58.Аудит расчетов с подотчетными лицами.

В условиях формирования рыночной инфраструктуры большое значение приобретает аудит соблюдения законодательных норм относительно осуществления расчетных операций, в частности расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным порядком. Ревизор руководствуется Постановлением КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу" от 23.04.99 № 663 и Постановлением КМУ от 06.09.2000 № 1398 о внесении изменений в вышеуказанной Постановления КМУ. Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: проверка соблюдения правил издания авансов, контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов, проверка правильности использования подотчетных сумм и оформления документов, приложенных к авансовым отчетам, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм. Кроме того, задачей аудита является: выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов. Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами ". Сальдо этого счета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражаются развернуто: дебетовое сальдо - в составе оборотных активов, кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия. Аудитор проверяет, подотчетное лицо в течение трех дней после возвращения из командировки или после выполнения поручения подала авансовый отчет об использовании подотчетных сумм; или к авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке (с отметками о выбытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков, приемные акты или расписки лиц, принявших от подотчетного лица приобретенные ценности и тому подобное. Авансовый отчет бухгалтерия проверяет как с точки зрения правильности его оформления и арифметических подсчетов, так и по сути, т.е. правильность и законность расходы каждой суммы, указанной в отчете. О проверке делается запись на бланке авансового отчета, после чего последний утверждает руководитель предприятия. Остаток неиспользованных сумм подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия. По дебету счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами" группируют суммы, выдаваемые в подотчет, и отражают задолженность лиц: * Д-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами"; * К-т счета 30 "Касса". На кредите счета 372 учитывают суммы выполненных расходов (на основе авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов). Например, использованы деньги на командировку на семинар общехозяйственного характера будет записано в * Д-т счета 92 "Административные расходы"; * К-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Если деньги выдавались в подотчет на приобретение некоторых хозяйственных материалов, запасных частей, канцелярских материалов и есть подтверждение этих расходов документами, то делают следующую запись: * Д-т счета 201 "Сырье и материалы"; * Д-т счета 207 "Запасные части"; * Д-т счета 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы"; * К-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Если работник занимался сбытом продукции, будучи в командировке: * Д-т счета 93 "Расходы на сбыт"; * К-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". На возвращен остаток неиспользованных сумм подотчетным лицом: * Д-т счета 30 "Касса"; * К-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Аудитору следует установить, определен круг лиц, имеющих право получать подотчетные суммы. Далее аудитор требует сдачи в бухгалтерию авансовых отчетов. К лицам, не отчитывались за полученные деньги в подотчет, применяют меры по погашению задолженности по начисленной заработной платы или через суд или прокуратуру. Кроме того, аудитор выясняет, не было ли случаев выдачи авансов при наличии задолженности по предварительно полученные суммы или выдачи денег лицам, которые не числятся в штате. Также следует проверить, не выдавался аванс в размере, значительно превышает потребность. Из выручки выдавать аванс в подотчет не разрешается. Аудитор сверяет аналитический и синтетический учет по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами", потом начинает сплошную проверку документов. Размер суточных расходов для командировки по Украине изменился 12 сентября 2000 (с даты опубликования Постановления КМУ от 06.09.2000 № 1398 в газете "Урядовый курьер"). Суточные необходимо определять так: * По 11.09.2000 г. включительно - 6 грн (в случае, если в счета гостиниц не включены расходы на питание), 4 грн 80 коп., С грн 60 коп., 2 грн 40 коп. (Если в счета гостиниц включены расходы на одно-, двух-или трехразовое питание соответственно). * Начиная с 12.09.2000 г. - 18 грн. (В случае, если в счета гостиниц не включены расходы на питание), 14 грн 40 коп., 10 грн 80 коп., 7 грн 20 коп. (Если в счета гостиниц включены расходы на одно-, двух-или трехразовое питание соответственно). Если суточные за "переходными" командировками были рассчитаны в целом по 6 грн (4 грн 80 коп., С грн 60 коп., 2 грн 40 коп.), То необходимо сделать перерасчет. В налоговом учете сумма перечисления суточных включается в состав валовых расходов. Срок командировки определяется руководителем, но должно составлять не более 30 календарных дней в Украине, 60 дней - за границу. Кроме того, при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы на проезд туда и обратно (в том числе багаж), на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, белья, обуви), но не более 10% суточных за все дни проживания; на бронирование мест в гостиницах до 50% стоимости места, на служебные телефонные переговоры - по согласованию с руководителем. Расходы на проезд в мягком вагоне, в каютах 1-4 группы тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1-2 категории на судах речного флота и самолетом I класса возмещаются с разрешения руководителя предприятия согласно предоставленным проездными документами. В других случаях возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси). Работникам, находящимся в командировке сверх установленных норм компенсации расходов при командировках возмещаются также расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и наем жилого помещения. За период временной нетрудоспособности лицу, была в командировке, выплачивается пособие по больничным листам, дни которых не включаются в срок командировки. Руководителям предприятий предоставлено право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки известен заранее, проводить оплату указанных расходов с согласия лиц, которые едут в командировку, без представления оправдательных документов. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем предприятия, сохраняется в бухгалтерии предприятия. Командировочное удостоверение подается в бухгалтерию без отчета. Иногда допускают составление бестоварных документов относительно заготовительных операций и фальсифицированных документов, которые оформляют оплату различных работ внештатным сотрудникам (работы фактически не выполнялись или выполнялись в незначительном объеме). В данном случае следует проверить наличие акта приемки-сдачи выполненных работ и сравнить его данные с фактическим объемом выполненных работ в натуре. На практике встречаются нарушения операций, связанных с закупками сельскохозяйственных продуктов и сырья. Поэтому аудитору следует тщательно проверить авансовые отчеты заготовителей и приложенные к ним закупочные квитанции, приемные акты, сведения закупок и т.п.. Аудиторы сопоставляют копии квитанций относительно номеров, дат, цены и суммы. Если есть сомнительные документы, выезжают на место или направляют письменный запрос.