Методика и порядок выполнения работы

Изучите теоретическую часть работы.

Задание: Создайте комплект конвертов для массовой рассылки от своего имени разным высокопоставленным лицам: губернатору, министру, священнослужителю, премьеру, управляющему банка, председателю акционерного общества, директору завода и 5 послам разных стран.

Для этого поочередно выполните все указанные в теории этапы, используя Пошаговый мастер слияния, который упростит эту процедуру:

1. Запустите приложение Word. По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

2. На вкладке Рассылки в группе Начать_слияние выберите Пошаговый мастер слияния. Слева или справа от пустого документа появится окно мастера слияния. Следите за его сообщениями и пояснениями.

3. В появившемся окне мастера «Выбор типа документа», выберите тип создаваемого документа: щелкните Конверт. Обратные адреса на всех конвертах будут одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.

4. В появившемся окне выделите Изменить макет документа, щелкните Параметры конверта. В появившемся диалоговом окне Параметры конверта просмотрите различные размеры конвертов, перебирая их в разделе Размеры конвертов. Выберите тот размер, который Вам подходит (например, 9), и отформатируйте текст, указав жирный шрифт для адресата и курсив для отправителя, размер шрифта 14, центрировать по левому краю. Щелкните по разделу Параметры подачи и рассмотрите возможные способы подачи. Выберите тот, который позволит сложить лист в виде конверта.

Нажмите ОК, для подтверждения.

5. Выберите этап 3 из 6 «Выбор получателя». На этом этапе подключается файл с адресами и данными получателя. Можно использовать уже существующий список, или список адресов из Outlook, или создать новый список.

В нашем случае файл данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния. Для этого выберите команду Создание списка и щелкните команду Создать. Используйте открывшуюся форму для создания списка. Откорректируем появившуюся таблицу, выбрав Настройка столбцов, нажимая клавиши Удалить, Переименовать, удалите столбец Адрес 2, Организация переименуйте на Должность. Заполните появившуюся таблицу, указанными в задании данными (остальные сведения взять произвольно).

(Пояснение: Обращение к министру иностранных дел – господин Министр или Ваше представительство, к послу – господин Посол или Ваше представительство; к лицам духовного звания: к папе – Ваше святейшество, к кардиналу – Ваше преосвященство, к архиепископу – милорд или Ваша светлость, к епископу – милорд или Ваша милость; в Англии: к государственному деятелю – обязательно упоминание дворянского титула (сэр, лорд и т.д.))

Закончив заполнять, сохраните этот список в своей папке под именем «Список адресатов_ФИО». Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

6. Выполните 4 этап. Нажмите Настройка конверта. Появится чистый, созданный Вами конверт. В левом верхнем углу конверта напишите свой адрес, который будет в дальнейшем автоматически повторяться на всех созданных конвертах. Подберите размер и вид шрифта. Щелкните мышкой по центру конверта, где должен быть адрес получателя. Появится штриховая рамка. В окне Мастера щелкните по разделу Блок адреса. В появившемся окне Вставка блока адреса, уберите галочки из лишних разделов (например, Вставка названия организации). И нажмите ОК.

7. Появится создаваемый конверт, где вместо адресата в угловых скобках написан Адрес получателя, который будет меняться на каждом конверте. При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки (« »). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста. Их нельзя вводить с клавиатуры вручную, они должны быть выбраны через указанные поля.

8. Выполните 5 этап - Просмотр конверта. Отредактируйте представленные данные в образце. Просмотрите все созданные конверты. Попробуйте удалить одного из адресатов в своем списке. Попробуйте вернуться на предыдущий этап.

9. Выполните 6 этап – Завершение слияния. Не нажимайте Печать, так как принтер не подключен! Выберите режим Изменить отдельные документы. Просмотрите полученные конверты. И если есть необходимость – откорректируйте.

10. Сохраните полученный файл с конвертами в своей папке под любым именем.

11. Повторите пункты 2-9 и создайте конверты, используя созданный список адресов, отфильтровав их только для послов. Результаты сохраните в отдельном файле.

12. Рассмотрите ленту вкладки Рассылки, разделы Создать и Начать слияние. Сравните их возможности с действиями Мастера.

13. По аналогии, повторив действия начиная с пункта 3, создайте визитки, используя созданный список адресов.

14. Оформите отчет.