1.3 Составление и оформление описей дел

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи.

Опись дел является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно – справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов.¹

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Пред внесением заголовков дел в описи проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность оформления и группировки документов в деле;

• правильность оформления дел.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Документы по личному составу подразделяются на документы постоянного и документы временного сроков хранения. Раскрываемая отметка «ЭПК» в целях определения ценных документов, тем самым пополняется состав документов, отнесенных ранее к постоянному сроку хранения. Работа проводится архивом, экспертной комиссией организации, государственными, муниципальными архивами, экспертно – проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, экспертно – проверочной комиссией федерального государственного архива.

Определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания документов, значения информации, содержащейся в документах, полноты комплекса документов, степени сохранности документов. К изучению документов для определения значимых периодов времени, требующих особой осторожности при отборе документов по личному составу, привлекаются специалисты архивных учреждений, научных, учебных организаций. Их предложения рассматриваются экспертно – проверочной комиссией органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, экспертно – проверочной комиссией федеральных государственных архивов. ¹

При проведении экспертизы ценности документов по личному составу за ранние периоды времени, требующие особой осторожности при отборе, отнесенные к 75 – летнему сроку хранения с отметкой «ЭПК» по соответствующим перечням, могут включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в полном объеме или выборочно по решению соответствующей экспертно – проверочной комиссией. В каждом государственном или муниципальном архиве могут разрабатываться самостоятельные методики отбора документов по личному составу в состав Архивного фонда Российской Федерации применительно к разноплановым фондам.

По документам уволенных работников за все хронологические периоды времени, с учетом тех, которые требуют особой осторожности при отборе, проводится экспертиза ценности документов по личному составу на основании общих и дополнительных критериев экспертизы ценности.

В первую очередь подвергаются экспертизе ценности личные дела работников и взаимосвязанные с ними документы (приказы, лицевые счета, карточки учета работников).

При этом используются: сведения приказов, договоров, штатных расписаний и расстановок, карточек учета работников, списков, наградных документов.

К числу документов постоянного срока хранения относятся документы: руководящего состава; документы работников творческих и редких профессий; представителей профессиональных (трудовых) династий; репрессированных и затем реабилитированных лиц. Учитываются заслуги работников в общественной и других сферах деятельности, а так же стаж работы в конкретной организации в целом и в наиболее значимые для организации периоды времени. Оценивается не только значение информации документов для конкретного лица, но и для организации в целом, а также сведений общего характера.

Данные документы отмечаются (путем специальной наклейки – полоски бумаги определенного цвета) при передаче документов в архив организации после увольнения работника, а также включаются описи дел постоянного хранения по личному составу при упорядочении документов за соответствующие годы.¹

Таблица 1.2 – Форма описи дел постоянного хранения

№ n/n	Индекс Дела	Заголовок Дела	Крайние Даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

При составлении описи соблюдают следующие правила:

• каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;

• графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

• при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами "то же".

• дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;

• дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;

• графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов.

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй – вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графическим карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Таким образом, правильное формирование и оформление документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Грамотное проведение всех этапов работы по упорядочению документов позволит обеспечит сохранность документов. Нормативно – методическая база строго регламентирует все виды работ по подготовке дел к передаче на архивное хранение.