27

Ответы к экзамену по дисциплине

«Организация секретарского обслуживания»

для студентов заочного отделения специальности 032002 «ДОУ и архивоведение» Омского библиотечного техникума IV курс VIII семестр 2009/2010 уч. год

Содержание

1. Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания. 1

2. Нормирование труда в области секретарского обслуживания. 3

3. Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. 4

4. Организация рабочего места и труда секретаря. 5

5. Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации. 6

6. Планирование рабочего дня секретаря. 8

7. Ведение телефонных переговоров. 9

8. Прием посетителей. 11

9. Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий. 12

10. Подготовка командировок руководителя. 16

11. Деловой этикет и имидж секретаря. 16

12. Культура речи в работе секретаря. 18

13. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. 20

14. Технологические изменения в области коммуникативных функций. 21

15. История профессии секретарь. 23

16. Психологические аспекты профессии секретарь. 24

1. Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря со­стоит из двух групп.

1. Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус

• Конституция РФ

• Гражданский кодекс РФ

• трудовое законодательство,

• Кодекс РФ об административных нарушениях,

• основы законодательства об охране труда;

• зако­ны РФ об организациях с различной формой собственности и др.

2. Внутренние документы организации:

• Устав,

• Положение,

• структура и штатная числен­ность,

• штатное расписание,

• программа развития персонала и Положение о персонале,

• Коллек­тивный договор,

• Положения о структурных подразделениях,

• Трудовой договор (контракт),

• долж­ностная инструкция и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, ин­форматизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» № 2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);

• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут состав­лять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

• нормативные, инструктивные и методические документы по делопроизводству и архив­ному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков хранения. М., 2003; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), 1991 и др.);

• государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990;

• Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);

• международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.;

• стандарты серии ИСО 9000 — пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответ­ствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, ко­торая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая во­просы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными»;

• нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; еди­ные и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотрас­левые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995); «Нормы времени на работы по автоматизи­рованной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993);

• документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархиче­ской системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню — госстандартам РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, пра­вила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)»;

• документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др.

Секретарю важно постоянно следить за обновлением содержания нормативно-методической базы. Например, Росархивом совместно с ВНИИДАД в последнее время предпринимаются ин­тенсивные меры по принятию законов, направленных на регулирование вопросов правовых ус­ловий деятельности организаций в части ДОУ. С этой целью разработан проект закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Он должен установить:

• единую правовую базу организации работы с документами;

• ответственность за несоблюдение требований по составлению документов, оформляющих деловые взаимоотношения юридических лиц.

После правовой экспертизы закон поступит на рассмотрение в Государственную Думу РФ. Другой первоочередной задачей для Росархива является принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Его действие будет распространено на все организации, независимо от формы собственности.