20. Деловая беседа

Деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой делового общения. В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служат решению управленческих задач. Деловая беседа чаще происходи между представителями одной организации.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слов оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа, мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

• Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

• Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

• Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

• Одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения. В задачи деловой беседы входит:

• перехват и удержание инициативы;

• получение от партнера необходимой информации;

• активизация адресата.

К особенностям деловой беседы относятся носятся аналитический и дифференцированный подход, самопрезентация.

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

• взаимное общение работников из одной деловой сферы;

• совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов;

• стимулирование деловой активности.

К особенностям деловой беседы относится:

• критическая оценка мнений партнеров;

• дифференцированный подход к предмету обсуждения;

• быстрое реагирование на высказывания партнеров;

• аналитический подход.

Для деловой беседы, как правило, не характерно разнообразие обсуждаемых тем и используемых языковых средств.

Последовательность элементов структуры деловой беседы можно представить в следующем виде: начало беседы – передача информации – аргументирование – опровержение доводов собеседника – принятие решений.

Последовательность элементов беседы: одобрение, выражаемое собеседнику; вопросы фактического характера; активное слушание; благодарность, выражаемая собеседнику.

В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Первой фазой беседы мы ставим следующие задачи: установить контакт с собеседником; создать благоприятную атмосферу для беседы; привлечь внимание к теме разговора; пробудить интерес собеседника.

Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собеседником.

Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги».