Поиск данных в списках

1. Для поиска информации с помощью заданных критериев поиска используется форма.

2. Выбрать команду ДанныеФорма.

3. Щелкнуть на кнопке Критерии, форма превращается в инструмент поиска.

4. Ввести требуемые критерии поиска в подходящие поля.

5. Нажать клавишу Enter или кнопку Правка, чтобы начать поиск. С помощью кнопок Назад и Далее можно просмотреть все записи в таблице, удовлетворяющие заданному набору критериев.

Например, при поиске всех фамилий, начинающихся с буквы П, в соответствующем поле указывается одна буква. Если необходимо найти записи о сотрудниках 1 отдела, поступивших на работу после 01.06.96, то в поле Отдел указывается номер 1, а в поле Дата поступления условие >01.06.96.

Фильтрация данных в списке

Фильтры являются инструментом поиска для списков в Excel. Фильтрация позволяет находить и отбирать для обработки часть записей (строк), которые отвечают определенным критериям. Остальные строки при этом скрыты.

Для отбора данных списка используется Автофильтр и Расширенный фильтр.

Для установки Автофильтра следует:

1. находясь в пределах списка, выбрать команду ДанныеФильтрАвтофильтр;

2. заголовки столбцов преобразуются в раскрывающиеся списки, в которых можно задавать нужные критерии для поиска данных. В раскрывающемся списке выводятся все значения, встречающиеся в столбце, и дополнительные опции: Все, Первые 10, Условие, Пустые или Непустые.

Характеристика опций

Опция Все восстанавливает исходное (неотфильтрованное) состояние списка.

Опция Первые 10 предоставляет возможность выбрать необходимое число записей, содержащих наибольшие или наименьшие значения в выбранном поле. Данное средство работает только с полями, содержащими числа.

Опция Условие позволяет указать для одного столбца один или два критерия отбора, объединив их (И – оба условия должны выполняться одновременно, ИЛИ – достаточно выполнения хотя бы одного из условий). Для задания условия:

• выбрать оператор сравнения из списка; в соседнем поле ввести или выбрать значение для сравнения;

• задать операцию логического И, ИЛИ;

• ниже из списка операторов выбрать нужный пункт, в соседнем поле выбрать значение для сравнения.

В результате в списке останутся видимыми только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Так, если нас интересуют сотрудники, родившиеся с 49 по 78 год, условие будет таким: больше или равно 01.01.49 И меньше 01.01.79.

Опция Пустые. Этот способ фильтрации доступен, если в столбце имеются пустые ячейки. При выборе этого пункта отображаются все записи, в которых содержатся пустые ячейки в столбце.

Опция Непустые. Способ фильтрации доступен, если имеются пустые ячейки. При выборе этого пункта отображаются те записи, которые содержат в этом поле непустое значение.

3. отключение Автофильтра производится командой ДанныеФильтр Автофильтр.

Замечание: Расширенный фильтр применяется, если в отборе участвуют более двух критериев поиска.

Сортировка списка

Сортировка – упорядочение данных по возрастанию или убыванию.

1. Предварительно щелкнуть на любой ячейке списка.

2. Выполнить команду Данные Сортировка.

3. При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке, числа располагаются по возрастанию значений от минимального к максимальному, даты – в хронологическом порядке. Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Пустые ячейки располагаются в конце списка.

4. Можно реализовать многоуровневую сортировку. В трех строках ввода диалогового окна Сортировка диапазона последовательно задаются ключи сортировки – имена полей (столбцов), по которым сортируются данные. Порядок сортировки для каждого поля устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

5. Сортировку по одному полю можно реализовать с помощью кнопок Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию на панели инструментов Стандартная.

6. При сортировке меняется порядок следования записей. Чтобы вернуться к первоначальной последовательности строк списка выполнить сортировку по полю с порядковым номером записи.