Фильтрация или выборка данных

С помощью команды ДанныеФильтр можно отыскать и использовать нужное подмножество данных в базе. В отфильтрованной базе выводятся на экран только те строки, которые содержат определенные значения или отвечают некоторым критериям выборки. При этом прочие строки будут временно скрыты. Подменю Фильтр в Microsoft Excel предоставляет возможность использовать как команду Автофильтр, так и команду Расширенный фильтр если нужно использовать сложный критерий для выборки данных.

Применение Автофильтра

Команда ДанныеФильтрАвтофильтр помещает кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой) непосредственно в строку с метками столбцов, с их помощью можно выбрать элементы базы, которые следует вывести на экран.

Можно также применять пользовательские критерии сравнения для фильтрации данных в базе .Для этого в списке следует выбрать пункт Условие. На экран выводится окно диалога Пользовательский Автофильтр (рис. 25.3).

В этом окне можно определить до двух критериев сравнения для одного и того же столбца при фильтрации данных. Microsoft Excel сравнит элементы списка с введенными ранее значениями и выведет лишь строки, удовлетворяющие критерию. Можно также использовать условные операторы И / ИЛИ для объединения или сравнения критериев в одном и том же столбце.

Для определения двух критериев выберите один из следующих вариантов:

- нажмите переключатель «И» для объединения двух критериев в Вашем фильтре. В этом случае выберутся данные, для которых выполняются сразу оба условия.

- нажмите переключатель «ИЛИ» для использования двух различных критериев в Вашем фильтре. В этом случае выберутся данные, для которых выполняются хотя бы одно из условий.

Для того чтобы вернуться к первоначальному виду базы данных, следует воспользоваться командой ДанныеФильтрОтобразить все.

25.2. Задания

1. Открыть файл (место расположения файла укажет преподаватель), сохранить его под другим именем в своей папке. Далее работать с этим файлом.

Лист, на котором находится база данных, переименовать; присвоить ему имя «база_ГАИ».

2. Создать три копии этого листа. Имя первого листа – «база_ГАИ_сортировка", второго листа – «база_ГАИ_фильтр», третьего – «база_ГАИ_итоги».

3. Перейти к листу «база_ГАИ_сортировка». Скопировать этот лист, присвоить ему имя «сортировка_по_дате». Отсортировать данные по дате (по возрастанию).

4. Вернуться к предыдущему листу «база_ГАИ_сортировка». Отсортировать данные по полю «Марка». Затем отсортировать еще и по дате.

5. Перейти к листу «база_ГАИ_фильтр». Установить Автофильтр, посмотреть различные варианты фильтрации данных (по маркам автомобилей, по дате, по месту ДТП).

6. Отменить Автофильтр.

7. Перейти к листу «база_ГАИ_итоги». Произвести сортировку сначала по дате, затем по марке автомобиля.

8. Использовать команду ДанныеИтоги. Подвести итоги, используя следующие варианты:

- дата ДТП, количество значений, марка автомобиля;

- марка автомобиля, количество значений, марка автомобиля;

- марка автомобиля, количество значений, дата ДТП.

При подведении Итогов использовать скрытие деталей и выведенные детальные строки или столбцы.

Примечание. Кнопка со знаком «+» указывает итоговую строку или столбец со скрытыми деталями. Для показа деталей щелкните мышью эту кнопку.

Символ скрытия деталей (кнопка со знаком «-») указывает итоговую строку или столбец с выведенными детальными строками или столбцами. Нажмите на эту кнопку для скрытия детальных данных.

9. Открыть новую книгу и в ней на Листе 1 создать базу данных с полями:

– номер студента,

– фамилия, имя,

– год рождения,

– домашний адрес,

– факультет,

– курс,

– группа.

Переименовать Лист 1, присвоив ему имя "Студенты".

10. Используя команду ДанныеФорма занести информацию о 15 студентах.

11. Сохранить созданную базу данных в файле «Студенты» в собственной папке.

12. Просмотреть, записи, откорректировать и удалить некоторые записи из таблицы, добавить три новые записи.

13. Отсортировать созданную базу, расположив фамилии студентов в алфавитном порядке.

14. Отобрать из списка записи, которые удовлетворяют определенным критериям, копируя каждый раз результаты на Лист 2 и вставляя соответствующие заголовки полученных таблиц.

Критерии отбора записей:

– студенты с определенным годом рождения;

–- студенты определенного курса;

– студенты одного курса и одной группы;

-– студенты одного факультета и одной группы;

– студенты одного года рождения и одной группы.

15. Присвоить Листу 2 имя "Критерии".

Вернуться на главную

423