5.2. Реквизиты госТа р 6.30-2003

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным. Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который предусматривает реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Основные требования к оформлению реквизитов документов

Наименование реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования	Примечание
1	2	3	4
Государственный герб РФ	01	Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ	-
Герб субъекта РФ	02	Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъектов РФ
Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания)	03	Помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъектов РФ
Продолжение табл. 1
1	2	3	4
Код организации	04	Проставляется в соответствии с ОКПО	-
Основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) юридического лица	05	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	-
ИНН/КПП	06	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	-
Код формы документа	07	Проставляется в соответствии с ОКУД	-
Наименование организации	08	Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах	Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней в ней)
Справочные данные об организации	09	Указывается: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, банковских счетов и другие необходимые документы для осуществления ее деятельности сведения	-
Наименование вида продукта	10	Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД	Для писем, как правило, не указывается
Продолжение табл. 1
1	2	3	4
Дата документа	11	Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя	Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании
Регистрационный номер документа	12	Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополнятся индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом организации, кодом респондента, кодом исполнителя и пр.	Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	13	Указывается номер и дата документа, на который дается ответ	Применяется только в исходящих ответных документах
Указание на место составления (издания) документа	14	Указываются в соответствии с принятыми административно-территориаль-ным делением, с использованием общепринятых сокращений	Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
Продолжение табл. 1
1	2	3	4
Сведения об адресате	15	Указывается наименование адресатов: организаций или структурных подразделений (в именит. падеже), должностных или физических лиц ( в дат. падеже)	При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
Гриф утверждения документа	16	При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера	Располагается в правом углу документа
Резолюция	17	Указывается фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись поручителя и дата	В отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту	18	Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (предл. или родит. падеж)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
Отметка о контроле	19	Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»	-
1	2	3	4
Текст документа	20	Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного	-
Отметка о наличии приложения	21	При наличии приложений документу – Приложение, на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация	-
Подпись	22	Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия)	Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа	23	При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа	-
1	2	3	4
Виза составления документа	24	Указывается должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)	При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе
Печать	25	Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи	Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным покрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати)
Отметка о заверении копии	26	Указывается «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения	При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе	27	Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона	Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
Окончание табл. 1
1	2	3	4
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	28	Указывается ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения	Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, котором исполнен документ
Отметка о поступлении документа в организацию	29	Указывается порядковый номер и дата поступления документа	В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступлении документа
Идентификатор электронной копии документа	30	Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа	Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

26. должностная инструкция. Это нормативный документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения.

Назначение должностной инструкции

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры и характеризует место работника в процессе управления. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника

В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой -позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность.

Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения.

Функции должностной инструкции, имеющие значение для работодателя и для работника

В разработке должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей.

Очерчивание в должностной инструкции круга вопросов, находящихся в ведении каждого работника, является своеобразной защитой работника в его деятельности. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей.

Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Для работодателя должностная инструкция:

· обеспечивает объективность оценки деятельности работника в процессе его аттестации;

· является обязательным документом в решении индивидуальных трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;

· обеспечивает рациональное разделение труда;

· служит средством укрепления трудовой дисциплины;

· позволяет установить несоответствие работника занимаемой должности

Для работника должностная инструкция:

· определяет его организационно-правовое положение, права и обязанности;

· является обязательным документом в решении трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;

· определяет виды выполняемой работы

· обеспечивает специализацию в определенной области

27. Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выпол­нении многих функций, — оказание максимальной помощи руко­водителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-рефе­рент либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроиз­водство аппарата управления или крупного структурного подраз­деления в целом, выполняя при этом функции секретаря руководи­теля, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнооб­разием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретар­ская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные пе­реговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду сво­ей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе сек­ретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инст­рукции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмот­рим особенности должностной инструкции секретаря- В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптималь­ное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный пере­чень инструктивно-методических документов, которыми руковод­ствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секре­таря-референта. Например: прием и регистрация документов; пред­варительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и пере­дача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руково­дителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязан­ности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопро­изводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание ру­ководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые долж­ны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или ре­зультатов выполнения установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует ука­зать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за вы­полнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве слу­чаев выполняет функции, связанные с организацией приема посе­тителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и засе­даний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функ­ций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять так­тичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятель­но решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при ре­шении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предва­рительной договоренности. Прием остальных работников руково­дитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о кото­рых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-ре­ферент может вести предварительную запись работников, что по­зволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секре­тарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руково­дителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работ­ника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем сек­ретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, ин­формируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выяс­няет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же воп­рос может решить только руководитель, секретарь-референт док­ладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель от­сутствует по причинам, известным секретарю-референту, то сек­ретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяс­нить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время сле­дующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он вы­полняет следующие функции:

•    ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) ука­зываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие доку­ментов, необходимых для рассмотрения дела;

•    обеспечивает порядок в приемной во время приема (регули­рует очередность, подбирает по требованию руководителя необхо­димые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

•    при необходимости ведет запись беседы руководителя с ли­цом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта зани­мают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресо­вывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работни­кам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-ре­ференту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, глав­ное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности инте­ресующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководите­ля на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребы­вания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактич­ным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойно­го или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

•    информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, ра­дио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, при­глашения, лист оповещения и т.п.);

•    подготовка списка участников и обеспечение приглашен­ных необходимыми материалами и письменными принадлежно­стями;

•    оформление доклада руководителя, подготовка иллюстра­тивных материалов;

•    регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

•    ведение протокола или стенограммы совещания;

•    подбор материалов для руководителя;

•    выполнение оперативных поручений руководителя, получен­ных в ходе совещания;

•    оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением приня­тых решений.

28.Трудовой договор - это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель - физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Содержание трудового договора в условиях рынка труда определяется взаимным соглашением его сторон - работника и работодателя. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с разрешения или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. рием на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании заключенного трудового договора. Работника обязаны ознакомить с приказом (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Срок трудового договора. В соответствии с трудовым законодательством (статья 58 ТК РФ) трудовые договоры могут заключаться: v               на неопределенный срок; v               на определенный срок, но не более 5 лет; v               на срок, установленный ТК РФ и иными федеральными законами для некоторых категорий работников (например, для сезонных работников - до 6 месяцев). Если в трудовом договоре и приказе о приеме на работу не указан срок, на который работник принимается, он считается принятым на неопределенный срок, то есть на постоянную работу.

29. Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. они содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения.

Акт – справочно-информационный документ.Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.). Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля . С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов. Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов: 1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

30. Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну предприятия

1. Производство

1.1. Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.

2. Управление

2.1. Сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием.

2.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и иным вопросам.

3. Планы

3.1. Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях.

3.2. Сведения о планах инвестиций, закупок и продаж.

4. Совещания

4.1. Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия.

5. Рынок

5.1. Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка.

5.2. Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащие оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.

5.3. Сведения о рыночной стратегии предприятия.

5.4. Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж.

5.5. Сведения об эффективности коммерческой деятельности предприятия.

5.6. Сведения о регионах сбыта готовой продукции.

5.7. Сведения о заинтересованности в приобретении товара.

6. Партнеры

6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках и других партнерах деловых отношений предприятия, а также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.).

7. Переговоры

7.1. Сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами.

7.2. Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия.

8. Контракты

8.1. Условия коммерческих контрактов, платежей и услуг.

9. Цены

9.1. Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок.

10. Торги, аукционы

10.1. Сведения о подготовке к торгам или аукционам и их результатах.

11. Наука и техника

11.1. Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований.

11.2. Оригинальные идеи НИР и ОКР.

11.3. Конструкционные характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температура, давление, время и т. д.).

11.4. Аналитические и графические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи.

11.5. Данные об условиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились.

11.6. Сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали.

11.7. Сведения об особенностях конструкторско-технологического, художественно-технического решения изделия, дающие положительный экономический эффект.

11.8. Сведения о методах защиты от всевозможных подделок.

11.9. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения.

12. Технология

12.1. Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения.

13. Безопасность

13.1. Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны.

13.2. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации.

13.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе предприятию.

13.4. Сведения о репутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службы безопасности предприятия).

31. Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.Д окументы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. В соответствии с Конституцией РК все граждане Республики  Казахстан имеют право направлять личные и коллективные обра­щения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обраще­ния, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в уста­новленный срок. Существует три основных вида обращения: предложение, заяв­ление, жалоба. Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, об­ратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкрет­ные пути и способы решения поставленных задач. Заявление — вид обращения, направленный на реализацию пре­доставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявле­ние может сигнализировать и об определенных недостатках в дея­тельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения постав­ленных задач. Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о наруше­нии субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и от­дельных граждан, в результате необоснованных действий кото­рых либо необоснованного отказа в совершении предусмотрен­ных законом действий произошло, по мнению заявителя, нару­шение его субъективных прав.Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обра­щения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также яв­ляется жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обра­щения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении мо­жет быть заявление об освобождении от налога и жалоба на непра­вильные действия работника финансового органа и т.д.1.2 Работа с обращениями граждан Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявле­ниям и жалобам граждан в государственных органах, на предпри­ятиях и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым об­ращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должност­ным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия об­жалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ве­дению которых не относятся вопросы, поставленные в обращени­ях, должны не позже чем в пятидневный Срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направ­лять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого уста­навливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.Руководители учреждений должны сообщать гражданам в пись­менной или устной форме о решениях, принятых по их обращени­ям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с реше­нием по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены госу­дарственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законода­тельного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов1.3 Порядок делопроизводства по обращениям граждан Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан. Все обращения регистрируются в день поступления и учитыва­ются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист. Индекс проставляется на определенном месте. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответству­ющей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указы­вается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложе­ния, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от од­ного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государ­ственный орган, учитываются под регистрационным индексом пер­вого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Картотеки из РК могут формироваться по алфавитному, гео­графическому и тематическому признакам. Контроль за разреше­нием предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обес­печить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений. Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему пись­ма граждан в государственные органы и требует сообщить резуль­таты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются про­межуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае кон­троль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают ру­ководители государственных органов, ответственные за своевре­менное и правильное рассмотрение писем граждан. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают ру­ководители и специально уполномоченные на то лица из государ­ственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответ­ствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регис­трационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предло­жения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчер­пывающие ответы в соответствии с действующим законодательством. Руководители государственных органов должны систематичес­ки анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопро­изводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются пос­ле их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизвод­ство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у испол­нителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами состав­ляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявле­ния и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохран­ность документов этого вида в учреждении несут руководитель уч­реждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере не­обходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По ис­течении срока хранения дела подлежат уничтожению в установ­ленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к ма­шинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машинно-ориентированном варианте.