4. Завершение работы в бд

Закрыть все открытые окна и через меню Файл  Выход или щелчком по кнопке Х завершить работу в БД.

5. Содержание отчета

Подготовить отчет о работе, включающий: Цель работы; Задание к работе и окна: Телефонная книга, Телефонная книга по запросу с условием, Список успевающих студентов, Телефонная книга без Барановой.

Лабораторная работа 7. Составление отчетов

1. Цель работы

Освоение практических приемов создания отчетов БД с заданными характеристиками и получение новых навыков работы с СУБД.

2. Задание к работе

1. Запустить программу MS Access и открыть БД db1.

2. Создать автоотчет на основании запроса Адрес.

3. Создать ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

4. Создайте отчет Списки студентов с помощью Конструктора.

5. Создайте отчет Списки студентов с помощью Мастера отчетов.

6. Скопировать в протокол полученные отчеты.

5. Завершить работу с БД.

3. Рекомендации по выполнению работы

1. Запуск программы MS Access и открытие БД db1.

Применяется стандартная процедура открытия БД. На экране окно db1 (рис. 1).

Рис. 1. Окно БД db1

2. Создание автоотчета на основании запроса Адрес.

• Открыть закладку Отчеты в поле Объекты БД и щелкнуть на ПГ Создать.

• В диалоговом окне Новый отчет выбрать Автоотчет, а в качестве источника данных выбрать Запрос-адрес – ОК (рис. 2).

Рис. 2. Диалоговое окно Новый отчет

• На экране страница просмотра отчета. Сохранить отчет с именем Запрос-адрес (рис. 3).

• Открыть закладку Запросы и выделить Запрос_адрес;

• Открыть запрос в режиме Конструктор щелчком по ПГ Конструктор.

• Ввести в строку Условие отбора фамилию: Баранова и щелкнуть на ПГ Запуск. На экране появится адрес одной студентки (рис. 4).

Рис. 3. Адреса всех студентов

• Перейти в пункт Отчеты и открыть отчет Запрос_адрес. В списке вывода есть данные одной студенки (рис. 5).

• Распечатать данный отчет.

Рис. 4. Адрес Барановой

Рис. 5. Отчет запроса Адрес

3. Создание ленточного автоотчета по запросу Номера телефонов.

• Выбрать объект Отчеты и щелкнуть на пиктограмме Создать.

• В открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать Автоотчет: ленточный, а в качестве источника данных выбрать запрос Номера телефонов – ОК (рис. 6). Сохранить запрос под именем Отчет-Номера телефонов.

4. Сформируем отчет на одну фамилию.

• Выбрать объект Запросы и выделить Запрос-Номера телефонов.

• Открыть запрос в режиме Конструктор щелчком по пиктограмме Конструктор.

• В запросе на выборку в качестве условия ввести: [Введите фамилию] в квадратных скобках.

Рис.6. Отчет на Запрос-Номера телефонов

• Выполнить запрос щелчком на пиктограмме Запуск. На экране появится диалоговое окно Введите значение параметра, т.е. введите фамилию студента, телефон которого необходимо узнать;

• Введите фамилию Корнилова и щелкните ОК. На экране появится отчет по запросу Номера телефонов (рис. 7).

Рис. 7. Отчет на Запрос-телефона Корниловой

5. Создание отчета Списки студентов с помощью Конструктора.

• Выбрать объект Отчеты и щелкнуть на пиктограмме Создать.

• Выбрать режим Конструктор в диалоговом окне Новый отчет и таблицу Список как источник данных – ОК.

• Ввести раздел Заголовок отчета в строке меню: Вид  Заголовок /примечание отчета. На экране Отчет 1.

• Щелкнуть на пиктограмме Сортировка и группировка . В одноименном диалоговом окне выбрать через кнопку Учебная группа, а в разделе Свойства группы в поле заголовка группы ввести Да через кнопку (рис. 8).

• Выбрать второе поле для сортировки – Фамилия через кнопку . Для этого поля в разделе Свойства группы в поле заголовка группы оставить Нет.

Рис. 8. Окна: Отчет1: Сортировка и Группировка

• Напечатать заголовок отчета: Общий список студентов. Для этого щелкнуть на кнопке на дополнительной панели и указать место ввода заголовка в разделе заголовка, размером 16, Формат – Размер – по размеру данных – Enter.

• Ввести в правый угол раздела Верхний колонтитул Список студентов размером 14.

• Ввести в раздел Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список студентов и поместить поле Учебная группа рядом из таблички Список, а затем слово Группы.

• Поместить поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в разделе Область данных, без подписей полей, размером 12 – Формат – Размер – По размеру данных.

• Ввести номера страниц в разделе Нижний колонтитул из таблицы Панель, удалить подпись поля, оставить Свободный.

• Включить пиктограмму Свойства (рис. 9).

Рис. 9. Диалоговое окно свойств поля

• Набрать значение =[Page] в строке Данные вкладки Данные и закрыть текущее окно.

• Пронумеровать записи в области данных отчета. Для этого установим для отчета режим Конструктор.

• Добавим в область данных пустое поле, щелкнув на кнопке и перетащив ее мышкой в область данных перед полем Фамилия, удалив надпись пустого поля (рис. 10).

• Выделить поле и щелкнуть на ПГ Свойства на панели инструментов.

• Ввести в ячейку данные выражения =1 во вкладке Данные.

Рис. 10. Общий вид окна отчета Список студентов

• В ячейке Сумма с накоплением выбрать Для всего и закрыть текущее окно.

• Перейти в режим предварительного просмотра и указать номер страницы, например 1 – ОК. На экране появится список студентов на 1-й странице (рис. 11). Сохранить отчет под именем Список студентов и закрыть.