22. Технология обработки поступивших конфиденциальных документов

Производится учет поступивших документов

Осуществляется:

-контроль сохранности

-исключение случаев попадания в фирму документов принадлежащих другим организациям

-формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов

-учет документов присланных во временное пользование

-исключение возможности ознакомления с документом посторонних лиц

Распределение рассмотрение и направление документов

После учета документа он передается на рассмотрение руководителям и сотрудникам фирмы

Передача документов сопровождается выполнением следующих процедур:

-распределение документов

-рассмотрение документов руководителями

-передача документов исполнителям

После исполнения документа проверяется целостность документа

23. Технология обработки подготовленных конфиденциальных документов

Исполнение - процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач закрепленных в должностных инструкциях.

Факторы исполнения:

- получение исполнителями поступившего документа

- письменное или устное указание вышестоящего руководителя

- устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учереждений и отдельных лиц

- полезная информация полученная из реферативных и информационных сборников, рекламные издания.

Руководители решают какой гриф секретности дать документу после документ издается

Этапы:

-изготавление

-постановление документа на учет

- снятие документа с учета (только по решению руководителя)

- анализ исполнительской дисциплины

24. Проверка наличия и уничтожение конфиденциальных документов и носителей информации

Назначение и порядок проведения проверки наличия документов, дел и носителей информации. Целью является установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохзранности, целостности и комплектности

При уничтожении документ подвергается опасности в случаях:

- подмены документа

- неполного уничтожения

- утраты

Уничтожение включает следующие процедуры:

- подготовка документа к уничтожению

- уничтожение документов по акту

-уничтожение документов и носителей без составления актов

25. Формирование и хранение конфиденциальных дел

Ведение номенклатуры

Предназначена для:

- учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел

- учета дел архивного фонда

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел т других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы

Особенности процедуры оформления дела при его формировании является:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальных или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю поись дела

- нумерация листов документов в деле

- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки документа

- подшивка документа в дело

- проверка правильности подшивки документов

- возвращение учетной карточки документа в картотеку по принадлежности.