3. Формирование дел
Под формированием дел понимается отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1. Помещать в дело только исполненные документы; 2. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре; 3. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 4. Помещать приложения вместе с основными документами; 5. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; 6. Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; 7. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и т.п.
На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке дела, помимо заголовка, указывается название организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение составляют дела, переходящие на другой год, судебные дела, личные, формируемые в течение всего периода работы лица в организации, документы выборных органов и постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период их созыва. В учебных заведениях дела заводятся по учебным годам.
В дело документ подшивается со всеми дополнениями, возникающими в процессе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения поступают постоянно и имеют большие объемы, могут формироваться самостоятельные тома. Например: Протоколы заседания кафедры политологии за 2001 год – одно дело и Документы (служебные записки, справки, доклады, заключения, проекты решений) к протоколам заседаний кафедры политологии за 2001 год – другое.
Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке в сочетании с вопросно-логическим. Это означает, что документы подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом. Хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам. Распорядительные документы -приказы, распоряжения, постановления – подшиваются строго по хронологии.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
Дела по предложениям, заявлениям и жалобам граждан формируются отдельно от общей переписки.
4. Экспертиза ценности документов
В процессе деятельности организаций, как отмечалось, создается огромное количество документов, ценность информации которых различна. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой документы теряют свое значение. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится при подготовке документов к сдаче в архив организации. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в организациях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В основные задачи ЭК входит: рассмотрение проектов номенклатур дел организаций и его структурных подразделений; проведение ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; рассмотрение годовых разделов описей дел для постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу; рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек. Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению. Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.
Правильное определение ценности документов требует знания истории организации, ее функций, задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства.