Электронные письма.
Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены в основном применением новых технологий и способов передачи информации.
1. Никогда не помещайте в сообщение информацию о чем-либо таком, что, по вашему мнению, должны знать только участники вашей конфиденциальной переписки;
2. Настройте вашу почтовую программу так, чтобы она в конце сообщений проставляла вашу электронную подпись (фамилию и имя). Ваш электронный почтовый адрес не несет такой информации. В электронную подпись можно также при желании добавить номера вашего рабочего телефона, факса, или ваш почтовый индекс и адрес;
3. Несколько раз перечитайте сообщение, прежде чем его отправлять: вы уже ничего не сможете в нем исправить или изменить, когда оно будет послано (перехватить или остановить сообщение не по силам);
4. Старайтесь не указывать в своих сообщениях адреса электронной почты других людей — это неэтично (как и указание чужого телефонного номера) и, кроме того, помните, что указанный адрес может быть использован кем-либо в личных целях;
5. Не создавайте больших писем: в электронной почте краткость более уместна, чем обильные словоизлияния. Кроме того, следуя этому совету, вы увеличите скорость пересылки своего сообщения. Слишком большое письмо может переполнить электронный почтовый ящик как на вашем почтовом сервере, так и на почтовом сервере адресата. В этом случае либо вам, либо вашему адресату придется иметь дело с системным администратором, и велика вероятность того, что ваше письмо будет уничтожено;
6. Отвечать на электронное письмо принято сразу по его прочтении, если время не позволяет, это можно сделать и позже, но обязательно в тот же день. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения.
7. Чтобы придать тексту большую эмоциональность, существует набор символов, но не стоит их употреблять при деловой переписке.
8. При электронной переписке лучше оставлять текст направленного Вам письма, что бы Ваш адресат мог лучше понять ответ. Если Вы пишете друзьям, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа. После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.
9. Не стоит отправлять письмо с уведомлением о получении, такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше для подтверждения использовать следующую формулировку: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»
Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
1. «Шапка» в корпоративном стиле.
2. Приветствие
3. Содержание, цель обращения
4. Прощание
5. Личная подпись с указанием контактов.
6.Ссылка на сайт компании.