1. Задание на работу

3.1. Проектирование структуры БД. Создать БД, состоящую из трех таблиц: Список, Группы и Личные данные.

3.2. Конструирование пустых таблиц БД. Новые таблицы Личные данные, Список и Группы создать с помощью Мастера таблиц.

3.3. Создание схемы БД: В данном случае таблицы Группы и Список объединены связью "Один-ко-многим", таблицы Список и Личные данные – связью "Один-к-одному". Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.

3.4. Ввод данных в таблицу. Создать форму для ввода данных.

2. Порядок выполнения работы

1) Вызвать программу Access. При этом откроется окно системы управления БД, в котором появится меню, представленное на Рис. 4 .9) Поставить переключатель Новая база данных и нажать ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 2. В поле Имя файла в качестве имени БД введите произвольное название.

Рис. 4.9 - Окно запуска СУБД Access.

Рис. 4.10 - Окно ввода имени БД.

(Рис. 4 .10) Выбрать тип создаваемого документа: Таблица в режиме конструктора (Рис. 4 .11). Выбрать действие создать.

Рис. 4.11 - Выбор объекта

В следующем диалоговом окне выбрать режим Конструктор (Рис. 4 .12). Введите в верхней левой клетке имя поля: Фамилия и нажмите клавишу Enter (Рис. 4 .13). В соседней клетке появится тип данных, по умолчания он задан как Текстовый. Любой другой тип выбирается с помощью ниспадающего меню.

Рис. 4.12 - Выбор способа задания параметров объекта

2) Создать структуру таблиц Список и Группы, не заполняя информацию. При этом поле Группа в таблице Список должно заполняться из таблицы Группы (Рис. 4 .13).

Таблица 1. Содержимое таблицы Группы

Группа	Преподаватель
620281	Креслинь М.В.
620481	Ямникова О.А.
621881	Зайков С.Г.
622181	Троицкий Д.И.

Таблица 2. Содержимое таблицы Список

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Специальность	Группа
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1991	САПР	622181
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1990	САПР	622181
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1991	Станки	620481
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1990	САПР	622181
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1990	Станки	620481
6	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1991	САПР	622181
7	Володина	Анна	Алексеевна	1990	САПР	622181
8	Воробьев	Олег	Григорьевич	1991	Станки	620481
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1990	Станки	620481
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1990	САПР	622181

Рис. 4.13 – Привязка значений поля Группа в таблице Список со значениями поля Группа в таблицы Группы

Сохранить и закрыть таблицу.

Р.S. Чтобы нумерация индекса после удаления данных из таблицы снова началась с 1, выполните команду Сервис-Служебные программы-Сжать и восстановить базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

3) Используя Мастер таблиц, создать таблицу Личные данные с ключевым полем.

3.1) Выбрать закладку Таблица.

3.2) Щелкнуть мышкой по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Выбрать Мастер таблиц и щелкнуть по клавише ОК. Появится диалоговое окно, представленное на Рис. 4 .14.

3.3) В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей – поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее.

Рис. 4.14 – Мастер таблиц

3.4) В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по клавише Далее.

Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как связи еще не установлены, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

3.5) Щелкните по клавише Далее.

3.6) После появления вопроса о действиях выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

3.7) Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Основы ТМС, Информатика и Автоматизированные БД и БЗ c типом данных – числовой.

3.8) Сохраните таблицу.

3.9) Перейдите в режим таблицы.

3.10) Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

4) Создание схемы данных.

4.1) Щелкните по кнопке - Схема данных.

4.2) Щелкните по кнопке - Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

4.3) Поставьте мышку на имя поля Кодстудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышь. Появится диалоговое окно Изменение связей.

4.4) Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

4.5) Щелкните по кнопке Создать. Появится связь "Один-к-одному". Схема данных представлена на Рис. 4 .15.

Рис. 4.15 – Схема данных со связью

4.6) Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

5) Создать форму для ввода данных.

5.1) В окне базы данных выбрать закладку Формы и пункт Создание формы с помощью мастера.

5.2) Появится окно создания форм, представленное на Рис. 4 .16.

5.3) Выберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы и запросы. В результате появится список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке , которая переносит все поля списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы и запросы и вновь щелкните по кнопке .

Рис. 4.16 – Окно создания форм

5.4) Щелкните по кнопке Далее.

5.5) Оставьте внешний вид в один столбец (выбран по умолчанию).

5.6) Щелкните по кнопке Далее.

5.7) Выберите требуемый стиль (например, Стандартный). Щелкните по кнопке Далее.

5.8) Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

6) Заполнить таблицы данными.

Замечание: Поля Код и КодСтудента заполняются автоматически.

Данные таблицы Список приведены в таблице 2, а таблицы Личные данные – в таблице 3.

Таблица 3. Содержимое таблицы Личные данные

Код Студента	Адрес	Номер телефона	Основы ТМС	Информатика	Автоматизированные БД и БЗ
1	пр. Ленинский 71 – 45	33-22-33	4	5	3
2	ул. Советская 1 – 1	22-33-22	4	5	5
3	пр. Красноармейский 100 – 25	55-55-55	4	5	4
4	ул. Октябрьская 54 – 43	99-00-00	3	5	3
5	ул. Марата 21	91-19-11	3	5	4
6	ул. Кирова 33 – 17	78-94-56	3	5	5
7	ул. Оборонная 3	12-34-56	4	5	5
8	пер. Косой 2	75-53-21	3	4	5
9	ул. Первомайская 13	03	5	4	3
10	площадь Гримма 12	00-00-00	3	5	5

6.1) Закройте форму, предварительно сохранив ее.

6.2) Перейдите на закладку Таблицы.

6.3) Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

6.4) Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

7) Добавить новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

7.1) Открыть таблицу Список.

7.2) Перейти в режим Конструктора.

7.3) Добавить еще одно поле (введите имя поля ниже поля Группа), имя которого Портрет, тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

7.4) Сохранить.

7.5) Перейти в режим таблицы.

7.6) Щелкнуть по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

7.7) Выполнить команду Вставка-Объект-Точечный рисунок-Paintbrush-OK.

7.8) Нарисовать Автопортрет.

7.9) Щелкнуть по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Самостоятельное задание. Нарисуйте портреты всех участников из таблицы Список.

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например, "Александров". Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^;

логическими AND, NOT, OR;

сравнения:<,<=,>,>=,=,<>;

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

8) Использование фильтра.

8.1) Щелкнуть по кнопке - Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на Рис. 4 .17

8.2) Щелкните мышью по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

Рис. 4.17 – Окно выбора фильтра

8.3) Выберите Год рождения 1990 и щелкните по кнопке - Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

8.4) Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

8.5) Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.

8.6) Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу Delete.

8.7) Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только студенты 620481 1991 года рождения (одновременный запрос в двух полях – Группа и Год рождения).

8.8) Щелкните по кнопке - Применить фильтр.

8.9) Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1990. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1990.

8.10) Чтобы получить записи студентов, у которых фамилии начинаются на букву "В", в соответствующем поле наберите Like "В*" (В – в данном случае русская буква).

8.11) Запрос Not"В*" будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву "В"). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке - Применить фильтр.

Самостоятельное задание:

Выберите студентов всех групп, кроме 620281.

Выберите всех студентов группы 621881, фамилии которых начинаются на "Б".

Выберите студентов из групп 620481 и 620281 (запрос 620481 OR 620281).

Отмените все запросы.

Замечание. Кнопка - Фильтр по выделенному позволяет оставить видными в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.