Выписка из протокола

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- название вида документа (выписка из протокола);

- дата заседания;

- номер протокола;

- место составления;

- присутствующие и приглашенные;

- председатель и секретарь;

- заголовок к тексту;

- текст (повестка дня, слушали, постановили);

- подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь");

- расшифровка фамилий с инициалами;

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Выписка из протокола совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контроле за исполнением административно-управленческих решений, формирует деловую документацию предприятия.

Северный административный округ города Москвы

Департамент образования

Школа № 144

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

18.03.2011 № 7

Заседания педагогического совета

Председатель – А.М.Смирнов

Секретарь – В.Е.Васильева

Присутствовали: 24 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О дисциплине в старших классах (информация замдиректора по воспитательной

работе Т.И.Васильева).

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись А.М.Смирнова

Секретарь Подпись В.Е.Васильева

Верно

Секретарь Подпись Н.И.Тарасенко

20.03.2011 Печать

Образец выписки из протокола

3.Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ. Составляется докладная записка адресуется руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Делопроизводство по внутренней переписке опреде­ляется инструкцией по работе с документами в данной организации. Как правило, работа с внутренними докладными и объяснительными записками предполагает передачу документов руководителю для рассмотрения. Его резолюция будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет.

Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.