейку А1, выберите команду Проверка, в раскрывающемся списке Тип данных выберите пункт Другой и затем введите выражение =А1>В1 в поле «Формула».
Если перед выбором команды Проверка выделен диапазон ячеек, то в вашей формуле должны быть соответствующим образом указаны относительные и абсолютные ссылки. Предположим, что вы хотите обеспечить правильный ввод данных в ячейки А1:А10 и для проверки значений используете формулу =A1>B1. В этом случае Excel проверяет условия А1>В1, А2>В2 и т. д. Но если вы зададите формулу =А1>$В$1, то Excel будет проверять выполнение А1>В1, А2>В1, АЗ>В1 и т. д.
Задание сообщения для ввода
Чтобы задать подсказку, которую Excel будет выводить при вводе значений в заданный диапазон, в окне диалога Проверка вводимых значений перейдите на вкладку Сообщение для ввода. Здесь вы можете ввести заголовок и текст сообщения. Когда пользователь выделит проверяемую ячейку, это сообщение появится рядом с ней как примечание.
Задание сообщения об ошибке
Если пользователь введет в проверяемую ячейку неправильные данные, Excel выведет стандартное сообщение об ошибке и заставит повторить или отменить ввод (в случае отмены восстанавливается прежнее содержимое ячейки). Вместо стандартного сообщения вы можете задать свое собственное. Для этого на вкладке Сообщение об ошибке окна диалога Проверка вводимых значений введите заголовок и текст сообщения.
Кроме того, в раскрывающемся списке Вид вы можете выбрать тип сообщения об ошибке: Останов, Предупреждение или Сообщение. Эти три варианта отличаются значками, которые выводятся рядом с текстом сообщения, а также набором кнопок. Сообщение типа Останов (по умолчанию) позволяет пользователю повторить либо отменить ввод. Сообщение типа Предупреждение позволяет пользователю наряду с этими возможностями сохранить введенное некорректное значение. Если в списке Вид вы выберете пункт Сообщение, то пользователь сможет сохранить введенное значение или отменить ввод, но ему не будет разрешено повторить ввод.