Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користування;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Спеціалізована документація

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи документів:

1.Документи з господарсько-договірної діяльності (договір на постачання, договір підряду, договір на матеріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).

2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформа ційне обслуговування).

3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).

4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).

5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).

7. Документи в рекламній діяльності (договір, угода).

Формуляр, реквізит, бланк

Документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обмеженим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання.

Кожен документ складається з окремих складових частин — реквізитів.

Сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа називається формуляром.

Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними.

Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.

Бланк — це аркуш паперу з частково відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію.

Бланками користуються при здійсненні однотипних операцій, виконання яких пов’язано із заповненням однакових за формою й змістом документів. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів тощо.

Документ та його основні реквізити

За допомогою документів здійснюється значна частина управлінських функцій, a і знаходить в них своє відображення. До кожного документа ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений за формою, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, подій, явищ.

Регламентують процес підготовки та оформлення документів затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа, ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів, формуляр-зразок визначається таким чином.

Формуляр-зразок (службового документа) - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу, буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

Реквізити - це елементи, 3 яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов'язкових елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

2. Емблема організації;

3. Зображення нагород;

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

6. Найменування міністерства чи відомства;

7. Найменування організації;

8. Найменування структурного підрозділу;

9 Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Відбиток печатки.

27. Відмітка про завірення копії.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітки про наявність документа в електронній формі.

31. Відмітка про надіслання документа до організації.

32. Запис про державну реєстрацію.

Правопис префіксів

1. У префіксах роз-, без- завжди пишеться з, бо кінцевий дзвінкий приголосний: безкрилий, безтактний, безсилий, безглуздий, безкраїй, безладний, безлюдний, розбитий, розмальований, рознесений, розгніваний.

2. Перед літерами к, п, т, ф, х завжди пишеться с-: скласти, створити, спробувати, спресувати, схвалити, сфотографувати.

3. Важливо розрізняти префікси при-, пре-, прі-:

а) префікс при- вживається здебільшого в дієсловах із значенням приближення, приєднання: прибув, прибіг, приніс, прийшов, прив'язав, прибудував, приєднав, пригвинтив, приклеїв, приклав;

б) префікс пре- пишеться в словах на означення найвищого ступеня ознаки: прегарний, предобрий, премилий, пребідний, препоганий, превеликий;

префікс пре- можна замінити словом дуже: премудрий — дуже мудрий; превисокий — дуже високий; презлий — дуже злий;

в) префікс прі- пишеться лише в словах: прізвище, прізвисько, прірва.

4. Префікси пред-, перед-, пере- пишуться завжди через е: пред'явити, представник, передмова, передбачення, перекласти, перестрибнути, перечитати, передати.

5. Префікси від-, під-, між- пишуться завжди через і: відзначити, відчинити, віднести, підкинути, підбадьорити, піддати, міжпланетний, міжбрів 'я, міжміський, міжцеховий, міжнародний.

6. Префікс ви- вживається при дієсловах, які вказують напрям дії зсередини: вибути, виділити, виїхати, вилетіти, винести, вивезти; а також надає дієслову значення завершеності означуваної ним дії: вичитати, вивчити, вигадати, вирішити.

М'який знак

М'який знак пишуть:

1) після м'яких приголосних д, т, з, с, дз, ц, л, н у кінці слова та складу: тінь, молодь, ґедзь, сіль, суть, загальний, близько, восьмий, боротьба;

2) після м'яких приголосних усередині складу перед о: трьох, льон, сьогодні, сьомий, чотирьох;

3) у суфіксах -ськ(о, ий), -зьк(о, ий), -цьк(о, ий), -еньк-, -оньк-, -есеньк-, -ісіньк-, -юсіньк-: Військо, сільський, близько, близький, хвацька, дивацький, людськість, тоненько, сторононька, тонесенький, гарнісінький, малюсінький;

4) після м'якого приголосного л перед приголосним: вільний, польський, сільський. За винятком груп -лц-, -лч-, коли вони походять із -лк-: футболка — футболці, спілка — спілці, спілчанський;

5) у родовому відмінку множини іменників жіночого й середнього роду на -н, -нн(я), -ц(я, е):

їдалень, друкарень, крамниць, дільниць, матриць, працівниць, колгоспниць, рахівниць, залізниць, знань, вмінь, місць, сердець або серць;

6) у дієсловах на -ться, а також у дієслівних формах дійсного, наказового способу: будується, робиться, роблять; будьте, станьте, зробіть, напишіть, накресліть.

М'який знак не пишуть:

1) після р у кінці складу або слова: перевірте, договір, секретар, тепер, інженер, тренер, Харків;

2) після губних приголосних б, п, в, м, ф: дріб, короп, кров, верф і після шиплячих ж, ч, ш, щ: піч, наріжте, дишеш, кущ;

3) після н перед ж, ч, ш, щ та суфіксами -ськ(ий), -ств(о): кінчик, тонший, банщик, інженер, громадянський, громадянство, селянство;

4) після м'яких приголосних, крім л, якщо за ним ідуть інші м'які приголосні: кінцівка, ланцюг, радість, кузня, свято, цвях;

5) після л в іменникових суфіксах -алн(о), -илн(о): держално, ціпилно;

6) між подовженими м'якими приголосними: життя, каміння, ллється, буття, знаряддя;

7) у прізвищах після д, н, т перед суфіксами -ченк(о), -чук, -чишин: Федченко, Безбатченко, Панченко, Радчук, Федчишин, Грінчишин;

8) після ц у кінці слів іншомовного походження: шприц, палац, кварц та ін.

Подвоєння приголосних

1. Подвоєння приголосних при їхньому збігові. Подвоєння приголосних виникає при збігові однакових приголосних:

а) префікса й кореня: беззву́чний, ввіч, вві́чливий, відда́ти, ві́дділ, завви́шки, зза́ду, обби́ти, роззбро́їти, роззя́ва.

Примітка. Не подвоюються приголосні в таких словах, як ото́й, оту́т, ота́к, ота́м, отепе́р, ото́ді, а також оце́й тощо;

б) кінця першої й початку другої частини складно-скорочених слів: військкома́т (військовий комісаріят), страйкко́м (страйковий комітет), юнна́т (юний натураліст);

в) кореня або основи на -н(ь) і суфіксів -н-(ий) [-н-(ій)], -ник, -ниц-(я): вина́ — безви́нний, зако́н — зако́нний, причи́на — причи́нний; день — де́нний, осінь — осі́нній, ра́нок — ра́нній; башта́нник, годи́нник, письме́нник; віко́нниця, Ві́нниця.

Подвоєння н зберігається й перед суфіксом -ість в іменниках, а також у прислівниках, утворених від прикметників із подвоєним н: безви́нний — безви́нність — безви́нно, зако́нний — зако́нність — зако́нно, тума́нний — тума́нність — тума́нно;

г) основи дієслова минулого часу на с і постфікса -ся: ви́нісся, па́сся, розрі́сся, тря́сся.

2. –ЕНН-(ИЙ), -АНН-(ИЙ) [-ЯНН-(ИЙ)]. Буквосполучення нн пишемо:

а) у наголошеному суфіксі –енн-(ий) прикметників, які вказують на більшу, ніж звичайна, чи найбільшу міру якості або можливість й неможливість дії: височе́нний, здорове́нний, силе́нний, невблага́нний, недоторка́нний, нездійсне́нний, нездола́нний, незліче́нний, незрівня́нний, непримире́нний, несказа́нний, страше́нний, числе́нний, нескінче́нний та в прикметнику стара́нний з відтінком підсилення (див. § 26, п.2);

б) у прикметниках на -енн-(ий), -янн-(ий) старослов’янського походження: благослове́нний, блаже́нний, мерзе́нний, огне́нний, окая́нний; свяще́нний, спасе́нний, а також боже́ственний. Буквосполучення нн зберігається в іменниках та прислівниках, утворених від таких прикметників: нездола́нність, нездола́нно, числе́нність, числе́нно тощо.

Примітка. Н не подвоюється в дієприкметниках: ви́вершений, ви́хований, зро́блений, індустріялізо́ваний, поо́раний, ска́заний, спе́чений; у прикметниках на -ений, співвідносних з відповідними дієприкметниками (з иншим наголосом): варе́ний (пор. дієприкметник ва́рений), пече́ний (пор. дієприкметник пе́чений та ин.), а також у прикметниках, які не вказують на вищу міру якості: довгожда́ний, жада́ний, навіже́ний, скаже́ний, шале́ний.

Треба розрізняти такі слова, як здійсне́нний (який може здійснюватися — прикметник) і зді́йснений (який здійснився — дієприкметник), нездола́нний (непереможний) і нездо́ланий (якого не подолали), незліче́нний (представлений у дуже великій кількості) і незлі́чений (не порахований) та ин.

3. Подвоюються приголосні в словах: бовва́н, Га́нна, лляни́й, овва́, сса́ти, а також у похідних: боввані́ти, Га́ннин, ви́ссати, ссавці́ та ин.

4. Подвоєння приголосних перед Я, Ю, Є, І. Приголосні д, т, з, с, ц, л, н, ж, ч, ш подовжуються (а на письмі подвоюються), коли вони стоять між голосними:

а) перед я, ю, і, є в усіх відмінкових формах іменників середнього роду II відміни (крім форми родового множини): знаря́ддя, знаря́ддю, на знаря́дді та ин.; життя́, життю́, у житті́; моту́ззя, у моту́ззі; коло́сся, коло́ссю, у коло́ссі; гілля́, гіллю́, на гіллі́; знання́, знанню́, у знанні́; збі́жжя, збі́жжю, у збі́жжі; сторі́ччя, сторі́ччю, у сторі́ччі; підда́шшя, підда́шшю, на підда́шші; а також у похідних від них словах: гілля́ — гілля́стий, гілля́чка; життя́ — життє́вий (і життьови́й ), життє́пис та ин., але знань, знаря́дь, підда́ш, сторі́ч, угі́дь.

Якщо в родовому відмінку множини іменники середнього роду закінчуються на -ів, подовження зберігається: відкриття́ — відкритті́в, почуття́ — почутті́в;

б) перед я, ю, і, е в усіх відмінкових формах деяких іменників чоловічого та жіночого роду І відміни (за винятком форми родового множини із закінченням -ей): суддя́, судді́, суддю́, су́ддів і т. д.; стаття́, статті́, статте́ю (але в родовому множини — стате́й); рілля́, ріллі́, ріллю́, рілле́ю; Ілля́, Іллі́, Ілле́ю та ин.;

в) перед ю в орудному відмінку іменників жіночого роду однини ІII відміни, якщо в називному відмінку основа їх закінчується на один м’який або шиплячий приголосний: мо́лодь —мо́лоддю, мить — ми́ттю, мазь — ма́ззю, вісь — ві́ссю, міць — мі́ццю, сіль — сі́ллю, тінь — ті́нню, по́дорож — по́дорожжю, ніч — ні́ччю, ро́зкіш — ро́зкішшю.

Примітка. Якщо основа закінчується на два приголосні, губний або р, подвоєння не відбувається: молоді́сть — мо́лодістю, по́вість — по́вістю, при́язнь — при́язню, кров — кро́в’ю, любо́в — любо́в’ю, ма́тір — ма́тір’ю;

г) перед я, ю в прислівниках типу зра́ння, навмання́, спросо́ння; попідві́ко́нню, попідти́нню;

ґ) перед ю, є у формах теперішнього часу дієслова ли́ти (ли́тися): ллю, ллєш, ллємо́, ллєте́, ллють, ллє́ться, ллю́ться, а також у похідних: ви́ллю, наллю́ та ин.

Примітка. Приголосні не подовжуються в іменниках кутя́, попадя́, свиня́, у формах числівника тре́тя, тре́тє та ин.

Кличний відмінок в українській мові

Кличний відмінок мають усі іменники першої, другої та третьої відмін в однині. У множині форма кличного відмінка збігається з формою називного відмінка: сестри, брати, але для деяких слів також продовжує існувати архаїчна форма із закінченням -ове: сестрове, братове. Серед таких слів єдиним загальновживаним та нормативним є звертання "панове" (кличний відмінок від "пани"). Рідше утворюється він від іменників третьої відміни, бо це здебільшого назви предметів, понять, до яких ніхто не звертається, хоч і тут існує ця форма (переважно в поезії) із закінченням -е: вісте, змінносте, ноче, смерте. Як правило, обидва слова мають форму кличного відмінка у таких звертаннях, як друже Іване

I відміна

У кличному відмінку однини іменників першої відміни треба вживати закінчення

-о (тверда група): дружино, перемого, сестро;

-е (м’яка та мішана групи): воле, земле, Катре;

-є (іменники м’якої групи після голосного та апострофа): Надіє, мріє, Маріє, редакціє, сім’є, а також Іллє;

-ю (деякі пестливі іменники цієї ж групи): бабусю, доню, матусю(слово "мати" відноситься до ІІІ відміни), татусю.

II відміна

Іменники другої відміни утворюють кличний відмінок за допомогою закінчень -у, -ю, -е.

На -у закінчуються іменники твердої групи (зокрема з суфіксами -ик, -ок,-ко), власні імена з основою на г, ґ, к, х і деякі іменники мішаної групи з основою на шиплячий (крім ж): батьку, синку, критику, супутнику, Людвіґу, читачу, товаришу; також ді́ду, та́ту, си́ну й под.

Закінчення -ю мають іменники м’якої групи: Андрію, Василю, Віталію, Грицю, Юрію, краю, Ігорю[Джерело?], розмаю, ясеню, бійцю, знавцю, царю, кобзарю. Утворення типу Андріє, Юріє, Ігоре[Джерело?], наголошує[Джерело?], відомий мовознавець Олександр Пономарів, суперечать цьому правилу, тому вони помилкові.

Закінчення -е має іменник: Ігоре.

Відмінювання імен, прізвищ та по батькові добре висвітлено у підручнику з сучасної української мови див - розділ "Особливості відмінювання українських прізвищ, імен та по батькові",а саме -- кличний відмінок, Інститут філології Київського національного університету імені Тараса Шевченка.

Також на -е:

закінчуються іменники твердої групи (вітре, Дніпре, Мар’яне, Степане, друже, козаче, командире, Києве, Лебедине, Львове, Херсоне),

частина іменників м’якої групи на -ець: (женче — від жнець, хлопче, шевче — від швець),

іменники мішаної групи (пісняре, газетяре, стороже, тесляре, Дороше, Довбуше).

III відміна

Іменники цієї відміни утворюють кличний відмінок за допомогою закінчення

-е: ві́сте, любо́ве, но́че, ра́досте, сме́рте.

IV відміна

Кличний відмінок однини збігається з називним та знахідним відмінками. Іменники четвертої відміни мають закінчення

-я (після шиплячого — -а): галченя́, гуся́, дитя́, ім’я́, козеня́, плем’я́; коліща́, курча́, лоша́.

Звертання з двох слів

Якщо звертання складається:

з імені та по батькові - обидва слова вживаються у кличному відмінку: Олександре Петровичу, Оксано Петрівно.

з іменника та імені - обидва слова мають форму кличного відмінка: друже Іване.

з іменника та прізвища - прізвище завжди має форму називного відмінка: пане Ковальчук.

прикметники та займенники у складі звертання мають форму називного відмінка: шановний пане, моя зіронько.

Типові приклади

Києве!

Василю!