3. Организация делопроизводственных служб и особенности их работы

Изучение структуры и функций делопроизводственных служб. Должностной и численный состав службы ДОУ и других делопроизводственных служб. Положение о службе ДОУ. Соответствие организации работы делопроизводственной службы требованиям ГСДОУ и других нормативно-методических документов. Недостатки в организации ее работы.

Методические указания по изучению темы

1. Изучить нормативные материалы по постановке делопроизводства в учреждении в целом и в его структурных частях, а также положения, регулирующие деятельность делопроизводственных служб.

2. Составить графические схемы структуры делопроизводственных служб.

3. Выявить должностной и численный состав делопроизводственных работников.

4. Проанализировать наличие и характер должностных инструкций.

4. Организация документооборота

Общие принципы организации документооборота. Учет объема документооборота. Анализ документопотоков по видам документов, по корреспондентам, по уровням исполнения.

Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Организация приема и доставки документов, оснащение экспедиции средствами оргтехники. Соответствие организации документооборота в учреждении требованиям ГСДОУ.

Методические указания по изучению темы

Для изучения организации документооборота необходимо:

1. Проанализировать документопотоки по видам документов, по корреспондентам, по уровням исполнения.

2. Составить графическую схему документооборота (движение входящей и исходящей корреспонденции, документы, поступающие на имя руководителя и непосредственно в структурные подразделения).

3. Проанализировать соответствие организации документооборота учреждения требованиям ГСДОУ.

4. В структурных подразделениях, где сосредоточен прием корреспонденции принять участие в приеме и распределении поступившей корреспонденции, отмечая наличие средство оргтехники.

5. Регистрация и контроль исполнения документов

Задачи и общие правила регистрации. Формы регистрации и порядок их заполнения. Их соответствие требованиям ГСДОУ. Выявление недостатков. Построение справочного аппарата. Организация контроля исполнения документов, его технология. Соответствие ГСДОУ. Недостатки в организации контроля исполнения документов и технология контроля исполнения документов.

Методические указания по изучению темы

1. Изучить систему регистрации документов.

2. Ознакомиться с регистрационными формами и порядком их заполнения, проанализировать их соответствие требованиям ГСДОУ, записать схемы регистрационных форм в дневнике.

3. Под наблюдением секретарей зарегистрировать несколько документов.

4. Изучить построение и технику ведения информационно-справочных картотек.

5. Ознакомиться с организацией и технологией контроля исполнения документов в учреждении, проанализировать их соответствие требованиям ГСДОУ, отметить недостатки.

6. Выявить контролируемые массивы документов в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю.

7. Оценить возможности автоматизации контроля исполнения документов.

8. Ознакомиться и изучить организацию работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, при этом проанализировать соответствующие регистрационные формы для предложений, заявлений и жалоб граждан и изучить организацию приема посетителей.