2. Ввод и редактирование данных в таблице Excel. Копирование, перемещение и заполнение ячеек. Оформление ячеек таблицы и рабочих листов Excel

Ввод и редактирование данных в таблице Excel

Для ввода данных в ячейку электронной таблицы необходимо выделить ее и начать ввод - при этом осуществляется переход в режим редактирования, на что указывает появление курсора в ячейке. Завершение ввода и выход из режима редактирования с сохранением введенных данных осуществляется при нажатии клавиши Enter, а отмена ввода — при нажатии клавиши Esc.

В ячейку рабочего листа можно ввести данные следующих типов: текст, число, процентное или денежное значения, дата, время, формула. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при их вводе по способу записи.

Текстовые значения представляют собой последовательность буквенно-цифровых символов.

Числа, процентные и денежные значения являются данными, предназначенными для заполнения ячеек таблицы и для использования в вычислениях, правила которых задаются формулами. Числа всегда начинаются с цифры, либо со знаков + для положительных чисел или «-» для отрицательных. Максимальное количество цифр в числе 15. Во время ввода чисел целая часть отделяется от дробной запятой.

Формула всегда начинается со знака = или + или -. В последних двух случаях программа автоматически формирует знак равенства.

Данные можно также вводить в строке ввода данные (строке формул). Если данные вводятся в ячейку, они автоматически копируются в строке формул и наоборот.

Редактирование данных. Если щелкнуть мышью в строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования.

Для очистки ячейки можно использовать клавишу Delete или команду Правка - Очистить.

Перед выполнением операций над диапазоном ячеек его необходимо выделить. Это можно сделать путем протягивания мыши. Чтобы выделить столбец или строку целиком, следует нажать на заголовке столбца или строки.

Копирование, перемещение и заполнение ячеек

Технология копирования и перемещения содержимого ячеек с помощью буфера обмена аналогична соответствующим операциям в Word - команды Копировать, Вырезать и Вставить представлены в пункте меню Правка и в виде кнопок на панели инструментов Стандартная. Кроме этого, команда Правка - Специальная вставка позволяет вставить из буфера обмена выборочную информацию (например, только содержимое ячеек или только форматы).

Аналогично, как и в Word, содержимое ячеек можно перетаскивать с помощью мыши или копировать, если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Технология заполнения смежных ячеек основана на использовании маркера заполнения в правом нижнем углу ячейки. При протягивании мыши с маркером заполнения смежные ячейки в строке или столбце будут заполняться одинаковыми данными или логически связанными последовательностями (дни недели, месяцы и т.д.). Также смежные ячейки можно заполнить данными, выделив их и выполнив команду Правка - Заполнить.

Оформление ячеек таблицы и рабочих листов Excel

Как отмечалось, во время ввода данных Excel самостоятельно определяет их тип и автоматически форматирует в соответствии со стандартно установленными для каждого типа правилами. Необходимо понимать, что формат закрепляется не за значением, а за ячейкой. Одно и тоже значение, занесенное в ячейки с разным форматом, отображается различным образом. Если изменить формат для данной ячейки при неизменном значении, отображение этого значения также изменится. Во всех вычислениях используются значения, а не форматы.

Основные операции, связанные с представлением данных в ячейке и оформлением их, сосредоточены на вкладках диалогового окна Формат ячеек, которое вызывается командой Формат - Ячейки.

П араметры этого диалогового окна позволяют:

• выбирать представления данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее) - вкладка Число;

• задавать направление содержимого ячеек и метод его выравнивания - вкладка Выравнивание;

• определять шрифт и начертание символов- вкладка Шрифт;

• • задавать фоновый цвет ячеек - вкладка Вид.

• управлять отображем и видом рамок ячеек – вкладка Граница.

Команды Формат - Строка и Формат - Столбец позволяют скрыть или отобразить выделенные строки и столбцы на рабочем листе и изменить их размеры - высоту строк и ширину столбцов. Команды Автоподбор высоты и Автоподбор ширины позволяют задать размеры выделенных строк или столбцов по максимальному размеру содержащихся в их ячейках данных.

Команда Формат - Лист позволяет получить доступ к меню, команды которого позволяют спрятать выделенные листы рабочей книги (команда Скрыть), вывести их на экран (команда Отобразить...) и переименовать лист, задав ему имя, отличное от принятого по умолчанию (команда Переименовать). Первые две операции можно выполнять над несколькими листами одновременно, если они выделены (выделение листов осуществляется путем нажатия на ярлыке листа при удерживаемой нажатой клавише Ctrl).

С помощью команды Формат - Автоформат... к выделенному диапазону ячеек можно применить один из форматов, заготовки которых графически отображены в окне Автоформат. Заготовки форматов содержат форматы чисел, параметры шрифта и выравнивания, границы и заливку для ячеек.

С помощью команды Сервис - Параметры, вкладка Вид можно изменить параметры окна Excel (скрыть или отобразить его элементы) и параметры вывода листа на экран (например, отключенный параметр сетка позволяет скрыть линии сетки с рабочего листа, а включенный параметр формулы позволяет вывести в ячейках вместо результатов расчетов введенные формулы).