Функциональные возможности субд
Для работы с данными используются программные пакеты, которые называют системами управления базами данных (СУБД). Используя такие программы, можно создавать структуру базы данных, то есть, во-первых, таблицы, в которых каждый столбец хранит данные заранее определенного типа, и, во-вторых, правила связи между этими таблицами. Кроме того, СУБД позволяет выполнять следующие операции с данными (записями):
добавление записей в таблицы;
изменение или обновление некоторых полей;
удаление записей;
поиск записей, отвечающих некоторому условию, определенному пользователем.
Важной особенностью систем управления реляционными базами данных является обеспечение целостности данных. Оно означает поддержку некоторых правил при использовании связей между таблицами. Для того чтобы установить такую проверку, связанные поля таблиц должны иметь одинаковый тип данных, а связанное поле главной таблицы должно являться ключевым или хотя бы иметь уникальный индекс. Целостность данных подразумевает, что:
в связанное поле подчиненной таблицы невозможно ввести атрибут, отсутствующий в главной таблице;
невозможно удалить атрибут записи главной таблицы, если имеются связанные записи в подчиненной таблице;
невозможно изменить значение ключевого поля главной таблицы, если с ним связаны записи в подчиненной.
Операции с данными обычно выполняют с помощью специального стандартного языка запросов — SQL (Structured Query Language — Структурированный язык запросов). Существуют различные пакеты для работы с данными —FoxPro, Oracle, MS SQL и другие. Все они поддерживают язык SQL. СУБД, входящая в пакет MS Office, — это MS Access. Ее характерным отличием является то, что большинство операций с данными можно выполнять методом визуального конструирования запросов к базе данных. При этом запрос на языке SQL генерируется самой программой. Это не означает, что изучение языка SQL становится ненужным. Но изучение как самого языка, так и в целом основ работы с базами данных сильно упрощается.
Отметим, что такими возможностями обладает не только MS Access, но для пользователей ОС Windows этот пакет является наиболее распространенным и доступным средством работы с данными. Именно поэтому работу с базами данных мы изучаем на примере MS Access.
Знакомство с субд Microsoft Access
MS Access – это система управления базами данных под управлением Windows. MS Access входит в пакет Microsoft Office.
Запуск MS Access: Пуск/Программы/ Microsoft Office/ Microsoft Access.
Завершение работы MS Access осуществляется любым из стандартных способов завершения работы в Windows.
Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение * .mdb . В этот файл входят основные объекты MS Access.
Основными объектами MS Access являются: таблицы, формы, запросы, отчеты. Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. Форма помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет – объект БД, предназначенный для печати данных. Кроме того, имеется возможность создания страниц доступа к данным (страницы), возможность автоматизировать работу путем создания макросов Access (макросы), а также макросов на VBA, которые точнее называть программами (модули), – это серии макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие форм или печать отчетов. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач.
Заголовок приложения
Главное меню
Панель
инструментов
Командные кнопки
окна базы данных
Заголовок окна
базы данных
Вкладки
Рис.1. Окно Microsoft Access
Kаждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы). С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
оперативный режим – предназначен для просмотра, изменения, выбора информации;
режим конструктора – используется для создания, изменения макета, структуры объекта.
В файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД. Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя и нажать кнопку Конструктор. Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access. Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно.