Эффективность информационных систем

1. Эффективность

2. Факторы эффективности ИС

3. Принципы эффективности ИС

4. Количественные и качественные эффекты от инвестиций в ИС

5. Оценка качества ИС

6. Подходы к оценке эффективности ИС

1 Эффективность ИС определяется сравнением результатов от функционирования ИС и затрат всех видов ресурсов, необходимых для ее функционирования и развития.

Затраты – совокупные затраты на приобретение, установку и конфигурирование, сопровождение и поддержку, а так же затраты, которые связанные с простоями оборудования, во время технического обслуживания или устранения неисправностей

Эффект достигаемые при внедрении ИС

К условиям сопоставимости затрат и эффекта сравниваемых вариантов, относят сопоставимость по:

• времени вложений и получаемого эффекта;

• ценам, принятым для выражения затрат и эффекта;

• кругу инвестиций, входящих в объект капитальных вложений;

• по идентичности показателей, которые приняты для расчета эффективности;

• по степени использования производственной мощности.

Оценка производится при следующих критериях:

• при выборе наилучшего варианта;

• при синтезе наиболее целесообразного варианта построения ИС;

• по критерию эффективности затрат.

Общая эффективность ИС рассматривается с позиции трех составляющих:

• организационной;

• социальной;

• экономической эффективности.

Организационная определяет тем, как ИС способствует достижению целей организации, адаптации организации к требованиям внешней и внутренней среды, а так же к их изменениям. Социальная эффективность реализуется в виде исполнения ожиданий потребностей и интересов сотрудников, так же клиентов партнеров организаций.

Факторы экономической эффективности

• снижение административно-технических затрат;

• снижение потребностей в капитальных затратах;

• увеличение оборачиваемости текущих активов.

Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов.

Эффективность может оцениваться как система в целом, так и каждого сервиса в отдельности. При этом оценивается объем и режим потребления сервиса, разрабатывается эталон нормативных показателей с разными пороговыми значениями, такими как допустимость и критичность, для возможности проведения анализа прецедентов и работы сервиса. Сравнение с эталоном позволит оценить производительность сервиса, рассчитать нормативное потребление ресурса и, затем, выйти на расчет нормативной потребности в ресурсах.

2 Любой ИТ-проект несет в себе как выгоды, так и риски. Под выгодой понимаются некоторые позитивные явления, которые понимают компании укрепить свои позиции. Можно выделить следующие факторы, способствующие достижению следующей цели:

• повышение функциональных характеристик и качества выпускаемой продукции;

• улучшение качества обслуживание клиентов;

• снижение операционных расходов;

• улучшение использования активов.

Для того чтобы выделить основные категории резервов улучшения работы предприятия, которые могут быть реально использованы при помощи информационных систем, необходимо выделить наиболее типичные факторы неэффективности (т. е. проблемы, свойственные предприятию). Ими на большинстве предприятий могут быть следующие факторы:

• избыточный объем незавершенного производства;

• избыточные складские запасы;

• низкая степень использования производственных ресурсов;

• завышенные материальные затраты;

• низкое качество;

• низкий уровень обслуживания клиентов;

• неточности в определении себестоимости и ценообразовании;

• недостаточный уровень организации хранения и логистики;

• проблемы учета и управления финансами.

3 Принципы эффективности ис

По мнению специалистов проблема оценки эффективности информационных технологий и систем определяется следующими тенденциями:

• годовые затраты на информационные технологии выросли за последние несколько лет втрое;

• непродуктивные затраты за тот же период увеличились в шесть раз;

• для 55 % американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль.

Специалисты, занимающиеся оценкой эффективности ИТ-проектов на всех стадиях реализации проекта, выделяют общие принципы и подходы к процессу оценки независимо от используемой методики оценки:

• необходимость осознания и описания целей оценочного процесса;

• осознание и описание приоритетов бизнес-целей;

• описание положительных и отрицательных факторов ИС с привлечением идущих специалистов и руководства компании;

• разграничение источников окупаемости ИС по двум позициям: единовременное снижение размеров активов компании (складируемые запасы, незавершенное производство, дебиторская задолженность) и перманентные (проявляющиеся в течение ряда последующих лет) изменения, включающие рост продаж и снижение отдельных составляющих производственной себестоимости;

• учет фактора времени и фактора стоимости денег во времени. Прежде чем приступить к выбору ИС, необходимо сформулировать

детальные требования к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия.

Детализированная формулировка требований к системе помогает решить и многие другие вопросы. Во-первых, выявляются потребности сотрудников предприятия. Во-вторых, подобный список потребностей предприятия может выступать в качестве оснований для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может составить достаточно крупную сумму, сопоставимую с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха. В-третьих, определится примерная широта охвата проекта внедрения ещё до его начала.

После составления детальных требований к ИС можно приступать непосредственно к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения.

4 Количественные и качественные эффекты от инвестиций в ис

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и появлению новых возможностей, т их как

• возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;

• способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;

• возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;

• способность своевременно реагировать на изменение законодательства;

• поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;

• оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка Учитывая преимущества, которые дает внедрение ИС, все большее

количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами.

На уровне Функциональных подразделений внедрение информационной системы способно разрешить проблемные места в сложившейся «фактической» системе отношений.

Отдача от внедрения информационных технологий выражается в следующем:

• сокращение производственного цикла (на практике - на 35-65%);

• увеличение выручки (5-25 %);

• уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);

• повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);

• повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);

• ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);

• снижение затрат (5-20%);

• снижение производственного брака (35-65%);

• сокращение производственного цикла (5-25%);

• увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%). Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с

использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее «продвижение» по бизнес-процессу.

Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение «ручной» подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.

Помимо измеримых показателей отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:

• возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;

• повышение организационной дисциплины;

• формирование единой информационной среды;

• масштабируемость и др.

Денис Ганстер (Dennis Ganster), председатель совета директоров и Президент Comshare Inc. полагает, что для осознания эффективности инвестиций в информационные технологии необходимо рассматривать шесть «бонусов» повышения эффективности организации:

• Повышение «интеллектуальности» бизнеса (оперативное наличие больших объемов релевантной информации позволяет управленцу принять перспективное, упреждающее решение).

• Оптимизация планирования (своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к важной информации, находящейся и одной централизованной БД).

• Усовершенствование процессов принятия решений. Решения становятся более обоснованными, поскольку они подкреплены достоверной и оперативной информацией. Кроме того, экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей, а специалисты, принимающие решения, теперь не тонут в море ненужных фактов.

• Повышение рыночной привлекательности компании (т.н. «бонус Wall Street») - рынок благосклонен к тем компаниям, которые демонстрируют внимание к деталям своей деятельности, и, более того, их полноценный анализ.

• Расширение информационной компетентности - чем большее количество сотрудников имеет доступ к корпоративным данным, тем «умнее» г? обильнее становится организация в целом.

• Создание единой среды сотрудничества. Организация приобретает мощный заряд развития, ведь каждый из ее членов работает на достижение прозрачных, понятных и, главное, общих целей.

Это качественные эффекты от вложений в информационные технологии. Данные «бонусы», хотя и отражают бизнес-выгоды компании, но в то же время не позволяют сравнить с другими вариантами инвестирования.