Глава 20. Роли и обязанности сотрудников оуп

Приступая к определению своих целей, ОУП должен учитывать, какого рода услуги ему потребуется предоставлять другим подразделениям организации, чтобы добиться выполнения намечаемых целей. Необходимо также определить, когда в соответствии с графиком своего создания ОУП начнет оказывать эти услуги. Характер планируемых услуг ОУП диктует роли и обязанности его сотрудников. Типовой перечень услуг, предоставляемых полномасштабным ОУП, приведен в табл. 20.1. Каждая из перечисленных в таблице услуг требует соответствующего обеспечения персоналом, отвечающим за ее предоставление.

РУКОВОДИТЕЛЬ ОУП

Роль. Руководитель ОУП возглавляет разработку технико-экономи­ческого обоснования организации ОУП. Он осуществляет стратегическое руководство работой ОУП и должен обеспечить его поддержку со стороны руководителей организации.

Обязанности. В обязанности руководителя ОУП входит: разработка и реализация устава ОУП; обеспечение нацеленности работы ОУП на улучшение основных показателей организация; обеспечение заинтересованности и участия в деятельности ОУП высшего руководства организации, руководителей проектов н распорядителей ресурсов; подбор персонала ОУП; утверждение ежемесячных отчетов о выполнении плана работы; недопущение текучести кадров; утверждение контрактов на обеспечение управления проектами необходимыми методиками, консультациями и обучением исполнителей; разработка проекта годового бюджета ОУП.

Оценка работы. Работа руководителя ОУП оценивается по величине документально подтвержденной выгоды, которую принесло организации применение процессов и методик, разработанных ОУП. Обычно выгода от деятельности ОУП оценивается в относительных величинах по сравнению с инвестициями на его создание и обеспечение работы.

Квалификационные требования. Профессионал в области управления проектами, обладающий склонностью к руководящей работе, способный контактировать с руководителями организации любого уровня, обладающий опытом управления портфелями проектов и взаимодействия с функциональными службами, имеющий опыт работы консультантом.

Когда принимается на работу в ОУП. Руководитель первым нанимается на работу в ОУП.

Руководитель портфеля проектов

Роль. Возлагает разработку портфелей проектов, ресурсов, активов и стратегических целей организации, обеспечивает их поддержание в рабочем состоянии, отчитывается перед руководителем ОУП, проводит финансовый и причинно-следственный анализ.

Обязанности. Руководитель портфеля проектов: анализирует портфель проектов и выдает рекомендации лицам, ответственным за принятие связанных с ним решений; проводит формирование сбалансированного портфеля проектов; оценивает и помогает внедрять процессы, направленные на увеличение потока проектов и сокращение сроков их завершения; издает ежемесячные отчеты о состоянии и прогнозах изменения портфеля проектов для всех заинтересованных сторон; руководит разработкой и установлением модели назначения приоритетов проектов; может замещать руководителя офиса; часто занимается организацией заседаний Совета по управлению проектами.

Таблица 20.1Перечень типовых услуг ОУП

Управление портфелями	Консультационные и прочие услуги	Обучение и повышение квалификации	Административная работа и управление персоналом	Ведение архивов
Информация о портфеле проектов	Спасение проектов, находящихся под угрозой срыва	Методология	Ведение отчетности по проектам	Хранение информации
Портфели активов, стратегических целей и ресурсов	ускорение работ по проектам, оценки хода выполнения проектов, возможностей и угроз для их завершения, проведение аудитов, управление рисками	Методики	Операционное планирование и прогнозирование	Полнота и защищенность данных
Отчетность перед руководством	Процессы, методы и средства управления проектами	Основы управления проектами	Сбор данных и распространение отчетов	Библиотека документов по проектам и управление базами знаний
Методы распределения приоритетов	Наставничество	Сертификация	Отслеживание активов	Обобщение опыта
Дифференциация проектов	Справочное бюро	Командная работа	Материалы и покупные изделия	Закрытые контракты
Управление стратегическими ресурсами	Ведение веб-портала и управление информационным обеспечением	Современное управление проектами	Управление контрактами и изменениями
Анализ	Набор кадров	Программные средства календарного планирования	Критерии оценки, премии, карьерный рост, материальное и моральное поощрение
Взаимодействие с потребителями	Взаимодействие с потребителями	Взаимодействие с потребителями	Взаимодействие с потребителями	Взаимодействие с потребителями

Оценка работы. Работу руководителя портфеля проектов оценивают по тем же критериям, что и работу руководителя ОУП. Дополнительным показателем служат достигнутые улучшения в окупаемости портфеля проектов.

Квалификационные требования. Умение лавировать, докладывая неприятные новости руководству; умение контактировать с работниками любого уровня; опыт руководства портфелями проектов стоимостью свыше $25 млн.

Когда принимается на работу. Входит в число первой группы сотрудников, нанимаемых для работы в ОУП.

Возможности для карьерного роста в ОУП. Занятие поста руководителя ОУП.

ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ

Роль. Поддерживает усилия по спасению проблемных проектов, помогает командам исполнителей набрать требуемые темпы работ по выполнению проектов, обучает руководителей проектов справляться с основными затруднениями при их выполнении, проводит оценки проектов, докладывает руководителю ОУП.

Обязанности. Служит для всех исполнителей проектов менторам и воспитателем по ключевым проблемам управления портфелем проектов; взаимодействует со спонсорами и руководителями проектов при выявлении существующих возможностей и угроз для выполнения проектов.

Оценка работы. Для оценки работы главного специалиста по управлению проектами применяют ряд критериев, используемых при оценке руководителя ОУП. Дополнительным показателем служат финансовые результаты преодоления угроз и реализации возможностей для выполнения проектов, достигнутые под непосредственным руководством главного специалиста по управлению проектами.

Квалификационные требования. Умение работать с исполнителями и руководителями любого уровня; склонность к консультационной работе; умение действовать в напряженной обстановке совместно с другими работниками ОУП; должен быть сертифицированным специалистом по управлению проектами (РМР) и владеть полным набором знаний и навыков в этой области, установленных РМВОК.

Когда принимается на работу. По крайней мере, один главный специалист по управлению проектами должен быть принят на работу в составе первой группы сотрудников ОУП.

Возможности для карьерного роста в ОУП. Занятие должностей руководителя портфеля проектов и руководителя ОУП.

ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО СРЕДСТВАМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Роль. Обеспечивает техническое руководство применением всех средств управления проектами, имеющимися в распоряжении ОУП, включая программные средства календарно-сетевого планирования проектов, и обучение пользованию ими. Подотчетен менторам по управлению проектами.

Обязанности. Обеспечивает совместимость всех данных, используемых программными средствами управления проектами. Отвечает за обучение всех руководителей и членов команд исполнителей проектов, рас­порядителей ресурсов правилам работы с имеющимися средствами управления проектами. Помогает в перераспределении нагрузок и переработке графиков проектов, находящихся под угрозой срыва. Является опытным специалистом в области средств управления проектами.

Оценка работы. Те же критерии оценки, что и для руководителя ОУП. Дополнительной характеристикой служит целостность и полнота информации, которой он владеет.

Квалификационные требования. Должен быть квалифицированным экспертом в области средств календарно-сетевого планирования проектов, способным быстро осваивать новые пакеты программных продуктов. Должен уметь работать с исполнителями и руководителями всех уровней, владеть полным набором знаний в области управления проектами, установленных РМВОК, уметь работать совместно с исполнителями проектов в напряженной обстановке.

Когда принимается на работу. Входит в состав первой группы сотрудников, нанятых для работы в ОУП.

Возможности для карьерного роста в ОУП. Занятие должностей наставника или главного специалиста по управлению проектами.

СПЕЦИАЛИСТ СПРАВОЧНОГО БЮРО ОУП

Роль. Обслуживание клиентов ОУП. Информационная поддержка руководителей и исполнителей проектов по их запросам,

Обязанности. Оказание помощи руководителям и исполнителям проектов, ответы на их запросы н отслеживание результатов использования предоставленной информации.

Оценка работы. Те же критерии оценки, что и для руководителя ОУП. Дополнительной характеристикой является отзывчивость на обращения клиентов ОУП за помощью в справочное бюро офиса.

Квалификационные требования. Умение работать с руководителями и исполнителями любого уровня, владение полным набором знаний в области управления проектами, установленным РМВОК, знание всех стандартизованных методов и средств управления проектами, отличные коммуникативные способности, способность переводить технический жаргон на общедоступный язык.

Когда принимается на работу. Может входить в первый набор сотрудников офиса, но, в любом случае, должен быть нанят на работу не позднее начала второго полугодия существования ОУП.

Возможности для карьерного роста в ОУП. Должности главных специалистов по управлению проектами и средствам управления проектами.

РУКОВОДИТЕЛЬ ПОРТФЕЛЯ РЕСУРСОВ

Роль. Надзор за портфелем ресурсов организации, включая стратегические ресурсы, совместная работа с руководителем портфеля проектов над формированием сбалансированных портфелей, поиск путей компактного распределения ресурсов между функциональными подразделениями

Обязанности. Обеспечение полного и правильного использования стратегических ресурсов предприятия, отслеживание соответствия существующих трендов в использовании ресурсов целям организации, помощь руководителям проектов в предоставлении им требуемых ресурсов точно в назначенное время.

Оценка работы. Те же критерии оценки, что и для руководителя ОУП. Дополнительной характеристикой служит еженедельная загрузка и производительность стратегических ресурсов. Подход руководителя офиса к оценке данного специалиста должен стимулировать его усилия по устранению задержек проектов в связи с недостаточностью нестратегических ресурсов.

Квалификационные требования. Способность работать совместно с исполнителями проектов в напряженной обстановке, развитое умение преодолевать трудности и препятствия.

Когда принимается на работу. Входит во второй набор специалистов, принимаемых на работу в ОУП.

Возможности для карьерного роста в ОУП. Занятие должности руководителя портфеля проектов.