2. Разработка информационного обеспечения задачи

1. Описание входных документов

Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные документы типовых форм. Для оформления и учета приема и передачи ОС служит акт приема-передачи (тип.ф. ОС-1), а для оформления и учета внутреннего перемещения их из одного цеха (отдела) в другой, а также оформления передачи их в эксплуатацию - накладная на внутреннее перемещение (тип.ф. ОС-2). Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструиро­ванных и модернизированных объектов (тип.ф. ОС-3) применяет­ся для оформления сдачи их после капитального ремонта, рекон­струкции и модернизации. По акту о ликвидации основных средств (тип.ф. ОС-4) оформляется выбытие в случаях полной или частичной ликвидации из-за ветхости или морального износа. Для отражения бухгалтерских записей, которые не могут быть проставлены на первичных документах, применяются одностроч­ные и многострочные бухгалтерские справки.

Аналитический пообъектный учет основных средств ведут в ин­вентарных карточках (тип.ф. ОС-6, ОС-7, ОС-8 и ОС-9), которые открываются на основании актов приема-передачи и соответству­ющих технических документов и служат для учета зданий и соору­жений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря, а также группового учета ОС.

Входные документы ОС-1, ОС-3, ОС-4 и ОС-6 представлены в приложениях.

2. Описание выходных документов

В условиях использования персональных компьютеров инвентар­ная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Ком­пьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее ко­личество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группиров­ках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рам­ках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разде­ленные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программ­ные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.

В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспонди­рующих счетов (табл. 2 и 3).

Состояние субсчетов счета 01 (S1)

Таблица 2

Позиции	Тип	Длина знака
Номер месяца расчета Номер года расчета Субсчет Код подразделения Дата последней записи Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Месячные дебетовые работы по операциям выбытия Сальдо на начало года Годовой кредитовый оборот Годовой дебетовый оборот Годовые дебетовые обороты по операциям поступления Годовые кредитовые обороты по операциям выбытия Износ ОС Амортизация с начала года Амортизация последнего месяца	N N C C C N N N N N N N N N N N N N	2 2 5 4 8 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Состояние корреспондирующих счетов

Таблица 3

Позиции	Тип	Длина знака
Дата последней записи Субсчет Вид счета Код подразделения Сальдо на начало месяца Сальдо текущее Дебет с начала месяца Кредит с начала месяца Сальдо на начало года Дебет с начала года	D C C C N N N N N N	8 5 1 4 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена путем расчетов в ходе формирования выходных доку­ментов. При проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. за­нимать лишнюю дисковую память, делать пересчет в случае внесе­ния изменений в исходную информацию и т.д.) или каждый раз про­водить необходимые расчеты при формировании выходных докумен­тов (т.е. тратить машинное время). Чтобы избежать этого, можно по­лучать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а несколько выходных документов.