23.4. Организация рабочего дня

Бережное отношение ко времени — отличительная черта пред­принимателя. Время следует разумно распределять, классифициро­вать решаемые вопросы по важности: наиболее важные, требующие немедленного рассмотрения; менее срочные, которые можно вы­полнить, когда найдется время.

Правильно спланировать использование времени предпринима­телю позволит анализ того, как он фактически расходует его. Для этого необходимо записывать все занятия и все отвлечения от ра­боты. Кроме того, необходимо также определить, в какое время су­ток вы наиболее работоспособны и лучше справляетесь со сложны­ми вопросами.

Зная, каким объемом времени вы располагаете, на что его тра­тите и как его целесообразнее использовать, вы можете спланиро­вать свой рабочий день.

Однако следует отметить, что некоторые предприниматели счи­тают, что планирование рабочего дня излишне и жалеют на это вре­мя. Они глубоко ошибаются, так как планирование заставляет по­стоянно думать о том, что и зачем вы делаете. И пятнадцать минут, потраченные на ежедневные записи, могут сэкономить гораздо больше времени в ходе реализации плана рабочего дня.

Одна из проблем, которую легче решать с помощью планирова­ния дня, — это выделение времени на наиболее важные задачи. Дело в том, что стратегические задачи, как правило, не носят срочного характера и часто откладываются, тогда как по важности они нахо­дятся на первом месте. В то же время не столь важные вопросы бывают крайне срочными, и поэтому возникает опасность потратить на них все рабочее время.

При составлении вашего плана работы на первое место следует ставить дела с фиксированным сроком выполнения.

К делам второй степени важности следует отнести различного рода среднесрочную рутинную работу, связанную с выполнением обычных функций. На третье место нужно поставить второстепен­ную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь отрицательных последствий.

При составлении плана на день предпринимателю необходимо учитывать свои индивидуальные особенности. Так, например, если вы предпочитаете в своей работе идти от простого к сложному — планируйте на утро мелкие дела, если наоборот — начинайте с круп­ных и важных. Но не планируйте более трех первостепенных и бо­лее десяти дел в целом на день.

Назначайте важные и сложные, а также неприятные дела на то время суток, которое вас больше всего устраивает, а легкие и при­ятные — на конец дня. Не приступайте к выполнению новой зада­чи до завершения предыдущей, а если вас прервали, вернитесь к незавершенному делу.

Планирование рабочего дня — элементарный способ экономить время. Но этого недостаточно. Следует планировать время на неделю.